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「OneDriveとOutlookを使っているけど、ファイルの共有や通知のたびに手作業で操作するのが面倒…」
「OneDriveにアップロードしたファイルを、毎回Outlookのメールに添付して関係者に送っているけれど、たまに送り忘れたり、ファイルを間違えたりしないか心配…」
このように、Microsoft製品同士でありながら、手作業での連携に手間や不安を感じていませんか？
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">OneDriveにファイルが追加されたら、その内容をOutlookに自動通知する仕組み</span>！
これにより、こうした日々の定型業務から解放され、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。手作業による単純なミスもなくなり、ストレスなく確実な情報共有を実現することで、チーム全体の業務効率向上にも寄与できるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単にできるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OneDriveとOutlookを連携し、様々な業務フローを自動化する</span>テンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
OneDriveとOutlookのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていたファイル共有や通知のプロセスを自動化できます。
例えば、OneDriveの特定フォルダにファイルが追加されたことをトリガーに、自動でOutlookのメールを作成して関係者に送信するといったことが可能になり、情報共有のスピードと正確性を格段に向上させることができるでしょう。
ここでは、Yoomで実現できる具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。アカウント登録はわずか30秒で完了し、テンプレートをクリックするだけで実際の連携をすぐに体験できるので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
この連携は、特定条件での分岐やデータ加工を含む柔軟な設定が可能であり、<span class="mark-yellow">OneDriveにファイルが追加されると速やかに関係者へOutlookで通知できるため、情報共有の遅延や共有漏れ防止に役立ちます。</span>
これまで手動でメールを作成し、ファイルを添付していた一連の作業が不要になるため、作業時間を大幅に短縮し、ヒューマンエラーの削減にも期待できますよ！
請求書や申込書といったPDFファイルをOneDriveに保存するだけで、OCR機能がファイル内のテキストを自動で読み取り、支払期日やイベント日といった情報を基にOutlookカレンダーへイベントを自動登録することも可能です。
<span class="mark-yellow">手作業での情報抽出やカレンダーへの入力が不要になるため、入力ミスや登録漏れを防ぎ、</span>重要なスケジュールの管理を確実かつ効率的に行えるでしょう。
それでは、さっそく実際にOneDriveとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOneDriveとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「OneDriveにファイルが追加されたら、Outlookにファイルを添付して通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【OneDriveのマイアプリ登録】
検索窓でOneDriveを検索し、表示された候補から選択します。
※Microsoft 365（旧称 Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
Yoomと連携するMicrosoftアカウント情報を入力すると、自動的にYoomとの連携が完了しますよ！
【Outlookのマイアプリ登録】
こちらも同様に検索窓にOutlookと入力し、表示された候補からOutlookを選択します。
※OneDriveと同じように、法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
先ほどOneDriveをマイアプリ登録したので、こちらは自動で連携が完了しますよ！
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しています。以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、特定のOneDriveのフォルダ内にファイルが作成・更新された際に、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するアカウントであることを確認しましょう。
アカウント情報は、基本的にステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択します。候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されますよ！
「フォルダID」もドライブID同様に候補から選択してください。
ここで設定したフォルダ内にファイルが作成・更新されると、フローボットが起動するようになります。
設定完了後、動作チェックのためにテストを行います。
先ほど設定したフォルダ内に、テスト用のファイルをアップロードしましょう！
今回は下図のような書類をアップロードしました。
テスト用なので、架空の情報（「テスト太郎」や「テスト株式会社」など）でOKです！
アップロードしたら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどアップロードしたテスト用のファイル情報が、「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、OneDriveにアップロードされたファイルをダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
先ほど同様にタイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報はステップ3と同じアカウントであることを確認しましょう。
アクションは「ファイルをダウンロード」のままにして、「次へ」を押します。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
次に「ドライブID」を候補から選択するか、ステップ3と同じドライブIDを手入力してください。
「ファイルのアイテムID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットを使って設定します。
「取得した値」の「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」内にある、「アイテムID」を選択しましょう！
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、ファイルの「ダウンロード」ボタンが表示されます。ステップ3でテスト用にアップロードしたファイルがダウンロードできるかどうか、実際にダウンロードしてチェックしてみてくださいね！
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、AI機能を使ってテキストを生成する設定を行います。
ここではOneDriveにアップロードされたファイルのアイテム名から拡張子を削除し、ファイル名を自動生成する設定をしていきますよ！
「テキストを生成する」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、アクションは生成したいテキストの文字数に合わせて選択しましょう。
デフォルトでは「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」が設定されていますが、（）内のタスクを消費します。
活用する業務内容やプランに合わせて、自由に設定してみてくださいね！
次に、生成AIへ送るプロンプトの設定をしていきます。
毎回同じテキストを使用する定型文と、OneDriveにアップロードされたファイルの情報を引用できるアウトプットを使って、活用する業務シーンに合ったプロンプトを自由に設定してみましょう！
今回は、ファイルのアイテム名から拡張子を削除してファイル名を自動生成したいので、下図のように設定しました。
「言語」は、生成するテキストの言語を指定します。
特に指定がなければ、プロンプトの言語に合わせて生成されますよ！英語などでもテキストを生成できるので、活用シーンに合わせて設定してみてくださいね。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、プロンプトで指示した通りにテキストデータが生成されていることを確認しましょう。
※回答がイマイチだな…と感じた場合は、プロンプトを編集して再度試してみてください！
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、ファイル名をステップ5で生成したテキストに変換する設定を行います。
「ファイル名の変換」をクリックしてください。
※「データを操作・変換する」アクションについて、詳しくはこちらをご覧ください。
タイトルは任意で編集し、変換タイプは「ファイル名の変換」のままでOKです！
「ファイル名変換対象の値」は、ステップ4でOneDriveからダウンロードしたファイルが対象になるので、「ダウンロードしたファイル」と設定します。
「変換後のファイル名」は、ステップ5で生成したテキストに変換したいので、下図のようにアウトプットを使って設定しましょう。
「ファイル名変換後の取得した値の項目名」は、デフォルトで設定されているので特に変更する必要はありませんが、違う項目名の方が分かりやすい…といった場合は、変更してみてくださいね！
設定後は「保存する」を押して、次の設定に進みます。
最後に、OneDriveにアップロードされたファイル情報を、Outlookを使って通知する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するアカウントであるかを確認しましょう。
次に、メール送信の詳細設定です！
「To」にメール送信先のアドレスを設定し、「CC」「BCC」は必要に応じて設定しましょう。「件名」も活用する業務シーンに合わせて設定してみてくださいね！
「メッセージ」には、メールを送信する内容を設定していきます。
「OneDriveにファイルがアップロードされました。」など、毎回同じテキストを使用する定型的な文章は直接入力し、「ファイル名」や「ファイルURL」など、先行のアクションで取得した値を引用したい部分はアウトプットを用いて設定しましょう。
「添付ファイル」は下図のように設定し、OneDriveにアップロードされたファイルを添付します。
設定が完了したら「次へ」をクリックし、設定したメールの内容を確認します。
内容に問題がなければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行いましょう。
この際、実際に「To」に設定したメールアドレス宛にメールが送信されるため、テスト用のメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておいてくださいね！
「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみましょう。
OneDriveにアップロードされたファイルが添付された状態で、設定したメッセージの通りにメールが届いていましたよ！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」をクリックし、設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「OneDriveにファイルが追加されたら、Outlookにファイルを添付して通知する」フローの作成手順でした！
今回はOneDriveからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからOneDriveへのデータ連携ももちろん可能です。
受信メールの添付ファイルを自動で保存したり、カレンダーの予定に基づいてフォルダを作成したりすることで、さらなる業務効率化が図れますので、下記のテンプレートもぜひ試してみてくださいね！
特定の差出人や件名を持つメールがOutlookに届いた際に、添付ファイルを自動で抽出し、指定したOneDriveのフォルダにアップロードすることができます。
この連携は特定条件での分岐設定も可能なため、<span class="mark-yellow">重要な取引先から送られてくる請求書や契約書といったファイルを自動で整理・保管し、ファイル管理の手間を大幅に削減する</span>ことが期待できます。
手動でのダウンロードやアップロード作業がなくなることで、保存漏れのリスク防止にも役立ちますよ！
Outlookのカレンダーに特定のキーワードを含む新しいイベントが登録されたことをトリガーにして、イベント名に基づいたフォルダをOneDriveに自動で作成することも可能です。
この連携は特定条件での分岐に対応しており、<span class="mark-yellow">例えば「キックオフ」といったキーワードを含むイベントが登録された際に、自動でプロジェクト名のフォルダをOneDriveに作成できます。
議事録や関連資料の保管場所を事前に用意でき、スムーズな情報共有</span>をサポートします。
今回ご紹介したフロー以外にもOneDriveやOutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
OneDriveにデータを格納したりファイルを追加することで、チャットツールや他のクラウドストレージサービスに自動で通知を送ったり、データを連携させることができます。また、他のアプリケーションをトリガーにして、OneDriveにフォルダを自動作成したり、ファイルのアクセス権限を自動で付与することも可能です。
Outlookでは、メールの送信や受信をトリガーとして、チャットツールやクラウドストレージサービスに添付ファイルを自動で格納することが可能です。
また、日時を指定してOutlookから定型メールを自動送信することで、定型業務の負担を軽減することができるでしょう！
いかがでしたか？OneDriveとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたOneDriveへのファイル追加からOutlookでの通知までの一連の流れをまるごと効率化し、ファイル添付の手間やメール作成の時間を削減できます。</span>
これにより、情報共有の遅延や添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーを削減でき、担当者はより迅速かつ正確に業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現できるのも魅力ですよね！
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無数に広がります。自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてくださいね！
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
まずは1つ自動化を試してみて、業務効率がどれだけ改善されるのか、ぜひこの機会に体験してみてくださいね！
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