■概要
Outlookで受信した画像ファイルを、都度PDFに変換してMicrosoft SharePointへ手動で格納する作業に手間を感じていませんか。特に、日々多くの画像ファイルを扱う業務では、この繰り返し作業が負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された画像のPDF変換からMicrosoft SharePointへの格納までを自動化でき、こうしたファイル管理に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した画像ファイルの管理に、手作業で時間をかけている方
- RPAを活用して、画像からPDFへの変換といったブラウザ操作を自動化したい方
- Microsoft SharePointへのファイル格納を効率化し、情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信から格納までが自動化され、手作業でのファイル変換やアップロードに費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換ミスや、保存先のフォルダ間違い、格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードした画像をPDFに変換するブラウザ上の操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定の場所に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトやページ、具体的な操作内容を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointへファイルをアップロードする際に、アップロード先のサイトやフォルダを指定できます。また、ファイル名には固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得したデータなどを活用することも可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
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