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「PDFファイルのサイズが大きすぎて、メールで送れなかったりストレージを圧迫したりして困るな…」
「毎回オンラインツールを使って手作業で圧縮するのは面倒だし、時間がもったいない…」
このように、PDFファイルのサイズに関する問題や、圧縮作業の手間に悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Driveなどのストレージに保存されたPDFファイルや、メールで受信したPDFファイルを自動で圧縮して指定の場所に格納する仕組み</span>があれば、ファイルサイズを気にすることなくスムーズなファイル共有が可能になり、ストレージ容量の節約にも繋がるため、手作業によるストレスから解放され、より創造的な業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイルを自動で圧縮する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
様々なツールを起点として、PDFファイルの圧縮を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します。
普段の業務でPDFファイルを扱うことが多い方は、ぜひ参考にしてみてください！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google DriveなどのストレージサービスにPDFファイルが追加されたことをトリガーにして、そのファイルを自動で圧縮する</span>ことができるので、大容量のPDFファイルも手間なく最適化し、ストレージ容量の節約やファイル共有の円滑化を実現しましょう！
<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールツールで特定のPDFファイルを受信したことをトリガーにして、ファイルを自動で圧縮する</span>こともできるため、取引先から送られてきた重いPDFを都度手作業で圧縮する手間がなくなり、後続の業務へスムーズに連携できます。
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールで共有されたPDFファイルを検知して、自動で圧縮する</span>設定も可能であり、チーム内の円滑なファイル共有をサポートし、ファイル管理の効率を大幅に向上させることができます。
それではここから代表的な例として、Google Driveの特定のフォルダにPDFファイルが格納された際に、そのファイルをRPAで自動的に圧縮し、別のフォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Chromeの拡張機能
Chromeを使用するには、アカウントを準備してください。
※設定方法は、こちらをご参照ください。
Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chrome の拡張機能を追加後に、管理画面でシークレットモードの実行を許可しましょう。
はじめに、Google DriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果からGoogle Driveのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
3.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
マイアプリにGoogle Driveが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Google DriveにPDFファイルが格納されたら、RPAで圧縮し格納する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGoogle Driveに、PDFファイルを格納しておきましょう！
※後続のGoogle Driveのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなPDFファイルを送信してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
タイトルはわかりやすものに変更も可能です。任意で変更してください。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
オペレーションに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
先ほどと同様に、各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね。
表示された工程は、PDFファイルをWebサイトで、圧縮する工程を辿っています。
各項目をクリックして表示されるポップアップ画面で設定できます。
まず、「1.URLにアクセス」をクリックして、任意のアクション名と圧縮サイトのURLを入力します。
入力したら、「保存する」をクリックします。
※変換サイトは、ご自身で使いやすいものを設定しましょう。また、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
次以降のアクションでは、圧縮サイトで圧縮するPDFファイルをアップロードして、圧縮されたファイルをダウンロードする手順になります。
ファイルを圧縮するためのWeb上の操作として、「3.クリック」というアクションを追加しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、各項目が成功したら「保存する」をクリックしてください。
※詳しい設定方法は、こちらをご参照ください。
※ブラウザ操作について、万が一、操作時にシークレットウィンドウを消してしまった際は、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。
先ほどと同様に、各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「格納先のフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※今回は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定しました。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、プルダウンから以下画像のように、取得した値・ファイルを選択します。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にGoogle Driveにデータが格納されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Yoomでは、Google Driveに対応したさまざまな自動化をノーコードで手軽に実現できます。ここでは、Google Driveを中心にPDFや各種ファイルを効率的に管理できる自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
例えば、Google Drive内のPDFをOCRで読み取りYoomDBへ追加しLINE WORKSへ通知やGoogleスプレッドシートへの追加をしたり、Google Drive画像アップロード時のGemini解析とSlack/Chatwork通知により、データ入力の手間を省き、リアルタイムな情報共有を実現します。
PDFファイルの圧縮作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル圧縮の手間を削減し、ファイルサイズが原因で共有が滞るような事態を防ぐことができます。</span>これにより、ストレージ容量を効率的に管理できるだけでなく、チーム内外との円滑なコミュニケーションが実現するため、より本質的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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