GmailでCSVファイルを受信したら、RPAでTXTファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

定期的に受信するCSVファイルを、その都度手作業でTXTファイルへ変換する業務に手間を感じていませんか。
この単純作業は、時間がかかるだけでなく、変換ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。

このワークフローは、Gmailで特定のCSVファイル付きメールを受信するだけで、RPA機能が自動で変換処理を行い、指定のGoogle Driveフォルダへ保存します。
日々の定型業務を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に受信するCSVファイルを、手動でTXTファイルに変換・保存している方
• 変換プロセスにおける、ファイル形式の間違いや文字化けを防ぎたい方
• GmailやGoogle Driveを日常的に利用し、関連業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点に、変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮します。
• 自動で処理が実行されるため、手作業によるファイルの変換ミスや保存先の誤り、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、受信したCSVファイルをTXTファイルに変換するよう設定します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したTXTファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先としたいフォルダのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691