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「このWordファイル、画像にしてプレゼン資料に貼り付けたい…」
「Webサイトにアップするために、複数のDOCXファイルを一つずつJPGに変換するのが面倒…」
このように、DOCXファイルをJPG画像に変換する単純作業に、想定以上の時間と手間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のフォルダにDOCXファイルを保存するだけで、自動的にJPG画像へ変換され、指定の場所に格納される仕組み</span>があれば、ファイル形式の変換作業に追われることなく、資料作成やコンテンツ更新といった本来の業務に集中できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の定型業務を大きく効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DOCXファイルをJPG画像へ自動変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、DOCXファイルからJPG画像への変換を自動化する具体的なテンプレートを紹介します！
手作業による変換の手間や変換ミスをなくし、業務を効率化するヒントが見つかるはずなので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointなどのストレージサービスにDOCXファイルが追加されたことトリガーに自動でJPG画像へ変換し、指定のフォルダに格納する</span>ことが可能です。
チーム内でのファイル共有や管理プロセスをスムーズに自動化できそうです。
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookといったメールツールで特定のDOCXファイルを受信した際に、自動でJPG画像に変換して任意のストレージサービスに保存する</span>ことも可能です。
メールでのファイル授受が多い業務フローを効率化します。
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツール上でDOCXファイルが共有されたタイミングで、自動的にJPG画像へ変換し、メールで送信する</span>といった連携もできます。
コミュニケーションツールを起点としたファイル変換作業も簡単に行えます。
それではここから代表的な例として、Microsoft SharePointにDOCXファイルが追加された際に、RPA機能で自動的にJPG画像へ変換し、指定のフォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Chromeを使用するには、アカウントを準備してください。
※設定方法は、こちらをご参照ください。
Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chrome の拡張機能を追加後に、管理画面でシークレットモードの実行を許可しましょう。
はじめに、Microsoft SharePointをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft SharePoint」と入力し、検索結果からMicrosoft SharePointのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
マイアプリにMicrosoft SharePointが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Microsoft SharePointにdocxファイルが追加されたら、RPAでjpgに変換し格納する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するMicrosoft SharePointに、DOCXファイルを格納しておきましょう！
※後続のMicrosoft SharePointのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなDOCXファイルを格納してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
4.「サイトID」・「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
・ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
・その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
ファイルの容量制限について | Yoomヘルプセンター
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「サイトID」は、ステップ3と同じものを選択してください。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「アイテムID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
「ブラウザを操作する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
・ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね。
表示された工程は、DOCXファイルをWebサイトで、JPGファイルに変換する工程を辿っています。
各項目をクリックして表示されるポップアップ画面で設定できます。
まず、「1.URLにアクセス」をクリックして、任意のアクション名と変換サイトのURLを入力します。
入力したら、「保存する」をクリックします。
※変換サイトは、ご自身で使いやすいものを設定しましょう。また、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
次以降のアクションでは、変換サイトで変換するDOCXファイルをアップロードして、JPGファイルに変換されたファイルをダウンロードする手順になります。
2.ファイルをアップロード、ではアップロードするファイルを選択するので、下記のように添付ファイルをクリックしましょう。
ファイルを変換するためのWeb上の操作として、「3.クリック」というアクションを追加しています。
もし別のサイトを使用する際には、2以降のアクションを削除してから再設定が必要です。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、各項目が成功したら「保存する」をクリックしてください。
ブラウザを操作する：一度消してしまったシークレットウィンドウに再度戻って操作する方法
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「サイトID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
ステップ3で設定した場所を選択しても大丈夫です。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「格納先フォルダ名」に「格納先フォルダのアイテムID」を検索するためのフォルダ名を入力しましょう。
その後、「格納先フォルダのアイテムID」を候補から選択しましょう。
※候補に対象のファイルが表示されない場合は、格納先フォルダ名をファイル名の一部に変更してみましょう。
「ファイル名」は、格納する拡張子を含めたファイルの名前を、任意で設定しましょう。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、プルダウンから選択してください。
※以下画像のように、ファイルの添付方法とファイルは、取得した値を設定しましょう。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にMicrosoft SharePointに変換後のデータが格納されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Yoomでは、Microsoft SharePointとファイル変換を活用したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
例えば、受信した画像をRPAでPDFに変換してMicrosoft SharePointに格納したり、Microsoft TeamsでPDFを受信した際に、RPAでDOCに変換して自動的に格納することができます。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
DOCXファイルからJPG画像への変換作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル形式の変換にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、急な資料作成依頼にも迅速に対応でき、より創造的なコア業務に集中できる時間と環境が生まれます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしファイル変換の自動化や業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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