GoogleフォームからPDFファイルが送信されたら、RPAでPDF/A形式に変換しDropboxに格納する

■概要

契約書や請求書など、長期保存が求められるPDFファイルを扱う際に、手作業でPDF/A形式へ変換する作業は手間がかかるものです。また、Web上の拡張子変換サービスを利用することに、セキュリティ面の不安を感じるケースもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにPDFが送信されるだけでRPAがPDF/A形式へ自動変換し、指定のDropboxへ格納するため、ファイル変換に関わる一連の定型業務を自動化し、課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定常的なPDF/A変換作業を自動化できる仕組みを探している方
• Googleフォームで受け取ったPDFを手作業でPDF/Aに変換し、ファイル管理をしている方
• 電子帳簿保存法への対応などで、書類のPDF/A化業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル提出を起点に、PDF/Aへの変換から格納までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での変換やファイル移動がなくなることで、変換忘れや格納ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームの回答に含まれるPDFファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、任意のオンラインPDF/A変換サービスを操作してファイルを変換します。
5. 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、RPAの操作画面から変換後のファイル名などを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換・抽出した情報を元にファイルを指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、この自動化を発動させたい任意のフォームIDを設定してください。
• RPA機能では、操作したいページや取得したいテキストなどをカスタマイズでき、前段で取得した情報を変数として登録することも可能です。
• AI機能によるテキスト抽出では、抽出対象に前段で取得した情報を変数として利用でき、抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。
• Dropboxへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダパスやファイル名などを、固定値や前段で取得した情報を変数として任意に設定可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924