Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知する
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
kintone
と
Gmail
と
Google Chat
を自動連携できます。
■概要
Gmailで受信した契約書などのPDFファイルの内容を、都度kintoneへ手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、kintoneへレコードを追加できます。契約書管理のプロセスを自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する契約書をkintoneで管理しており、入力作業を自動化したい方
- 手作業によるデータ転記での入力漏れやミスをなくし、業務品質を向上させたい方
- OCR機能を活用して、PDFなどの書類からのデータ抽出プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの契約書受信からkintoneへの情報登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによる自動読み取りとデータ転記により、手入力による記載間違いや転記漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、kintone、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信したメールの添付ファイルを対象にします。
- その後、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」を設定し、OCRで抽出したテキスト情報を任意のフィールドに追加します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」を設定し、kintoneへの追加が完了した旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーで設定するラベルは、自動化の対象としたいメールを判別するために任意で設定してください。
- kintoneへレコードを追加するオペレーションでは、OCRで読み取ったどの情報を、kintoneアプリのどのフィールドに登録するかを任意にマッピングしてください。
- Google Chatへメッセージを送信するオペレーションでは、通知先のスペースやメンション先、メッセージ本文を業務に合わせて自由に設定できます。
■注意事項
- Gmail、kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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