Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する

■概要

Gmailに届く名刺画像や申込書PDFの内容を、一つひとつ手作業でSalesforceへ入力していませんか？この定型的な作業は時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、Salesforceへリード情報を登録する一連の流れが自動化され、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った名刺などの情報をSalesforceへ手入力している営業担当者の方
• 添付ファイルからのデータ転記に時間がかかり、コア業務に集中できずにお困りの方
• Salesforceへのリード登録作業で発生する、入力ミスや漏れを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの添付ファイルからSalesforceへのリード登録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでメールに添付されたファイルの内容をテキスト化します。
4. 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションで、OCRで読み取った情報を基にリードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（会社名、氏名、連絡先など）を任意で指定してください。
• Salesforceでリードを作成するアクションにおいて、特定の担当者をリード所有者として自動で割り当てたい場合は、該当のIDを設定してください。

■注意事項

・Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。