■概要
チームで共有されたPDFファイルの内容を確認・編集するために、手作業でGoogle ドキュメントに変換していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、変換漏れや共有ミスに繋がる可能性もあります。
このワークフローは、Slackの特定チャンネルにPDFファイルが投稿されると、自動でGoogle ドキュメントに変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存します。手作業による変換プロセスをなくし、ファイル共有と管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで共有されたPDFを手作業でGoogle ドキュメントに変換している方
- 複数メンバー間でPDFファイルを確認・編集する機会が多く、管理に手間を感じている方
- PDFからGoogleドキュメントへの変換作業を自動化し、チームの業務効率を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SlackへのPDF投稿を起点に変換から保存までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたファイル操作の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換忘れや、Google Driveの保存先を間違えるといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
- 次に、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、保存ファイル名に用いる情報を整えます。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
- 最後に、Google Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定し、アップロードしたPDFを変換します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、どのチャンネルに投稿されたファイルを検知対象とするか、任意のチャンネルIDを設定してください。
- Google Driveの各オペレーションでは、PDFファイルのアップロード先や、Google ドキュメントに変換したファイルの保存先フォルダおよびファイル名を任意に設定できます。
■注意事項
- Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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