GmailでCSVファイルを受信したら、RPAでTXTファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
定期的に受信するCSVファイルを、その都度手作業でTXTファイルへ変換する業務に手間を感じていませんか。
この単純作業は、時間がかかるだけでなく、変換ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローは、Gmailで特定のCSVファイル付きメールを受信するだけで、RPA機能が自動で変換処理を行い、指定のGoogle Driveフォルダへ保存します。
日々の定型業務を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的に受信するCSVファイルを、手動でTXTファイルに変換・保存している方
- 変換プロセスにおける、ファイル形式の間違いや文字化けを防ぎたい方
- GmailやGoogle Driveを日常的に利用し、関連業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮します。
- 自動で処理が実行されるため、手作業によるファイルの変換ミスや保存先の誤り、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、受信したCSVファイルをTXTファイルに変換するよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したTXTファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
システム間のデータ連携などのために、CSVファイルをTXT形式に変換する作業、毎回手動で行っていませんか？
ファイルを開いて形式を選んで保存し直すという単純な作業ですが、頻度が高いと大きな負担になり、時には保存形式の間違いやファイル名のつけ間違いといったミスにも繋がってしまいます。
もし、メールで受信したり、特定の場所に保存されたCSVファイルを自動で検知し、瞬時にTXT形式へ変換して所定の場所に保存できる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、より分析や企画といったコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはCSVファイルをTXT形式に変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでCSVファイルを受信したら、RPAでTXTファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
定期的に受信するCSVファイルを、その都度手作業でTXTファイルへ変換する業務に手間を感じていませんか。
この単純作業は、時間がかかるだけでなく、変換ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローは、Gmailで特定のCSVファイル付きメールを受信するだけで、RPA機能が自動で変換処理を行い、指定のGoogle Driveフォルダへ保存します。
日々の定型業務を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的に受信するCSVファイルを、手動でTXTファイルに変換・保存している方
- 変換プロセスにおける、ファイル形式の間違いや文字化けを防ぎたい方
- GmailやGoogle Driveを日常的に利用し、関連業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮します。
- 自動で処理が実行されるため、手作業によるファイルの変換ミスや保存先の誤り、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、受信したCSVファイルをTXTファイルに変換するよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したTXTファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
CSVファイルをTXT形式へ自動変換する方法
ここでは、様々なトリガーをきっかけに、CSVファイルをTXT形式へ自動で変換する具体的な方法をテンプレートでご紹介します。
メールでの受信やフォームへの送信、ストレージへのアップロードなど、普段の業務フローに合わせて自動化を組むことで、手作業によるファイル変換の手間をなくし、業務効率を大幅に向上させることができます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールをトリガーにCSVファイルをTXT形式に変換する
GmailなどでCSVファイルが添付されたメールを受信したことをきっかけに、自動でファイルをTXT形式に変換し、指定の場所に保存することができるので、定期的なレポートメールなどから手動でファイルをダウンロードして変換する手間が一切不要になります！
GmailでCSVファイルを受信したら、RPAでTXTファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
定期的に受信するCSVファイルを、その都度手作業でTXTファイルへ変換する業務に手間を感じていませんか。
この単純作業は、時間がかかるだけでなく、変換ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローは、Gmailで特定のCSVファイル付きメールを受信するだけで、RPA機能が自動で変換処理を行い、指定のGoogle Driveフォルダへ保存します。
日々の定型業務を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的に受信するCSVファイルを、手動でTXTファイルに変換・保存している方
- 変換プロセスにおける、ファイル形式の間違いや文字化けを防ぎたい方
- GmailやGoogle Driveを日常的に利用し、関連業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮します。
- 自動で処理が実行されるため、手作業によるファイルの変換ミスや保存先の誤り、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、受信したCSVファイルをTXTファイルに変換するよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したTXTファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォームへのファイル送信をトリガーにCSVファイルをTXT形式に変換する
Yoomの入力フォームなどにCSVファイルが送信された際に、RPAが起動して自動でTXT形式に変換・保存することで、ユーザーからのデータ提出などを即座に次の処理へ繋げられるようになります。
フォームでCSVファイルが送信されたら、RPAでTXTファイルに変換しOneDriveにアップロードする
試してみる
■概要
CSVファイルをTXTファイルに変換する作業は、単純な繰り返しですが手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、ファイル数が多い場合や、定期的に発生する作業の場合、手作業による変換や保存は非効率であり、ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームにCSVファイルをアップロードするだけで、RPAが自動で変換処理を行い、指定のOneDriveフォルダに保存します。定型的なファイル変換作業を自動化し、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手作業によるファイル変換に時間を要しており、業務を効率化したい方
- システム間のデータ連携のために、CSVからTXTへのファイル変換を定期的に行う方
- ファイル変換やアップロード時の指定間違いなど、手作業によるミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへのファイルアップロードを起点に、変換から保存までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- RPAによって決められた手順で処理が実行されるため、変換ミスや保存先の指定間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、CSVファイルをアップロードするためのファイルアップロードフォームを作成します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、アップロードされたCSVファイルをTXTファイルに変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたTXTファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成するフォームのタイトルや質問内容は、実際の運用に合わせて任意に編集可能です
- OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルを格納したい任意のドライブID、および格納先フォルダのアイテムIDをそれぞれ設定してください
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ストレージサービスへのアップロードをトリガーにCSVファイルをTXT形式に変換する
Dropboxなどの特定のストレージフォルダにCSVファイルがアップロードされたことを検知して、自動でTXT形式に変換し保存することも可能であり、複数人でのファイル共有やバックアッププロセスを効率化します。
DropboxにCSVファイルがアップロードされたら、RPAでTXTファイルに変換し保存する
試してみる
■概要
CSVファイルをシステムに取り込む際、TXTファイルへの変換が必要になることはありませんか。この変換作業は単純ですが、手作業で行うと手間がかかり、他の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローは、DropboxにCSVファイルをアップロードするだけで、RPA機能が自動で変換処理を実行し、指定のフォルダに保存します。手作業による変換の手間やヒューマンエラーをなくし、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的に発生するファイル形式の変換作業に手間を感じている方
- Dropboxをデータ連携のハブとして活用し、一連のファイル管理業務を自動化したい方
- 手作業によるファイルの変換ミスや保存先の指定間違いといったミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルを追加するだけで自動で変換が実行されるため、これまで変換作業に費やしていた時間を短縮することが可能です。
- システムが自動で処理を行うことで、ファイルの取り違えや変換漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したCSVファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたCSVファイルをTXTファイルに変換する処理を自動化します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のTXTファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」で、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
- Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、ダウンロード対象のファイルが格納されているフォルダのパスを設定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、変換後のTXTファイルを保存するフォルダのパスを任意で設定してください。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailで受信したCSVファイルをTXT形式に変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでCSVファイルを受信したら、RPAでTXTファイルに変換しGoogle Driveにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とRPA、Google Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでCSVファイルを受信したら、RPAでTXTファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
定期的に受信するCSVファイルを、その都度手作業でTXTファイルへ変換する業務に手間を感じていませんか。
この単純作業は、時間がかかるだけでなく、変換ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローは、Gmailで特定のCSVファイル付きメールを受信するだけで、RPA機能が自動で変換処理を行い、指定のGoogle Driveフォルダへ保存します。
日々の定型業務を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的に受信するCSVファイルを、手動でTXTファイルに変換・保存している方
- 変換プロセスにおける、ファイル形式の間違いや文字化けを防ぎたい方
- GmailやGoogle Driveを日常的に利用し、関連業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮します。
- 自動で処理が実行されるため、手作業によるファイルの変換ミスや保存先の誤り、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、受信したCSVファイルをTXTファイルに変換するよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したTXTファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ステップ1：GmailとGoogle Driveをマイアプリ連携
それぞれのアプリをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Gmailのマイアプリ連携】
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、検索欄からGmailを検索するか、一覧から探してください。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックします。
アカウント選択画面になるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
画面が切り替わったら、「次へ」をクリックします。
続いて、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックし、「続行」をクリック。
以上で、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【Google Driveのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGoogle Driveと入力し、選択します。
次の画面で、赤枠部分の「Sign in with Google」をクリックしましょう。
その後はGmailと同じように進んで、Google Driveのマイアプリ連携を行ってください。
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていることを確認したら、次のステップに進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
GmailでCSVファイルを受信したら、RPAでTXTファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
定期的に受信するCSVファイルを、その都度手作業でTXTファイルへ変換する業務に手間を感じていませんか。
この単純作業は、時間がかかるだけでなく、変換ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローは、Gmailで特定のCSVファイル付きメールを受信するだけで、RPA機能が自動で変換処理を行い、指定のGoogle Driveフォルダへ保存します。
日々の定型業務を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的に受信するCSVファイルを、手動でTXTファイルに変換・保存している方
- 変換プロセスにおける、ファイル形式の間違いや文字化けを防ぎたい方
- GmailやGoogle Driveを日常的に利用し、関連業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮します。
- 自動で処理が実行されるため、手作業によるファイルの変換ミスや保存先の誤り、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、受信したCSVファイルをTXTファイルに変換するよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したTXTファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクト一覧から確認できます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
ここからは、「GmailでCSVファイルを受信したら、RPAでTXTファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」フローを設定していきます。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「トリガーの起動時間」を設定します。
5分・10分・15分・30分・60分から選択してください。基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
次に、「ラベル」を設定します。
今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、作成しましょう！
作成方法は、公式HPを参考にしてください。
※今回はテスト操作のため、赤枠のラベルを作成してみました。以下のメールを受信した想定で進めていきます！
Gmailの設定が完了したら、入力欄をクリックして表示される「候補」から該当のラベルを選択します。
CSVファイルを添付したメールを送信後、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、アウトプットが表示されます。
ここで取得したアウトプットを、後のアクションで利用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
ステップ4：ブラウザを操作する設定
以下の赤枠をクリックしましょう！
[注意事項]
- ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、期間中は有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてください。
ブラウザを操作するオペレーション設定では事前準備が必要です。
まずは、こちらから「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
そのあと、右上の設定から「拡張機能を管理」をクリックし、シークレットモードの設定を行います。
表示された画面で「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックしてください。
「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしましょう！
Yoomの画面に戻り、ブラウザ操作の詳細を設定します。
こちらのヘルプページを参照して、設定を行ってください。なお、アクション名は任意の名称を設定してください。
「1.URLにアクセス」では、対象のURLに任意のURLを入力して「保存する」をクリックします。
これにより、Yoomが自動でブラウザを開き、指定したサイトに対してブラウザ操作を指定できるようになります。
※今回は操作例として、外部変換サイトを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
ご自身で指定したサイト上で、アクションを一つずつ設定していきましょう。なお、設定の方法はヘルプページを参考にしてください！
「2.ファイルをアップロード」では、デフォルトで、前段階で取得した添付ファイルが設定されています。こちらも特段変更は不要です。
他の3~5の工程は、クリックして「保存」をしてください。
すべての設定が終わったら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。
※アウトプットに表示された「ファイル」にカーソルを合わせると、 TXTファイルをダウンロード出来ます。
ここまで確認ができたら「保存する」でRPA機能の設定は完了です。
ステップ5：Google Driveにファイルをアップロードする設定
いよいよ最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
-
格納先のファイルID：入力欄をクリックして表示される「候補」から引用して設定します。
-
ファイル名：任意の名称を設定してください。
※以下のように、アウトプットを引用して設定も可能です。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
-
ファイルの添付方法：「取得した値を使用する」を選択
-
ファイル：「ファイル」を選択
入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックします。
アウトプットが表示されたら、Google Driveの画面に移り、確認しましょう！
以上で、「GmailでCSVファイルを受信したら、RPAでTXTファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」フローボットの設定が完了です！お疲れ様でした。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
GmailとRPAを活用したその他の自動化例
GmailでCSVファイルを受信したら、RPAでTXTファイルに変換してGoogle Driveにアップロードできます。
また、Gmailで受信した画像をRPAで圧縮してOneDriveやDropboxに格納したり、Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録したり、LINEでブロードキャストメッセージを送信するといった自動化も可能です。
GmailでCSVファイルを受信したら、RPAでTXTファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
定期的に受信するCSVファイルを、その都度手作業でTXTファイルへ変換する業務に手間を感じていませんか。
この単純作業は、時間がかかるだけでなく、変換ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローは、Gmailで特定のCSVファイル付きメールを受信するだけで、RPA機能が自動で変換処理を行い、指定のGoogle Driveフォルダへ保存します。
日々の定型業務を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的に受信するCSVファイルを、手動でTXTファイルに変換・保存している方
- 変換プロセスにおける、ファイル形式の間違いや文字化けを防ぎたい方
- GmailやGoogle Driveを日常的に利用し、関連業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮します。
- 自動で処理が実行されるため、手作業によるファイルの変換ミスや保存先の誤り、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、受信したCSVファイルをTXTファイルに変換するよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したTXTファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailで受信した画像をOCRでテキスト抽出し、LINEでブロードキャストメッセージを送信する
試してみる
■概要
Gmailで受信したチラシやキャンペーン画像の情報を、手作業でLINEに転記して顧客に案内していませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスが発生しやすいという課題があります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された画像をOCR機能が自動でテキスト化し、LINE公式アカウントからブロードキャストメッセージとして一斉送信できます。情報発信業務の効率化と迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く画像ベースの案内を、LINEで迅速に共有したいと考えている店舗運営者の方
- テキストの抽出とLINEへの転記作業に、時間や手間を感じているマーケティング担当者の方
- OCRとLINE公式アカウントを連携させ、情報発信業務の自動化を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信後、自動で画像がテキスト化されLINEで送信されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業によるテキストのコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスや送信先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとLINE公式アカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化したいメールの条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、受信メールに添付された画像ファイルを読み込みます。
- 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントの「ブロードキャストメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストをメッセージとして送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取った画像の中から特定のテキスト項目のみを抽出するなど、抽出範囲を任意でカスタムすることが可能です。
- LINE公式アカウントで送信するメッセージ本文は、固定の文章を設定するだけでなく、OCR機能で取得したテキストを変数として埋め込むなど、自由に設定できます。
■注意事項
・GmailとLINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した画像をRPAで圧縮してOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Gmailに届く画像ファイルの管理に手間を感じていませんか。一つひとつ手動でダウンロードし、圧縮してOneDriveに保存する作業は時間がかかり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信した際に、添付された画像をRPA機能で自動的に圧縮し、OneDriveの指定フォルダへ格納する一連のプロセスを自動化でき、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く大量の画像ファイルを手作業で圧縮し、OneDriveに保存している方
- 添付ファイルの保存忘れや格納場所の間違いといったミスをなくしたいと考えている方
- 定期的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からOneDriveへの格納までが自動化され、手作業でのファイル圧縮やアップロードにかかっていた時間を短縮することができます。
- 手動での操作で起こりがちな、ファイルの保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、フローが起動するきっかけとなるメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作」アクションを設定し、受信したメールから画像をダウンロードし、圧縮する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作」では、操作対象とするサイトやページ、実行する具体的なアクション内容を、ユーザーの要件に合わせて設定してください。
- OneDriveの「ファイルをアップロード」では、アップロード先のフォルダを固定の値で指定したり、前段のGmailトリガーで取得した情報などを動的な値として設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
Gmailで受信した画像ファイルを、その都度手作業で圧縮してDropboxに保存していませんか？この定型業務は手間がかかるだけでなく、ファイルサイズを意識しないとストレージを圧迫する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、RPAが画像を自動で圧縮し、指定したDropboxフォルダへ保存までを完結させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで画像を受け取る業務が多く、手作業での管理に課題を感じている方
- Dropboxのストレージを有効活用するため、ファイルの圧縮を徹底したい方
- RPAを活用した業務自動化で、日々の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール確認からファイル圧縮、アップロードまでの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイルの保存し忘れや圧縮漏れ、保存先フォルダの間違いといった手作業によるミスを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGmailから添付ファイルを取得し、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで画像圧縮サイトなどを操作します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮された画像をアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとしたいメールのラベルなどを任意で設定してください。
- RPA機能の設定では、利用する画像圧縮サイトのURLや、操作対象となるアップロードボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、保存先としたいフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- GmailとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する
試してみる
■概要
Gmailに届く名刺画像や申込書PDFの内容を、一つひとつ手作業でSalesforceへ入力していませんか？この定型的な作業は時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、Salesforceへリード情報を登録する一連の流れが自動化され、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った名刺などの情報をSalesforceへ手入力している営業担当者の方
- 添付ファイルからのデータ転記に時間がかかり、コア業務に集中できずにお困りの方
- Salesforceへのリード登録作業で発生する、入力ミスや漏れを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルからSalesforceへのリード登録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでメールに添付されたファイルの内容をテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションで、OCRで読み取った情報を基にリードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（会社名、氏名、連絡先など）を任意で指定してください。
- Salesforceでリードを作成するアクションにおいて、特定の担当者をリード所有者として自動で割り当てたい場合は、該当のIDを設定してください。
■注意事項
・Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
CSVファイルをTXT形式に変換する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル形式の変換作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクをなくすことができます。
これにより、データ連携作業がスムーズに進み、空いた時間でデータの分析や活用といった、より付加価値の高い業務に集中できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
