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「取引先から受け取ったPDFを、長期保存用にPDF/A形式に変換してストレージに保存する作業が面倒…
「手作業でのファイル変換やアップロードは、ファイル名の付け間違いや保存場所の間違いが起こりやすくて困る…」
このように、PDFファイルの形式変換や管理に関する手作業に、日々多くの時間を費やしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Slackやメールで受信したPDFファイルを自動で指定の形式に変換し、BoxやGoogle Driveなどのストレージサービスに自動で格納できる仕組み</span>があれば、これらの煩雑な作業から解放され、より重要なコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイルの形式を変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、PDFファイルの形式を変換し、ストレージサービスなどへ自動で連携する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
この自動化により、手作業によるファイル管理の手間とミスをなくし、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールで受信したPDFファイルを、自動でPDF/Aなどの指定形式に変換してBoxといったストレージサービスに格納できる</span>ので、チャットでのファイル共有後の手作業がなくなり、重要なファイルの管理が格段に楽になります！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールに添付されたPDFファイルを、自動で指定の形式に変換してGoogle Driveなどのストレージサービスに保存できます。</span>
これにより、メールの添付ファイルを探したり、変換し忘れたりする手間がなくなり、スムーズなファイル管理が可能です。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで送信されたPDFファイルを、自動で指定の形式に変換しDropboxなどのストレージサービスにアップロードできる</span>ので、申請書や応募書類といったファイルの受付から保管までを完全に自動化し、担当者の負担を大幅に削減します。
それではここから代表的な例として、Slackの特定チャンネルにPDFファイルが投稿されたら、RPAでPDF/A形式に変換し、Boxの指定フォルダに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それぞれのアプリをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう！
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
YoomにログインしたあとYoomページ画面左側の「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓にSlackと入力し、検索結果からSlackを選択します。
投稿先を選択して、「許可する」をクリックしてください。
これで、Slackのマイアプリ連携は完了です！
先ほどと同様に「新規接続」をクリックしたあと、検索窓にBoxと入力し、検索結果からBoxを選択します。
以下の画面に遷移したら、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックします。
続いて、Yoomへのアクセス権限の許可画面が表示されます。
アクセス権限の内容を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
以上で、Boxのマイアプリ連携が完了です！
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていれば、OKです。次に進みましょう！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。
次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です。
これから「SlackからPDFファイルが送信されたら、RPAでPDF/A形式に変換しBoxに格納する」フローを設定していきます！
まずは、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」をクリックしてください。
以下の内容を確認したら、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、「トリガーの起動間隔」と「チャンネルID」を入力します。
テストをする前に、PDFファイルを添付したメッセージをSlackにテスト投稿します。
今回は、こちらのメッセージを投稿しました。以下のメッセージを受信した想定で進めていきます！
Yoomの画面に戻り、「テスト」を押してください。
テストに成功すると、Slackから取得した内容が取得した値(アウトプット)に表示されます。
問題がなければ、「保存」をクリックしましょう。以上で、トリガー設定が完了しました！
続いて、SlackにPDFファイルが投稿された際に繰り返し情報を取得する設定を行います。
「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
次の画面で、分岐の条件を指定していきます！
まずは、「タイトル」を必要に応じて修正します。
「分岐対象の取得した値」の「オペレーション」は、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」を選択してください。
「取得した値」は「ファイル名」を選択しましょう！
続いて、「分岐条件」を確認します。
分岐条件は、ファイル名に「.pdf」というワードを含む場合に分岐をするように設定されています。
※条件に指定する情報は、運用に合わせて任意に入力・設定してください。
以上で、コマンドアペレーションの設定が完了です。「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう！
赤枠部分をクリックしましょう！
ここでは、投稿されたファイルをダウンロードする設定を行います。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「ファイルのダウンロードリンク」を設定します。
入力欄をクリックすると、先ほど取得したSlackのアウトプットが表示されます！
「ダウンロードリンク」を選択してください。
「テスト」をクリックします。
テスト完了後、以下の画面が表示されます。
「ダウンロード」をクリックすると、ダウンロードしたPDFファイルを確認できます。
最後に、「保存する」をクリックしてください。次のステップに進みましょう！
以下の赤枠をクリックしましょう！
ブラウザを操作するオペレーション設定では事前準備が必要です。
まずは、こちらから「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
その後、右上の設定から「拡張機能を管理」をクリックし、シークレットモードの設定を行います。
表示された画面で「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックしてください。
「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしましょう！
続いて、Yoomの画面に戻り、ブラウザ操作の詳細を設定します。
こちらのヘルプページを確認し、ひとつずつ設定を行ってください。なお、「タイトル」は必要に応じて変更してくださいね。
「1.URLにアクセス」では対象のURLを入力して「保存する」をクリックします。
これにより、Yoomが自動でブラウザを開いて指定したWebページにアクセスします。
※下図は操作例として「https://www.freepdfconvert.com/」を使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
他の工程もクリックして保存をしてください！
「テスト」をクリックしましょう！
「テスト成功」と表示され、その下に「アウトプット」が表示されます。
アウトプットはこの後の設定で活用するので、間違いがないか確認してください。
※「ファイル」にカーソルを合わせると、ダウンロードが可能です。
確認できたら、「保存する」をクリックしましょう。以上で、ブラウザを操作する設定が完了です！
いよいよ最後の設定です！ここでは、PDF/A形式に変換したファイルをBoxに格納する設定を行います。
赤枠部分をクリックしてください。
以下の内容を確認後、「次へ」をクリックしてください。
次の画面で、「ファイル名」を任意で設定します。
手動で設定する場合は、必ず「.pdf」のように拡張子を含めるようにしましょう。
続いて、以下の項目を確認してください。
「テスト」をクリックしします。
Boxのフォルダを開いて、実際にファイルがアップロードされているか確認してみましょう。
無事にアップロードされましたね！
最後に、Yoomの画面で「保存する」を押してください。
以上で、「SlackからPDFファイルが送信されたら、RPAでPDF/A形式に変換しBoxに格納する」フローの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもSlackを活用した様々な自動化を実現できます。
例えば、Googleフォームと連携することで、送信された英語の契約書を日本語のPDFに変換してSlackに通知できます。
これにより、手動での変換や通知作業が削減されるため、人為的ミスの削減や業務の効率化を図りたいときにおすすめの自動化です。
PDFファイルの形式変換とストレージへの格納を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた変換・保存作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、ファイル管理の正確性が向上し、担当者はより付加価値の高い本来の業務に時間を割けるようになるため、チーム全体の業務効率が向上するかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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