フォームでPDFファイルが送信されたら、RPAでBMPファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

PDFファイルをBMP形式に変換する際、変換ツールを立ち上げて手作業でファイルをアップロードし、保存するプロセスに手間を感じていませんか。特に、この作業が定期的に発生する場合、見過ごせない時間的コストになっていることもあります。
このワークフローは、フォームにPDFファイルをアップロードするだけで、RPAが自動でpdf to bmpの変換処理を実行し、指定したOneDriveのフォルダへファイルを保存します。これにより、ファイル形式の変換と保存に関わる一連の作業を自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的なファイル形式の変換作業に時間を取られている方
• OneDriveで画像ファイルを管理しており、アップロード作業の自動化を検討している方
• 複数のメンバーから受領するPDFファイルを、特定の画像形式に統一したいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に、PDFからBMPへの変換とOneDriveへの保存が自動で完結するため、手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手動での変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイルアップロードフォーム」を作成します。このフォームがPDFファイルの受付窓口となります。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サービスなどを使用してPDFをBMPに変換する操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたBMPファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや説明文、質問項目は、実際の業務内容に合わせて任意で編集することが可能です。
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先として任意のドライブIDや格納したいフォルダのアイテムIDを設定してください。

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691