GmailからPDFファイルが送信されたら、RPAでPDF/A形式に変換しGoogle Driveに格納する

■概要

メールで受け取ったPDFファイルを、長期保存に適したPDF/A形式に変換する作業に手間を感じていませんか。都度オンラインの変換ツールを探して手作業で変換するのは非効率であり、他の業務を圧迫する原因にもなります。このワークフローは、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、RPA機能がPDF/A形式へ自動で変換し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納する一連の流れを実現するため、文書管理業務を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信する請求書などのPDFを、手作業でPDF/Aに変換している方
• PDF/Aへの変換にオンラインツールを利用しており、定型作業を自動化したい方
• GmailとGoogle Driveを使い、文書の受付から保管までを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信からPDF/Aへの変換、Google Driveへの保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による変換漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、文書管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、メールにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 次に、オペレーションのRPA機能で、オンラインのPDF変換サイトなどを操作し、トリガーで受信したメールの添付PDFをPDF/A形式に変換します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、「請求書」や特定の取引先名など、対象メールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれる場合のみ処理を実行するなど、前段のGmailトリガーで取得した情報をもとに後続処理の実行条件を自由に設定できます。
• RPA機能の設定では、実際に操作するWebサイトのURLやクリックするボタン、入力する項目などを、利用するpdf a converterツールに合わせて設定してください。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を、送信元メールアドレスや受信日時といった情報を用いて動的に設定することが可能です。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。