Microsoft SharePointにdocxファイルが追加されたら、RPAでjpgに変換し格納する
試してみる
■概要
報告書や申請書といったWordファイルを、画像ファイルとして共有・保管したい場面はありませんか。手作業で一つひとつdocx to jpgの変換を行うのは手間がかかり、ファイル数が多ければ業務を圧迫する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにdocxファイルを追加するだけで、RPAが自動でjpgファイルへ変換し、指定のフォルダに格納します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上で、手作業によるdocx to jpgの変換に手間を感じている方 RPAを活用して、PC上で行うファイル形式の変換といった定型作業を自動化したい方 細かなファイル変換作業をなくし、より付加価値の高いコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーに、docxからjpgへの変換、格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減します。 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したdocxファイルを取得します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたdocxファイルをjpgに変換する操作を行います。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のjpgファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能のアクション設定では、docxからjpgへの変換に利用するWebサイトや、実際のクリック操作などを任意でレコーディングし、設定することが可能です。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名を任意で指定できます。トリガーで取得した元のファイル名など動的な情報（変数）を埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
「このWordファイル、画像にしてプレゼン資料に貼り付けたい…」このように、DOCXファイルをJPG画像に変換する単純作業に、想定以上の時間と手間を取られていませんか？
もし、特定のフォルダにDOCXファイルを保存するだけで、自動的にJPG画像へ変換され、指定の場所に格納される仕組み があれば、ファイル形式の変換作業に追われることなく、資料作成やコンテンツ更新といった本来の業務に集中できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の定型業務を大きく効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDOCXファイルをJPG画像へ自動変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft SharePointにdocxファイルが追加されたら、RPAでjpgに変換し格納する
試してみる
■概要
報告書や申請書といったWordファイルを、画像ファイルとして共有・保管したい場面はありませんか。手作業で一つひとつdocx to jpgの変換を行うのは手間がかかり、ファイル数が多ければ業務を圧迫する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにdocxファイルを追加するだけで、RPAが自動でjpgファイルへ変換し、指定のフォルダに格納します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上で、手作業によるdocx to jpgの変換に手間を感じている方 RPAを活用して、PC上で行うファイル形式の変換といった定型作業を自動化したい方 細かなファイル変換作業をなくし、より付加価値の高いコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーに、docxからjpgへの変換、格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減します。 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したdocxファイルを取得します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたdocxファイルをjpgに変換する操作を行います。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のjpgファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能のアクション設定では、docxからjpgへの変換に利用するWebサイトや、実際のクリック操作などを任意でレコーディングし、設定することが可能です。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名を任意で指定できます。トリガーで取得した元のファイル名など動的な情報（変数）を埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
DOCXファイルをJPG画像に自動変換する方法
普段お使いの様々なツールを起点として、DOCXファイルからJPG画像への変換を自動化する具体的なテンプレートを紹介します！
ストレージサービスを起点にファイルを自動変換する
Microsoft SharePointなどのストレージサービスにDOCXファイルが追加されたことトリガーに自動でJPG画像へ変換し、指定のフォルダに格納する ことが可能です。
チーム内でのファイル共有や管理プロセスをスムーズに自動化できそうです。
Microsoft SharePointにdocxファイルが追加されたら、RPAでjpgに変換し格納する
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■概要
報告書や申請書といったWordファイルを、画像ファイルとして共有・保管したい場面はありませんか。手作業で一つひとつdocx to jpgの変換を行うのは手間がかかり、ファイル数が多ければ業務を圧迫する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにdocxファイルを追加するだけで、RPAが自動でjpgファイルへ変換し、指定のフォルダに格納します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上で、手作業によるdocx to jpgの変換に手間を感じている方 RPAを活用して、PC上で行うファイル形式の変換といった定型作業を自動化したい方 細かなファイル変換作業をなくし、より付加価値の高いコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーに、docxからjpgへの変換、格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減します。 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したdocxファイルを取得します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたdocxファイルをjpgに変換する操作を行います。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のjpgファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能のアクション設定では、docxからjpgへの変換に利用するWebサイトや、実際のクリック操作などを任意でレコーディングし、設定することが可能です。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名を任意で指定できます。トリガーで取得した元のファイル名など動的な情報（変数）を埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
メールツールを起点にファイルを自動変換する
GmailやOutlookといったメールツールで特定のDOCXファイルを受信した際に、自動でJPG画像に変換して任意のストレージサービスに保存する ことも可能です。
メールでのファイル授受が多い業務フローを効率化します。
メールでdocxファイルを受信したら、CloudConvertでjpgに変換しDropBoxに格納する
試してみる
■概要
メールで受け取ったdocxファイルをjpgに変換するため、都度ファイルをダウンロードし、変換サイトで手動操作を行う作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
メールで受信したdocxファイルをjpgへ変換する定型業務を効率化したい方 CloudConvertやDropboxを日常的に利用し、ファイル管理を自動化したいと考えている方 手作業によるファイル変換やアップロード作業に時間を取られている方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信を起点にdocxからjpgへのファイル変換と保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による変換ミスや、ファイルの保存先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、CloudConvertとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。ここでは特定の件名や送信元アドレスなどを条件として指定できます。 続いて、オペレーションでCloudConvertを選択し、「ファイルをアップロード」アクションでメールに添付されていたdocxファイルをアップロードします。 その後、「ファイルを変換」から「ファイルのエクスポートタスクを実行」、「ファイルのダウンロードURLを取得」、「ファイルをダウンロード」までの一連のアクションを設定し、jpg形式への変換とダウンロードを実行します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたjpgファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
CloudConvertでのファイル変換オペレーションでは、変換後のファイル名などを固定値で指定するだけでなく、メールの件名や受信日時といった前段で取得した情報を変数として設定することが可能です。 Dropboxへのファイルアップロード先となるフォルダパスやファイル名も同様に、固定値で指定したり、変数を用いて動的に設定したりと柔軟なカスタマイズができます。 ■注意事項
DropBox、CloudConvertのそれぞれとYoomを連携してください。
チャットツールを起点にファイルを自動変換する
Slackなどのチャットツール上でDOCXファイルが共有されたタイミングで、自動的にJPG画像へ変換し、メールで送信する といった連携もできます。
コミュニケーションツールを起点としたファイル変換作業も簡単に行えます。
Slackにdocxファイルが追加されたら、RPAでjpgに変換しBoxに格納する
試してみる
■概要
Slackで共有されたWordファイル（docx）を、都度手作業で画像ファイル（jpg）に変換し、Boxへ格納する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間を要するだけでなく、変換ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Slackへのファイル投稿をトリガーとして、RPAによる「docx to jpg」のファイル変換からBoxへの格納までを自動化し、これらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受け取ったdocxファイルを、手作業でjpgに変換している担当者の方 「docx to jpg」のようなファイル変換と、Boxへの格納作業をまとめて効率化したい方 RPAを活用し、手作業によるファイル操作の自動化を検討しているチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿を起点に、「docx to jpg」への変換からBoxへの格納までが自動で実行され、手作業に費やしていた時間を削減します 手動でのファイル変換やアップロード時に起こりがちな、変換ミスや格納忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の維持に貢献します ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたdocxファイルを取得します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、任意のファイル変換サイトなどを利用してdocxファイルをjpgに変換する操作を設定します 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたjpgファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能の「ブラウザを操作する」では、「docx to jpg」の変換に使用するWebサイトや、ファイル選択・変換・ダウンロードといった一連の操作手順を任意で設定できます Boxへファイルをアップロードする際、格納先のフォルダIDを任意で設定したり、ファイル名に日付や元のファイル名といった動的な値（変数）を埋め込んだりすることが可能です ■注意事項
Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
SharePoint上のDOCXファイルをJPGに自動変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft SharePointにDOCXファイルが追加された際に、RPA機能で自動的にJPG画像へ変換し、指定のフォルダに格納するフローを解説していきます！登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft SharePointをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Microsoft SharePointのトリガー設定と各アクション設定
トリガーをONにして、フローの動作確認をする
Microsoft SharePointにdocxファイルが追加されたら、RPAでjpgに変換し格納する
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■概要
報告書や申請書といったWordファイルを、画像ファイルとして共有・保管したい場面はありませんか。手作業で一つひとつdocx to jpgの変換を行うのは手間がかかり、ファイル数が多ければ業務を圧迫する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにdocxファイルを追加するだけで、RPAが自動でjpgファイルへ変換し、指定のフォルダに格納します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上で、手作業によるdocx to jpgの変換に手間を感じている方 RPAを活用して、PC上で行うファイル形式の変換といった定型作業を自動化したい方 細かなファイル変換作業をなくし、より付加価値の高いコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーに、docxからjpgへの変換、格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減します。 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したdocxファイルを取得します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたdocxファイルをjpgに変換する操作を行います。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のjpgファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能のアクション設定では、docxからjpgへの変換に利用するWebサイトや、実際のクリック操作などを任意でレコーディングし、設定することが可能です。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名を任意で指定できます。トリガーで取得した元のファイル名など動的な情報（変数）を埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
事前に準備するもの
Chromeの拡張機能
Chromeを使用するには、アカウントを準備してください。こちら
Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
拡張機能：Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール
Chrome の拡張機能を追加後に、管理画面でシークレットモードの実行を許可しましょう。
ステップ1：Microsoft SharePointをマイアプリ連携
はじめに、Microsoft SharePointをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
マイアプリにMicrosoft SharePointが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
Microsoft SharePointにdocxファイルが追加されたら、RPAでjpgに変換し格納する
試してみる
■概要
報告書や申請書といったWordファイルを、画像ファイルとして共有・保管したい場面はありませんか。手作業で一つひとつdocx to jpgの変換を行うのは手間がかかり、ファイル数が多ければ業務を圧迫する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにdocxファイルを追加するだけで、RPAが自動でjpgファイルへ変換し、指定のフォルダに格納します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上で、手作業によるdocx to jpgの変換に手間を感じている方 RPAを活用して、PC上で行うファイル形式の変換といった定型作業を自動化したい方 細かなファイル変換作業をなくし、より付加価値の高いコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーに、docxからjpgへの変換、格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減します。 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したdocxファイルを取得します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたdocxファイルをjpgに変換する操作を行います。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のjpgファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能のアクション設定では、docxからjpgへの変換に利用するWebサイトや、実際のクリック操作などを任意でレコーディングし、設定することが可能です。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名を任意で指定できます。トリガーで取得した元のファイル名など動的な情報（変数）を埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Microsoft SharePointにdocxファイルが追加されたら、RPAでjpgに変換し格納する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するMicrosoft SharePointに、DOCXファイルを格納 しておきましょう！
今回は下図のようなDOCXファイルを格納してみました。
1.まずは、アプリトリガー設定です。サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら 」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
3.表示された画面で、詳細を設定します。ご利用プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
4.「サイトID」・「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
※取得した値とは？アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ステップ4：ファイルダウンロードの設定
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード 」をクリックしましょう。
・ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。ファイルの容量制限について | Yoomヘルプセンター
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「アイテムID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
ステップ5：ブラウザを操作する設定
1.ブラウザを操作する「ブラウザを操作する 」をクリックしましょう。
「ブラウザを操作する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
・ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。 こちら
表示された工程は、DOCXファイルをWebサイトで、JPGファイルに変換する工程を辿っています。
まず、「1.URLにアクセス 」をクリックして、任意のアクション名と変換サイトのURLを入力します。
次以降のアクションでは、変換サイトで変換するDOCXファイルをアップロードして、JPGファイルに変換されたファイルをダウンロードする手順になります。
2.ファイルをアップロード、ではアップロードするファイルを選択するので、下記のように添付ファイルをクリックしましょう。
ファイルを変換するためのWeb上の操作として、「3.クリック 」というアクションを追加しています。
もし別のサイトを使用する際には、2以降のアクションを削除してから再設定が必要 です。
ブラウザを操作する：一度消してしまったシークレットウィンドウに再度戻って操作する方法
ステップ6：Microsoft SharePointのアップロード設定
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード 」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
※候補に対象のファイルが表示されない場合は、格納先フォルダ名をファイル名の一部に変更してみましょう。
「ファイル名」は、格納する拡張子を含めたファイルの名前を、任意で設定しましょう。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、プルダウンから選択してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ7：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Microsoft SharePointとファイル変換を活用したその他の自動化例
Yoomでは、Microsoft SharePointとファイル変換を活用したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
例えば、受信した画像をRPAでPDFに変換してMicrosoft SharePointに格納したり、Microsoft TeamsでPDFを受信した際に、RPAでDOCに変換して自動的に格納することができます。
Microsoft SharePointにdocxファイルが追加されたら、RPAでjpgに変換し格納する
試してみる
■概要
報告書や申請書といったWordファイルを、画像ファイルとして共有・保管したい場面はありませんか。手作業で一つひとつdocx to jpgの変換を行うのは手間がかかり、ファイル数が多ければ業務を圧迫する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにdocxファイルを追加するだけで、RPAが自動でjpgファイルへ変換し、指定のフォルダに格納します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上で、手作業によるdocx to jpgの変換に手間を感じている方 RPAを活用して、PC上で行うファイル形式の変換といった定型作業を自動化したい方 細かなファイル変換作業をなくし、より付加価値の高いコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーに、docxからjpgへの変換、格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減します。 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したdocxファイルを取得します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたdocxファイルをjpgに変換する操作を行います。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のjpgファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能のアクション設定では、docxからjpgへの変換に利用するWebサイトや、実際のクリック操作などを任意でレコーディングし、設定することが可能です。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名を任意で指定できます。トリガーで取得した元のファイル名など動的な情報（変数）を埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
Microsoft SharePointにDOCファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保存したDOCファイルを、一つひとつ手作業でPDFに変換する業務に手間を感じていませんか。ファイルのダウンロード、変換、再アップロードといった一連の作業は、時間がかかるだけでなくミスの原因にもなり得ます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上で、DOCからPDFへの変換作業を手動で行っている方 定型業務の自動化に関心があり、本来の業務に集中したいと考えている方 RPAを活用して、ファイル形式の変換といった日々の業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointにDOCファイルが格納されると、PDFへの変換と再アップロードが自動で完結するため、手作業の時間を短縮できます。 手作業による変換漏れや、誤ったファイルのアップロードといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ、後続の処理が実行されるよう条件を指定します。 次に、条件に合致した場合、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換する操作を行います。 次に、データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」アクションで、変換後のファイル名などを取得します。 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。 分岐機能では、取得したファイル名などを利用して、後続のオペレーションをどのような条件で実行するかを自由にカスタマイズできます。 RPA機能では、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、ブラウザ上での具体的な操作内容を、ユーザーの環境に合わせて設定してください。 正規表現によるデータの抽出では、どの情報から、どのようなルールでテキストを抽出するかを任意で設定できます。 PDFファイルをアップロードするMicrosoft SharePointのアクションでは、アップロード先のフォルダIDやファイル名を、固定値や変数を用いて自由に設定できます。 ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法 」をご参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Microsoft TeamsでPDFを受信したら、RPAでDOCに変換しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsで受け取ったPDFファイルの処理、特にDOC形式への変換に手間を感じていませんか。手作業でのファイル変換やOCRツールを使ったテキスト抽出は、時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft TeamsでPDFファイルを受信するだけで、RPAがDOCファイルへの変換を行い、自動でMicrosoft SharePointに格納するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsで受信したPDFを手作業でDOCに変換し、手間を感じている方 PDFからDOCへの変換やOCR処理を自動化し、ノンコア業務を効率化したい方 Microsoft SharePointへのファイル格納を自動化し、業務の標準化を進めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
PDF受信からDOCへの変換、Microsoft SharePointへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。 手作業によるファイルの変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメッセージにPDFファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションで、添付されたPDFファイルをダウンロードします。 RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのファイル変換サービスなどを操作し、PDFをDOC形式に変換します。 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションで、変換されたDOCファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を監視するチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。 分岐機能では、メッセージに特定のキーワードが含まれているかなど、後続の処理に進む条件を自由にカスタマイズできます。 RPA機能では、PDFからDOCへの変換に利用するWebサイトのURLや、操作対象となるボタンの指定などを実際の業務環境に合わせて設定してください。 正規表現によるデータ抽出では、RPAの操作結果からどのようなパターンの文字列（変換後のファイル名など）を抽出するかを任意で設定できます。 Microsoft SharePointでのファイルのダウンロードやアップロード設定では、対象のサイトやフォルダ、ファイル名を固定値や変数を用いて任意に指定可能です。 ■注意事項
Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Outlookで受信した画像をRPAでPDFに変換して、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信した画像ファイルを、都度PDFに変換してMicrosoft SharePointへ手動で格納する作業に手間を感じていませんか。特に、日々多くの画像ファイルを扱う業務では、この繰り返し作業が負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された画像のPDF変換からMicrosoft SharePointへの格納までを自動化でき、こうしたファイル管理に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信した画像ファイルの管理に、手作業で時間をかけている方 RPAを活用して、画像からPDFへの変換といったブラウザ操作を自動化したい方 Microsoft SharePointへのファイル格納を効率化し、情報共有を円滑にしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信から格納までが自動化され、手作業でのファイル変換やアップロードに費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの変換ミスや、保存先のフォルダ間違い、格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードした画像をPDFに変換するブラウザ上の操作を記録します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定の場所に格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトやページ、具体的な操作内容を任意で設定してください。 Microsoft SharePointへファイルをアップロードする際に、アップロード先のサイトやフォルダを指定できます。また、ファイル名には固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得したデータなどを活用することも可能です。 ■注意事項
Outlook、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
まとめ
DOCXファイルからJPG画像への変換作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル形式の変換にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、急な資料作成依頼にも迅速に対応でき、より創造的なコア業務に集中できる時間と環境が生まれます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」 を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。こちら
