‍■概要

HRMOSで管理している従業員の休職情報に添付された診断書などの書類を、都度手動でダウンロードし、ファイルサーバーに格納する作業は手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員詳細ページから必要な休職情報や添付ファイルを取得し、Google Driveへ自動で格納できます。手作業によるファイル管理の手間を省き、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HRMOSで休職者の情報を管理しており、添付ファイルの取り扱いに手間を感じている人事担当者の方
• HRMOSとGoogle Driveを併用し、休職関連書類の管理を手作業で行っている方
• 書類の格納漏れやミスを防ぎ、正確な情報管理体制を構築したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• HRMOSの画面上でフローを起動するだけで、添付ファイルが自動でGoogle Driveに格納されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのダウンロードやアップロード作業が不要になるため、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HRMOSとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「社員詳細ページから起動」するよう設定します
3. 次に、オペレーションでHRMOSの「社員の休職情報を取得」アクションを設定します
4. 続けて、オペレーションでHRMOSの「社員の休職情報添付ファイルを取得」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得したファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDを任意に指定できます。
• ファイル名に、前段のオペレーションで取得した社員名や日付といった情報を含めるなど、動的な設定が可能です。

■注意事項

• HRMOS、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。