OneDriveにファイルが追加されたら、Outlookにファイルを添付して通知する
OneDriveにファイルが追加されたら、Outlookにファイルを添付して通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
OneDrive
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
OneDriveにアップロードされた請求書や報告書などの重要なファイルの共有が遅れたり、関係者への通知が漏れてしまったりすることはないでしょうか。
手動でのメール作成とファイル添付は手間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイル追加をきっかけに、Outlookからメールが自動送信されるため、迅速で確実な情報共有が実現します。
手動でのメール作成とファイル添付は手間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイル追加をきっかけに、Outlookからメールが自動送信されるため、迅速で確実な情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル共有を頻繁に行い、手動での通知に手間を感じている方
- 請求書や報告書などの重要なファイルの共有漏れや遅延を防止したいと考えている方
- Outlookを使った定型的なメール連絡を自動化し、業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加からメール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル確認やメール作成の時間を削減できます。
- ファイルの添付忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveの「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- さらに、AI機能「テキストを生成する」や「データを操作・変換する」のアクションを設定し、ファイル名などの情報をもとにテキストを生成および対照データを変換します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」では、AIへの指示（プロンプト）を任意に設定できます。
- 「データを操作・変換する」を用いることで、ファイル名から日付を抽出するなど、通知内容に合わせて情報を加工できます。
- 「メールを送る」では、前のステップで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことで、内容に応じた動的な通知の作成が可能です。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
類似したテンプレートをご紹介！
すべてのテンプレートを見る
使用しているアプリについて
OneDrive
を使ったテンプレート
HubSpotで取引先を登録すると自動でOneDriveに同名フォルダを作成するフローです。フォルダ命名や作成漏れの心配をなくし、資料保管の手間と入力ミスを抑えて営業活動にしっかり集中できます。
フォーム経由で受け取ったPDFをYoom×ConvertioでDOCに変換しOneDriveへ自動保存するフローです。変換やアップロードの手作業を減らし、作業時間の削減と格納ミスの防止に役立ちます。
OneDriveに置いたPDFをトリガーにRPAがオンライン圧縮を行い再格納するフローです。手動アップロードやダウンロードの時間を減らし、圧縮漏れや保存先間違いを防ぎ、ファイル管理を実現します。
Outlook
Outlook
を使ったテンプレート
Outlookで受信したメールをAIで要約しNotionに自動追加するフローです。転記作業や要約の手間、入力ミスを抑え情報共有を円滑にします。複数のラベルやデータベースにも柔軟に対応できます。
Googleフォーム回答を受け取るとOutlookで配送依頼メールを自動送信するフローです。入力転記や送信漏れを減らし、注文増加時も安定して処理を回せ、手作業の負担とヒューマンエラーを抑えられます。
Outlookで受信したメールに添付されたDWGファイルを自動でPDF化しDiscordへ共有するフローです。転送や変換の手作業を減らし、作業時間短縮と共有漏れや変換ミスの防止、業務効率向上につながります。
使用しているアプリについて
OneDrive
YoomではOneDriveのAPIをノーコードで活用することができます。例えば、メールで受け取った添付ファイルを自動的にOneDriveにアップロードし、SlackやChatworkに通知を行うといったことが可能です。
詳しくみるテンプレート
HubSpotで取引先を登録すると自動でOneDriveに同名フォルダを作成するフローです。フォルダ命名や作成漏れの心配をなくし、資料保管の手間と入力ミスを抑えて営業活動にしっかり集中できます。
HubSpotで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
フォーム経由で受け取ったPDFをYoom×ConvertioでDOCに変換しOneDriveへ自動保存するフローです。変換やアップロードの手作業を減らし、作業時間の削減と格納ミスの防止に役立ちます。
フォームでPDFファイルが送信されたら、ConvertioでDOCファイルに変換してOneDriveに格納する
OneDriveに置いたPDFをトリガーにRPAがオンライン圧縮を行い再格納するフローです。手動アップロードやダウンロードの時間を減らし、圧縮漏れや保存先間違いを防ぎ、ファイル管理を実現します。
OneDriveにPDFファイルが格納されたら、RPAで圧縮し格納する
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
詳しくみるテンプレート
Outlookで受信したメールをAIで要約しNotionに自動追加するフローです。転記作業や要約の手間、入力ミスを抑え情報共有を円滑にします。複数のラベルやデータベースにも柔軟に対応できます。
Outlookの受信内容を要約してNotionに追加する
Googleフォーム回答を受け取るとOutlookで配送依頼メールを自動送信するフローです。入力転記や送信漏れを減らし、注文増加時も安定して処理を回せ、手作業の負担とヒューマンエラーを抑えられます。
Googleフォームで注文情報が送信されたら、Outlookで配送依頼のメールを自動送信する
Outlookで受信したメールに添付されたDWGファイルを自動でPDF化しDiscordへ共有するフローです。転送や変換の手作業を減らし、作業時間短縮と共有漏れや変換ミスの防止、業務効率向上につながります。
OutlookでDWGファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換してDiscordで共有する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら
特定フォルダ内にフォルダが作成または更新されたら
特定の件名のメールを受信したら
メールを受信したら
カレンダーにイベントが登録されたら
カレンダーのイベントが追加・更新されたら
タスクが作成されたら
本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
フォルダ・ファイルを検索
特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得
フォルダを作成
ファイルをダウンロード
ファイルをアップロード
ファイルを複製
エクセルファイルを作成
フォルダやファイルの権限を付与する
フォルダやファイル名を変更する
共有リンクを作成
ファイル・フォルダを削除
ファイルを別のフォルダに移動
ファイルをPDF形式でダウンロード
最上位フォルダ一覧を取得
特定のフォルダの下位フォルダを取得
自分のカレンダーにイベントを登録する
予定表を作成する
指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する
フローボットトリガー
特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら特定フォルダ内にフォルダが作成または更新されたら
フローボットオペレーション
フォルダ・ファイルを検索特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得フォルダを作成ファイルをダウンロードファイルをアップロードファイルを複製エクセルファイルを作成フォルダやファイルの権限を付与するフォルダやファイル名を変更する共有リンクを作成ファイル・フォルダを削除ファイルを別のフォルダに移動ファイルをPDF形式でダウンロード最上位フォルダ一覧を取得特定のフォルダの下位フォルダを取得
フローボットトリガー
特定の件名のメールを受信したらメールを受信したらカレンダーにイベントが登録されたらカレンダーのイベントが追加・更新されたらタスクが作成されたら本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
自分のカレンダーにイベントを登録する予定表を作成する指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録するメールの添付ファイルの情報を取得するメールの添付ファイルをダウンロード指定のユーザーのカレンダーのイベントを削除する指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する自分のカレンダーのイベントを削除する自分のカレンダーのイベントを更新するタスクを作成する（リマインド設定対応）タスクを作成する（リマインド設定非対応）自分のカレンダーのイベントを検索する指定のユーザーのカレンダーのイベントを検索する会議の日時を検索する予定表一覧を取得メールのメッセージを取得メッセージを移動特定のメッセージを取得特定のフォルダーのメッセージを検索メッセージを更新
