Microsoft SharePointにDOCファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換する

■概要

Microsoft SharePointに保存したDOCファイルを、一つひとつ手作業でPDFに変換する業務に手間を感じていませんか。ファイルのダウンロード、変換、再アップロードといった一連の作業は、時間がかかるだけでなくミスの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、Microsoft SharePointへのファイル格納をきっかけに、RPAがDOCからPDFへの変換作業を自動で実行します。手作業による非効率な業務をなくし、ファイル管理を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePoint上で、DOCからPDFへの変換作業を手動で行っている方
• 定型業務の自動化に関心があり、本来の業務に集中したいと考えている方
• RPAを活用して、ファイル形式の変換といった日々の業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointにDOCファイルが格納されると、PDFへの変換と再アップロードが自動で完結するため、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業による変換漏れや、誤ったファイルのアップロードといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ、後続の処理が実行されるよう条件を指定します。
4. 次に、条件に合致した場合、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換する操作を行います。
6. 次に、データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」アクションで、変換後のファイル名などを取得します。
7. 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、取得したファイル名などを利用して、後続のオペレーションをどのような条件で実行するかを自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、ブラウザ上での具体的な操作内容を、ユーザーの環境に合わせて設定してください。
• 正規表現によるデータの抽出では、どの情報から、どのようなルールでテキストを抽出するかを任意で設定できます。
• PDFファイルをアップロードするMicrosoft SharePointのアクションでは、アップロード先のフォルダIDやファイル名を、固定値や変数を用いて自由に設定できます。

■注意事項

• Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。