JPG形式やPDF形式の資料を、AIでテキストを抽出し内容をメールで送付する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Gmail

を自動連携できます。

■概要

JPGやPDF形式の資料がメールで届くたびに、その内容を手作業でコピーして関係者に共有していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定のメールで受信したJPGやPDF形式のファイルからAI-OCRが自動でテキストを抽出し、その内容をGmailで即座に送付することが可能になり、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

JPGやPDF形式の書類を頻繁に受け取り、内容の転記作業に手間を感じている方
メールで届いた添付ファイルの内容を、手作業でコピーして別の業務に移している方
書類のテキスト化を手作業で行っており、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

メール受信をきっかけにテキスト抽出からメール送付までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
手作業でのコピー＆ペーストが不要になるため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの添付ファイルを対象とします。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストを本文に含めて指定の宛先に送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

トリガーとなるメール機能では、特定の件名や送信元アドレス、添付ファイルの有無など、フローを起動させたい条件を任意で設定してください。
OCR機能では、画像やPDFファイル内の全てのテキストを抽出するだけでなく、読み取りたい特定の項目を指定することも可能です。
Gmailでメールを送付するアクションでは、送付先のメールアドレスを任意で設定できます。また、本文には固定のテキストに加え、OCR機能で抽出したテキストを変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項