■概要
日々の業務で受け取るPDFファイルを、その都度BMP形式に変換する作業に手間を感じていませんか。特にメールで受信するたびに手作業で変換・保存を行うのは、時間もかかり他の業務を圧迫する一因になりがちです。このワークフローは、Gmailで特定のPDFファイルを受信すると、自動で変換を行い、Google Driveへ保存します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務効率の改善に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受け取ったPDFをBMPに変換する手作業に、時間や手間を感じている方
- GmailとGoogle Driveを主に利用しており、変換プロセスを効率化したい方
- ファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、本来の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をトリガーに、変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業の時間を削減します。
- 手作業によるファイルの変換ミスや保存漏れ、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを利用してPDFをBMPファイルに変換する一連の操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたBMPファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、変換後のBMPファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691