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HRMOSとGoogle スプレッドシートを使っている企業の中には、各種データを手動で連携しているケースも多いのではないでしょうか。
毎回同じ情報をコピー＆ペーストすることに時間を取られ、効率的に業務が進まないことに悩んでいる方もいるかもしれません。
さらに、手作業でのデータ転記はヒューマンエラーを引き起こす可能性があり、重要な業務であればあるほどミスが許されません。
もし、HRMOSのデータを自動的にGoogle スプレッドシートに転送できる仕組みがあれば、これらの悩みを解決し、もっと重要な業務に集中できるようになります。
ノーコードで簡単に自動化できる方法をご紹介するので、ぜひ試してみてください。
YoomにはHRMOSとGoogle スプレッドシートを連携するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
それでは、さっそく実際にHRMOSとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHRMOSとGoogle スプレッドシートの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogle スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSで雇用保険情報を更新するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Google スプレッドシートのマイアプリ連携方法は基本ナビの手順に沿って登録してください。
HRMOSのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からHRMOSを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、最後に追加をクリックしましょう。
詳しい設定方法については、以下ページをご参照ください。
次にYoomのテンプレートサイトから使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートを活用すれば、あらかじめ大枠が作成されており、それに沿って設定するだけで完成します。
下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「行が更新されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Googleスプレッドシートと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで以下の内容を確認し、テストで使用するGoogle スプレッドシートをご用意ください。
実際にHRMOSに登録されている雇用保険情報（※テストデータで可）を入力しておきましょう。
また、後ほどデータの紐づけで使用するため、「社員ID」と「適用日」の列を作成してください。
その他の列は、連携させたい項目を任意で作成してOKです。
▼今回テストで使用する社員データ
作成が完了したらYoomに戻り設定を進めていきます。
※Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
「スプレッドシートID」「シートID」：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、作成したGoogle スプレッドシートを選択しましょう。
「テーブルの範囲(始まり)」「テーブルの範囲(終わり)」：注釈を確認しながら、テーブルの範囲の開始地点と終了地点を入力してください。
「一意の値が入った列」：メールアドレスやIDなど、データの中で同じ値が存在しない列を選びましょう。
今回は【社員ID】を設定しました。
「更新を検知したい列」：更新を検知する列の列名を指定します。
指定した列の値が更新された際にフローボットを起動するので、任意の列を入力しましょう。
全ての設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
シートの内容が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
「社員の雇用保険情報を更新」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
HRMOSと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
まずは、必須項目を設定していきましょう。
「社員ID」：取得した値から社員IDを引用してください。
取得した値から引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
「適用日」：取得した値から適用日を引用し設定してください。
その他、更新したい項目を任意で設定し、完了したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に雇用保険情報が自動更新されるので、HRMOSを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSで雇用保険情報を更新するフローの連携手順になります！
これらのフローを使用することで、従業員情報の登録・更新、契約書作成や締結、打刻漏れの検知通知等を自動化できます。
これにより二重入力や確認漏れを防ぎ、バックオフィス業務の効率化と正確性向上、担当者の負担軽減を実現できるでしょう。
HRMOSとGoogle スプレッドシートの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はより迅速に業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：スプレッドシートの社員IDがHRMOSにない場合は？
A：
エラーが発生し、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：連携が完了したらSlackなどで通知できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomではフローボットを自由に作成・カスタマイズできるため、後続に通知したいアプリのアクションを追加する事で通知までを自動化できます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
Q：スプレッドシートの日付などの形式に指定はありますか？
A：
日付の項目はシステムで正しく処理するため「2020-01-01」の形式で入力してください。
