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「PDFで受け取った資料の内容を編集したい。でも、テキストをコピー＆ペーストするのが面倒…」
「チームで共同編集するために、PDFをGoogleドキュメントに変換する作業に毎回時間を取られている…」
このように、PDFファイルの取り扱いで、非効率な手作業に悩まされていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールやフォームで受け取ったPDFファイルや、特定のフォルダに保存されたPDFファイルを、自動でGoogleドキュメントに変換して保存できる仕組み</span>があれば、こうした作業の手間から解放され、本来時間をかけるべき業務にすぐに取り掛かれます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も不要なので、ぜひこの機会に導入して日々の業務を効率化しましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイルをGoogleドキュメント形式に変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここからは、様々なツールを起点として、PDFファイルをGoogleドキュメントに自動変換する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。
自動化により、手作業での変換がなくなり、ドキュメントの共有や共同編集がよりスムーズになります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどを通じてファイルが添付・送信された際に、そのPDFファイルを自動でGoogleドキュメントに変換し、指定のフォルダに保存できます。</span>
アンケート回答や申込書などのPDFを、自動で編集可能な形式に整えることが可能です。
<span class="mark-yellow">Outlookなどで特定の条件に合致するメールを受信した際、添付されているPDFファイルを自動で読み取り、Googleドキュメントに変換する</span>ことも可能です。
取引先から送られてくる請求書や報告書などを、手間なく編集・管理できます。
<span class="mark-yellow">Boxなどのストレージサービスに新しいPDFファイルがアップロードされたことをトリガーにして、そのファイルをGoogleドキュメントに自動変換できます。</span>
これにより、チーム内でのドキュメント共有や管理体制をより一層強化し、共同作業の効率を上げられます。
それではここから代表的な例として、GoogleフォームでPDFファイルが送信されたら、そのファイルを自動でGoogleドキュメントに変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Googleフォームを検索しましょう。
Googleフォームを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。
次に、アカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
次は、Google Driveとの連携です。Googleフォームと同様、左上のマイアプリを選択後、「+新規接続」をクリックし、Google Driveを検索・選択してください。
Google Driveを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。
次に、アカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
タイトル：任意設定
トリガーアクション：「フォームに回答が送信されたら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
以下の画像を参考に、「トリガーの起動間隔」「フォームID」を設定します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
テストが成功すると、以下のように「取得した値（アウトプット）」が表示されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックしましょう。
※回答項目の値を取得するには、Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法をご覧ください。
二つ目のオペレーションにある、「正規表現によるデータの置換」をクリックしてください。
続いて、操作条件の設定に進みます。
タイトル：任意設定
変換タイプ：「正規表現によるデータの置換」を選択
以下の画像を参考に、「置換対象」「置換箇所を正規表現で指定」を設定します。
「テスト」をクリック後、テストが成功すると以下のように「取得した値」が表示されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックしましょう。
三つ目のオペレーションにある、「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
タイトル：任意設定
アクション：「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」を選択
次に、API接続設定です。
以下の画像を参考に、「ファイルID」「ファイル名」を設定し、「フォルダID」は候補から指定しましょう。
テストを実行し、Google Driveにファイルがアップロードされていれば、設定完了です。
Google Driveを確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもGoogle Driveを活用した様々な自動化を実現できます。
例えば、Google Chatなどのチャットツールと連携することで、ファイルが保存されたことを自動通知できます。
手動での通知作業が削減されるため、人為的ミスの削減や業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
PDFからGoogleドキュメントへの変換作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで行っていた一連の手作業をまるごと削減し、コピー＆ペースト時に発生しがちなヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
受け取った情報をすぐに編集・加工できる状態になるため、チーム内での共同作業やレビューがスムーズになり、より創造的で重要な業務に集中できる時間が増えるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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