Microsoft TeamsでPDFを受信したら、RPAでDOCに変換しMicrosoft SharePointに格納する

■概要

Microsoft Teamsで受け取ったPDFファイルの処理、特にDOC形式への変換に手間を感じていませんか。手作業でのファイル変換やOCRツールを使ったテキスト抽出は、時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft TeamsでPDFファイルを受信するだけで、RPAがDOCファイルへの変換を行い、自動でMicrosoft SharePointに格納するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受信したPDFを手作業でDOCに変換し、手間を感じている方
• PDFからDOCへの変換やOCR処理を自動化し、ノンコア業務を効率化したい方
• Microsoft SharePointへのファイル格納を自動化し、業務の標準化を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• PDF受信からDOCへの変換、Microsoft SharePointへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメッセージにPDFファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションで、添付されたPDFファイルをダウンロードします。
5. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのファイル変換サービスなどを操作し、PDFをDOC形式に変換します。
6. 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションで、変換されたDOCファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を監視するチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、メッセージに特定のキーワードが含まれているかなど、後続の処理に進む条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、PDFからDOCへの変換に利用するWebサイトのURLや、操作対象となるボタンの指定などを実際の業務環境に合わせて設定してください。
• 正規表現によるデータ抽出では、RPAの操作結果からどのようなパターンの文字列（変換後のファイル名など）を抽出するかを任意で設定できます。
• Microsoft SharePointでのファイルのダウンロードやアップロード設定では、対象のサイトやフォルダ、ファイル名を固定値や変数を用いて任意に指定可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。