Microsoft SharePointにdocxファイルが追加されたら、RPAでjpgに変換し格納する

■概要

報告書や申請書といったWordファイルを、画像ファイルとして共有・保管したい場面はありませんか。手作業で一つひとつdocx to jpgの変換を行うのは手間がかかり、ファイル数が多ければ業務を圧迫する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにdocxファイルを追加するだけで、RPAが自動でjpgファイルへ変換し、指定のフォルダに格納します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePoint上で、手作業によるdocx to jpgの変換に手間を感じている方
• RPAを活用して、PC上で行うファイル形式の変換といった定型作業を自動化したい方
• 細かなファイル変換作業をなくし、より付加価値の高いコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーに、docxからjpgへの変換、格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減します。
• 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したdocxファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたdocxファイルをjpgに変換する操作を行います。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のjpgファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能のアクション設定では、docxからjpgへの変換に利用するWebサイトや、実際のクリック操作などを任意でレコーディングし、設定することが可能です。
• Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名を任意で指定できます。トリガーで取得した元のファイル名など動的な情報（変数）を埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。