■概要
日々の業務でOutlookのカレンダーに登録された会議や打ち合わせの予定に合わせて、関連資料を保管するためのフォルダをOneDriveに都度作成していませんか。この手作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名ミスにつながることもあります。このワークフローは、OutlookとOneDriveを連携させることで、こうした課題を解決します。カレンダーへのイベント登録をきっかけに、指定したルールでフォルダが自動作成されるため、ファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのカレンダーとOneDriveを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方
- OneDriveに手作業でフォルダを作成しており、手間や作成漏れなどの課題を感じている方
- Outlookの予定に基づいた定型的なファイル管理業務から解放されたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントが登録されると自動でOneDriveにフォルダが作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーの発生を未然に防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のイベントのみを対象にするなど、後続の処理を動かす条件を指定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、Outlookのイベント情報をもとにフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Outlookのトリガーで取得したイベントの件名や本文の内容といった情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意で設定してください。
- OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成先となるユーザーIDやタイムゾーンなどをカスタマイズできます。
- 作成するフォルダの名称は、固定のテキストだけでなく、Outlookから取得したイベント名などの変数を組み合わせて自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
