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「このPDFファイル、BMP画像にしないといけないのか…」
「毎日何件も発生するファイル変換、地味に時間がかかって面倒だな…」
このように、PDFファイルをBMP画像形式に変換する単純作業に、手間や時間を取られていませんか？
変換ソフトを立ち上げ、ファイルを選択し、保存形式を指定して保存するという一連の操作は、数が少ないうちは気にならなくても、積み重なると大きな負担になりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">メールでPDFファイルを受信したり、特定のフォルダにPDFがアップロードされたりしたタイミングをきっかけに、自動でBMP画像へ変換し、指定の場所に保存してくれる仕組み</span>があれば、これらの定型作業から解放され、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイルをBMP画像形式に変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールをきっかけに、PDFからBMPへのファイル変換を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
様々な業務の起点に合わせて自動化の仕組みを構築できるので、ご自身の業務に合ったものを探してみてください。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GmailなどのメールツールでPDFファイルを受信したことをきっかけに、自動でBMP画像への変換を実行できます。</span>メールの添付ファイルを確認して手動で変換する手間を丸ごとなくし、業務をスムーズに進めることができます。
<span class="mark-yellow">Yoomの入力フォームなどでPDFファイルが送信されたタイミングをトリガーとして、BMP画像への変換を自動で行うこともできる</span>ため、ファイル提出後の定型的な変換作業を意識することなく完了させられます。
<span class="mark-yellow">DropboxなどのオンラインストレージにPDFファイルがアップロードされた際に、自動でBMP画像に変換して同じストレージ内に保存する</span>ことで、ファイルのバックアップや形式統一のプロセスを完全に自動化できます。
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件のメールに含まれるPDFファイルを受信したら、RPAでBMPファイルに変換し、Google Driveの指定フォルダに自動でアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントを持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
今回のフローでは「ブラウザを操作する」オペレーションの設定が必要となります。
設定の際に必要な拡張機能があるので、事前に準備しておきましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
こちらからChrome拡張機能に「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chrome の拡張機能を追加後、上部URL欄の右から、「拡張機能を管理」を選択し、管理画面にお進みください。
下記赤枠の、「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしてください。
拡張機能追加が完了したら、いよいよYoomの操作をしていきます！
今回のフローで利用するアプリをマイアプリに登録していきます。
Yoomにログインしたら、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。
マイアプリ一覧で、Gmailを選択します。
検索窓を使うとすぐに見つけられます！
「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携するアカウントを選択します。
「次へ」をクリックしてください。
「続行」を選択しましょう。
これでGmailのマイアプリ登録ができました。
同様にYoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果の中から、Google Driveをクリックします。
下の画像が出てきたら、「Sign in with Google」をクリックします。
アカウントの選択画面から、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
「次へ」をクリックします。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
下記テンプレートページを開き、「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
それでは各フローの設定をしていきます。
まずは下記「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
ご自身のアカウントが連携されているのを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定をしていきます。
「トリガーの起動間隔」はプルダウンから任意の間隔を選択します。
起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
特にこだわりがなければ、ご利用プランの最短時間を選択しましょう。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
「ラベル」は実際にご自身で利用しているものを設定できます。
入力欄をクリックするとプルダウンから選択できます。
PDFファイルが添付されたメールに付与しているラベルをご設定ください。
下記のように設定したら「テスト」をクリックします。
※設定したラベルを付与した受信メールがない場合は、テスト実施前に、PDFファイルが添付された任意のメールにラベルを付与しておきましょう。
テストが成功し、添付ファイルを取得できていたら、「保存する」をクリックして次に進みます。
続いてファイルを変換するための操作を設定していきます。
下記「ブラウザを操作する」をクリックしてください。
ブラウザ操作の詳細設定をしていきます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法について、設定手順に困ったときはこちらをチェックしてください。
今回は操作例としてConvertioを使用していますが、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使いましょう。
まずは下図のURLの記載されたブロックをクリックします。
ポップアップが表示されます。
「アクション名」と「対象のURL」は任意で入力してカスタマイズ可能です。
今回は上述の通り、ConvertioのURLを設定しています。
以降のフローは予め設定されているので、そのままテストをクリックしましょう。
テストが成功すると、メールに添付されていたPDFファイルがbmp形式に変換され、確認することができます。
確認したら「保存する」をクリックして次に進みます。
Google Driveへのファイルのアップロード設定をしていきます。
下記「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
ご自身のアカウントが連携されているのを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定をしていきます。
「格納先のフォルダID」は任意のフォルダをご設定ください。
入力欄をクリックするとプルダウンから選択できます。
「ファイル名」はテキストと値の組み合わせ等、任意に設定できます。
例えば以下のように、ファイル名の直前にテキストを加えることも可能です。
「ファイルの添付方法」「ファイル」はそのままで大丈夫です。
下記のように入力が完了したら「テスト」をクリックします。
成功するとGoogle Driveにファイルがアップロードされます。
Google Driveに指定した内容のファイルが保存されているか確認してみましょう！
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回ご紹介した連携以外でも、GitHubやSPIRALのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、<span class="mark-yellow">メールで受信したPDFやJPG形式の資料からテキストを抽出し、その内容を自動でメール送信する</span>ことができます。
これにより、手動でのデータ入力作業を省略し、迅速な情報管理と共有が実現できます。
PDFからBMPへのファイル変換を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた単純な変換作業にかかる時間をなくし、変換ミスや保存忘れといったヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は日々の細かなタスクに煩わされることなく、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Yoomはどのようなセキュリティ対策を講じていますか？
A：Yoomでは、セキュリティ対策として「2要素認証」「SAML認証（SSO）」「IPアドレス制限」「2要素認証の必須化」などの機能を提供しています。
2要素認証はすべてのプランで利用できますが、SAML認証と2要素認証の必須化は Pro／サクセスプラン、IPアドレス制限は Pro／チーム／サクセスプランで利用可能です。
いずれもYoomワークスペースの設定画面から簡単に有効化でき、チーム全体の安全性を高めることができます。
詳細については、以下のヘルプページをご参照ください。
タスク実行数の上限設定や各セキュリティなど、Yoomを安心してお使いいただくための機能について
Q：ファイル変換に失敗した場合はどうなりますか？
A：ファイル変換に失敗した場合は、フローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレス宛にエラー発生をお知らせします。
エラー内容を確認のうえ、トリガーやオペレーションを修正いただき、必要に応じてフローボットを再度起動ください。
各エラーの対応方法はこちらをご参照ください。
エラー停止したフローの修正等についてはこちらをご参照ください。
Q：BMP以外の画像形式（JPEGやPNGなど）にも変換できますか？
A：はい、他にも様々な画像形式に変換することができます。
例えば「Google DriveにPDFファイルが追加されたら、RPAでJPEG形式に変換し格納する」というテンプレートを使えば、PDFファイルをJPEG形式に変換可能です。
下記より簡単にダウンロードできるので、ぜひ試してみてくださいね。
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