■概要
HTMLファイルを手作業でPDFに変換し、関係者にメールで送るといった定型業務に時間を取られていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、変換ミスや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、DiscordにHTML fileが投稿されるだけで、CloudConvertが自動でPDFに変換し、指定の宛先へメールを送信するため、こうした課題を解決し、手作業によるファイル変換業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HTML fileをPDFに変換し、定期的に取引先や社内に共有している方
- Discordをメインのコミュニケーションツールとして利用しており、ファイル共有後の業務を自動化したい方
- 手作業によるファイル変換やメールの宛先間違いといったヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへのファイル投稿を起点に、HTML fileからPDFへの変換、メール送付までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- ファイル変換やメールの宛先設定などを自動化することで、手作業による変換ミスや添付ファイルの指定間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordとCloudConvertをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のHTMLファイルが投稿されるチャンネルを指定します。
- オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 続けて、CloudConvertの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたHTMLファイルを指定します。
- CloudConvertの「ファイルを変換」アクションで、PDF形式への変換を設定します。
- CloudConvertの「ファイルのエクスポートタスクを実行」「ファイルのダウンロードURLを取得」「ファイルをダウンロード」を順に設定し、変換後のPDFファイルを取得します。
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションで、取得したPDFファイルを添付し、指定の宛先に送付するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- CloudConvertでのファイル変換を設定する際に、出力するPDFのファイル名などの項目に固定のテキストを入力したり、トリガーで取得したファイル名などの情報を変数として設定することが可能です。
- メール機能では、To、Cc、Bccといった送信先を任意で設定できるだけでなく、件名や本文に固定のテキストを入れたり、前段のステップで取得した情報を変数として埋め込むなどの柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
- Discord、CloudConvertのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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