■概要

契約書や請求書などのPDFファイルを、長期保存に適したPDF/A形式に変換する作業は、専用のコンバーターツールを探して手動で行うなど、手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、SlackにPDFファイルが投稿されるだけで、自動でPDF/A形式へ変換し、Boxへ格納できます。手作業による変換や保存の手間をなくし、ファイル管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで受け取ったPDFのファイル形式を手作業で変換している方
• PDF/A converterツールなどを使い、ファイルの長期保存対応に時間をかけている方
• Boxでのファイル管理を徹底し、文書の格納漏れやミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへのファイル投稿を起点に、PDF/Aへの変換からBoxへの格納までが自動化され、手作業の時間を削減できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換漏れや保存先の間違いといった人的ミスを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、投稿されたファイルがPDFの場合のみ、後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、PDFファイルを取得します
5. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのPDF/A変換サービスなどを操作し、ファイルを変換します
6. 次に、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」で、保存しやすいようにファイル名を整形します
7. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定で、監視対象とするチャンネルを任意で設定してください
• 分岐機能では、ファイルの種類やファイル名に含まれる特定の文字列など、後続の処理を動かす条件を自由にカスタマイズできます
• RPA機能では、PDF/A変換に使用するWebサイトのURLや、ブラウザ上でのクリックや入力といった具体的な操作内容を任意に設定可能です
• データ変換機能では、正規表現を用いてファイル名を変更する際のルールを自由に設定できます
• Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を、固定値または前のステップで取得した情報を利用して設定可能です

■注意事項

• Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。