Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する

※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。

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■概要

Slackでやりとりされる請求書や契約書などの書類管理に、手間を感じていませんか。チャンネルに投稿されたファイルを一つひとつダウンロードし、内容を確認して手動でリネームし、Microsoft SharePointへ格納する作業は、時間もかかり見落としのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Slackへのファイル投稿をきっかけにAIが書類の内容を自動で読み取り、その情報をもとにファイル名を更新してMicrosoft SharePointへ格納するため、一連の作業を自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで受領する請求書などの書類管理を効率化したいと考えている経理担当者の方
• SlackとMicrosoft SharePoint間での手作業によるファイル転記に課題を感じている方
• 書類のファイル名を手動で変更しており、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへのファイル投稿からSharePointへの格納までが自動化され、手作業での確認やリネーム、アップロードにかかっていた時間を短縮できます。
• AI-OCRによる自動読み取りとファイル名更新により、手作業での転記ミスやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、監視したいチャンネルを指定します。
3. 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、OCRで読み取った情報でファイル名を変更して指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のOCR設定では、請求書番号や取引先名など、読み取りたい項目を任意で設定し、抽出する情報の精度を高めることが可能です。
• Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、ファイル名にOCR機能で読み取った請求書番号や日付といった値を動的に埋め込むことができます。

■注意事項

• SlackとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。