SlackでPDFファイルが送信されたら、RPAで圧縮しBoxに格納する

■概要

SlackでPDFファイルが共有されるたびに、手作業で圧縮してBoxへ格納していませんか？このワークフローを使えば、Slackへのファイル投稿をトリガーに、RPAが自動でPDFを圧縮し、Boxの指定フォルダへ格納します。PDFファイルを別のPDFファイルとして圧縮・保存する一連の作業を自動化することで、手作業による手間やミスをなくし、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SlackとBoxを連携させ、PDFファイルの管理を効率化したいと考えている方
• PDFから圧縮PDFへの変換など、ファイル加工を手作業で行っている方
• 定型的なファイル操作を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SlackへのPDF投稿を起点に圧縮・格納までが自動化され、ファイル操作にかかっていた時間を削減できます。
• PDFを圧縮して別のPDFファイルとして保存する作業での、圧縮忘れや格納先の指定ミスといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、投稿されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの圧縮ツールなどでダウンロードしたPDFファイルを圧縮します。
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、フローボットを起動させたいチャンネルを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイルの種類やファイル名といった前段で取得した情報をもとに、処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です。
• RPA機能では、圧縮に使用するWebサイトのURLやブラウザ上での操作内容を、ユーザーの環境に合わせて自由に設定できます。
• Boxへのアップロード設定では、格納先のフォルダIDやファイル名を、固定値または前段のフローで取得した情報を変数として用いて任意に設定できます。

■注意事項

• Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。