OutlookでPDFファイルが送信されたら、RPAで圧縮しOneDriveに格納する

‍■概要

Outlookで受信するPDFファイルの管理に手間を感じていませんか？特にファイルサイズが大きい場合、手動で圧縮してからストレージに保存するのは非効率であり、ヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したPDFファイルを自動で圧縮し、新たなPDFファイルとしてOneDriveに格納する一連の処理を自動化できます。PDF関連の定型業務から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したPDFの管理や、ファイル圧縮作業を手間に感じている方
• 手作業によるPDFファイルの保存漏れや、ファイル名のつけ間違いなどを防ぎたい方
• PDFファイルの受け渡しから保管までの一連の業務を自動化し、効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をトリガーに、PDFファイルの圧縮からOneDriveへの格納までが自動処理され、手作業の時間を短縮します。
• 手動でのファイル操作が不要になるため、保存忘れや圧縮ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、YoomのアカウントとOutlook、OneDriveを連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
3. 次にオペレーションで、メールに添付ファイルがあるか否かで処理を分けるため、「分岐機能」を設定します。
4. 後続のオペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
5. 次に、「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを圧縮する処理を行います。
6. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象とするメールが格納されているフォルダや、件名・本文に含まれる特定のキーワードなどを任意で設定できます。
• 分岐機能では、前段階で取得した添付ファイルのファイル名や種類といった情報を基に、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です。
• RPA機能では、PDF圧縮を行うWebサイトのURLやブラウザ上での操作内容、また固定値や前段で取得した情報を変数として用いるなど、環境に合わせて設定してください。
• OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を、固定値だけでなくメールの件名や受信日時といった変数を用いて自由に設定できます。

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。