GoogleフォームでPDFが送信されたら、Googleドキュメントに変換して保存する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったPDFファイルの内容を確認したり編集したりする際、手作業でGoogleドキュメントに変換するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFファイルを自動でGoogleドキュメントへ変換し、指定したGoogle Driveのフォルダに保存します。こうしたPDFのGoogleドキュメント変換作業を自動化することで、ファイル管理の手間を省き、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったPDFを手作業でGoogleドキュメントに変換している方 PDFのGoogleドキュメント変換プロセスを自動化し、ファイル管理を効率化したいと考えている方 Google Drive上でのファイル共有や共同編集を、より円滑に進めたいチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの送信をきっかけに、PDFからGoogleドキュメントへの変換と保存が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、後続の処理で利用するファイル情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定し、ファイルを変換して保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定できます。また、添付ファイルのIDや名前だけでなく、フォームの回答情報も取得し、後続のオペレーションで活用することが可能です。 Google Driveのオペレーション設定では、Googleドキュメントへ変換したファイルの保存先フォルダやファイル名を、それぞれ任意で指定できます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。
「PDFで受け取った資料の内容を編集したい。でも、テキストをコピー＆ペーストするのが面倒…」
もし、メールやフォームで受け取ったPDFファイルや、特定のフォルダに保存されたPDFファイルを、自動でGoogleドキュメントに変換して保存できる仕組み
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も不要なので、ぜひこの機会に導入して日々の業務を効率化しましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFファイルをGoogleドキュメント形式に変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GoogleフォームでPDFが送信されたら、Googleドキュメントに変換して保存する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったPDFファイルの内容を確認したり編集したりする際、手作業でGoogleドキュメントに変換するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFファイルを自動でGoogleドキュメントへ変換し、指定したGoogle Driveのフォルダに保存します。こうしたPDFのGoogleドキュメント変換作業を自動化することで、ファイル管理の手間を省き、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったPDFを手作業でGoogleドキュメントに変換している方 PDFのGoogleドキュメント変換プロセスを自動化し、ファイル管理を効率化したいと考えている方 Google Drive上でのファイル共有や共同編集を、より円滑に進めたいチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの送信をきっかけに、PDFからGoogleドキュメントへの変換と保存が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、後続の処理で利用するファイル情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定し、ファイルを変換して保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定できます。また、添付ファイルのIDや名前だけでなく、フォームの回答情報も取得し、後続のオペレーションで活用することが可能です。 Google Driveのオペレーション設定では、Googleドキュメントへ変換したファイルの保存先フォルダやファイル名を、それぞれ任意で指定できます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。
PDFをGoogleドキュメントへ自動変換するテンプレート
ここからは、様々なツールを起点として、PDFファイルをGoogleドキュメントに自動変換する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。
自動化により、手作業での変換がなくなり、ドキュメントの共有や共同編集がよりスムーズになります。
フォームで受信したPDFをGoogleドキュメントに変換する
Googleフォームなどを通じてファイルが添付・送信された際に、そのPDFファイルを自動でGoogleドキュメントに変換し、指定のフォルダに保存できます。
アンケート回答や申込書などのPDFを、自動で編集可能な形式に整えることが可能です。
GoogleフォームでPDFが送信されたら、Googleドキュメントに変換して保存する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったPDFファイルの内容を確認したり編集したりする際、手作業でGoogleドキュメントに変換するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFファイルを自動でGoogleドキュメントへ変換し、指定したGoogle Driveのフォルダに保存します。こうしたPDFのGoogleドキュメント変換作業を自動化することで、ファイル管理の手間を省き、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったPDFを手作業でGoogleドキュメントに変換している方 PDFのGoogleドキュメント変換プロセスを自動化し、ファイル管理を効率化したいと考えている方 Google Drive上でのファイル共有や共同編集を、より円滑に進めたいチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの送信をきっかけに、PDFからGoogleドキュメントへの変換と保存が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、後続の処理で利用するファイル情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定し、ファイルを変換して保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定できます。また、添付ファイルのIDや名前だけでなく、フォームの回答情報も取得し、後続のオペレーションで活用することが可能です。 Google Driveのオペレーション設定では、Googleドキュメントへ変換したファイルの保存先フォルダやファイル名を、それぞれ任意で指定できます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。
受信メールの添付PDFをGoogleドキュメントに変換する
Outlookなどで特定の条件に合致するメールを受信した際、添付されているPDFファイルを自動で読み取り、Googleドキュメントに変換する ことも可能です。
取引先から送られてくる請求書や報告書などを、手間なく編集・管理できます。
OutlookでPDFを受信したら、Googleドキュメントに変換して保存する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や申込書、契約書などのPDFファイルを、手動でGoogle Driveに保存し、内容を確認するために都度ファイルを開く作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取るPDFの管理や共有に手間を感じている総務や経理部門の担当者の方 受信したPDFをGoogle ドキュメントに変換し、チームで内容を確認、編集している方 PDFからGoogleドキュメントへの変換作業など、メールを起点とした定型業務を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信をトリガーに、添付PDFの保存からGoogleドキュメントへの変換までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます 手動でのファイル保存や変換作業が不要になることで、保存先の指定ミスや変換漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したい件名のキーワードなどを指定します 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルを取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します 続いて、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、保存ファイル名に用いる情報を整えることも可能です 次に、ダウンロードしたPDFファイルをGoogle Driveにアップロードするアクションを設定します 最後に、Google Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定し、保存先などを指定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、メールを検知するフォルダのIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定できます Google Driveのオペレーション設定では、PDFファイルをアップロードする際、またGoogleドキュメントへ変換する際のいずれの工程でも、任意の保存先フォルダとファイル名を指定することが可能です ■注意事項
Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ストレージサービス上のPDFをGoogleドキュメントに変換する
Boxなどのストレージサービスに新しいPDFファイルがアップロードされたことをトリガーにして、そのファイルをGoogleドキュメントに自動変換できます。
これにより、チーム内でのドキュメント共有や管理体制をより一層強化し、共同作業の効率を上げられます。
BoxにPDFがアップロードされたら、Googleドキュメントに変換して保存する
試してみる
■概要
BoxにアップロードされたPDFファイルの内容を確認、編集するために、都度ダウンロードしてから手作業でGoogleドキュメントへ変換していませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとGoogle Driveを併用しており、PDFファイルの変換作業に手間を感じている方 契約書や請求書などを扱う業務で、PDFのGoogleドキュメントへの変換作業を効率化したい方 チームで利用するドキュメントの作成フローを標準化し、属人化を防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、PDFからGoogleドキュメントへの変換と保存が自動で完了するため、手作業にかかっていた時間を削減できます。 ファイルのダウンロードやアップロード、変換といった手作業が不要になるため、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたPDFファイルを取得します。 次に、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、Googleドキュメントとして保存する際のファイル名を整えます。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFを一度アップロードします。 最後に、Google Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定し、アップロードしたファイルをGoogleドキュメント形式で保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを任意で設定することが可能です。 Google Driveの各オペレーションでは、PDFをアップロードする際とGoogleドキュメントへ変換する際のそれぞれで、保存先のフォルダとファイル名を任意で設定できます。 ■注意事項
Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
GoogleフォームのPDFをGoogleドキュメントに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GoogleフォームでPDFファイルが送信されたら、そのファイルを自動でGoogleドキュメントに変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存する フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GoogleフォームとGoogle Driveのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Googleフォームのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GoogleフォームでPDFが送信されたら、Googleドキュメントに変換して保存する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったPDFファイルの内容を確認したり編集したりする際、手作業でGoogleドキュメントに変換するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFファイルを自動でGoogleドキュメントへ変換し、指定したGoogle Driveのフォルダに保存します。こうしたPDFのGoogleドキュメント変換作業を自動化することで、ファイル管理の手間を省き、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったPDFを手作業でGoogleドキュメントに変換している方 PDFのGoogleドキュメント変換プロセスを自動化し、ファイル管理を効率化したいと考えている方 Google Drive上でのファイル共有や共同編集を、より円滑に進めたいチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの送信をきっかけに、PDFからGoogleドキュメントへの変換と保存が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、後続の処理で利用するファイル情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定し、ファイルを変換して保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定できます。また、添付ファイルのIDや名前だけでなく、フォームの回答情報も取得し、後続のオペレーションで活用することが可能です。 Google Driveのオペレーション設定では、Googleドキュメントへ変換したファイルの保存先フォルダやファイル名を、それぞれ任意で指定できます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。
ステップ1：GoogleフォームとGoogle Driveのマイアプリ連携
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Googleフォームを検索しましょう。
Googleフォームを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。
次に、アカウントを選択してください。
次は、Google Driveとの連携です。Googleフォームと同様、左上のマイアプリを選択後、「+新規接続」をクリックし、Google Driveを検索・選択してください。
Google Driveを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。
次に、アカウントを選択してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
GoogleフォームでPDFが送信されたら、Googleドキュメントに変換して保存する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったPDFファイルの内容を確認したり編集したりする際、手作業でGoogleドキュメントに変換するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFファイルを自動でGoogleドキュメントへ変換し、指定したGoogle Driveのフォルダに保存します。こうしたPDFのGoogleドキュメント変換作業を自動化することで、ファイル管理の手間を省き、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったPDFを手作業でGoogleドキュメントに変換している方 PDFのGoogleドキュメント変換プロセスを自動化し、ファイル管理を効率化したいと考えている方 Google Drive上でのファイル共有や共同編集を、より円滑に進めたいチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの送信をきっかけに、PDFからGoogleドキュメントへの変換と保存が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、後続の処理で利用するファイル情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定し、ファイルを変換して保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定できます。また、添付ファイルのIDや名前だけでなく、フォームの回答情報も取得し、後続のオペレーションで活用することが可能です。 Google Driveのオペレーション設定では、Googleドキュメントへ変換したファイルの保存先フォルダやファイル名を、それぞれ任意で指定できます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
タイトル：任意設定
次に、アプリトリガーのAPI接続設定 です。
【要確認】トリガーの起動間隔について
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
【要確認】テストを行う際の注意点
テストを行う際は、トリガーとなるPDFの送信が必要です。
その後、「再テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されれば設定完了です。
テストが成功すると、以下のように「取得した値（アウトプット
※回答項目の値を取得するには、Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法
ステップ4：データの操作・変換設定
二つ目のオペレーションにある、「正規表現によるデータの置換」をクリックしてください。
続いて、操作条件の設定 に進みます。
タイトル：任意設定
以下の画像を参考に、「置換対象」「置換箇所を正規表現で指定」を設定します。
「テスト」をクリック後、テストが成功すると以下のように「取得した値」が表示されます。
ステップ5：Google Driveで変換する設定
三つ目のオペレーションにある、「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。
タイトル：任意設定
次に、API接続設定 です。
テストを実行し、Google Driveにファイルがアップロードされていれば、設定完了です。
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Google Driveを活用したその他の自動化例
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもGoogle Driveを活用した様々な自動化を実現できます。
Google DriveでPDFファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保存された請求書や契約書などのPDFファイルの内容を目視で確認し、手作業でテキストに起こしていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取ってGoogleドキュメントにテキストを追加できるため、これらの課題を解消して業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方 書類のデジタル化に伴うOCR処理やデータ入力の効率化を検討している方 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をトリガーにOCR処理からテキスト追加までが自動化されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。 手作業によるデータ入力のプロセスをなくすことで、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というトリガーアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。 オペレーションの分岐機能で、追加されたファイルがPDF形式である場合のみ後続の処理に進むように設定します。 オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、追加されたPDFファイルをダウンロードします。 OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。 オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、PDFファイルの中から特定の項目のみを抽出するよう設定できます。例えば、請求書から「請求金額」や「取引先名」だけを読み取るといった設定が可能です。 Googleドキュメントのオペレーションでは、読み取ったテキストを追加するドキュメントを任意で指定してください。 ■注意事項
Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する
試してみる
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle Chatを連携させ、情報共有を円滑にしたいと考えている方 手作業による通知の手間や、共有漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方 チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、業務効率を向上させたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイル作成時に自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます 通知プロセスが自動化されることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象としたいフォルダを指定します 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容を記述します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatへの通知設定では、メッセージを送付したいスペースやダイレクトメッセージを任意で指定することが可能です 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることもできます ■注意事項
Google Driveに格納されたPDFをOCRして、Slackに通知する
試してみる
■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を確認し、手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。目視での確認は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用することで、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが追加されると、AIが自動で文字情報を読み取り（OCR）、その内容をSlackへ通知するため、確認や転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに届く請求書などのPDF内容を、都度手作業で確認している方 PDFからの文字起こしやデータ転記作業を自動化し、業務を効率化したい方 Slackを活用して、チームへの情報共有を迅速かつ正確に行いたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFが追加されると自動でOCR処理が実行され内容が通知されるため、手動でのファイル確認や文字起こしにかかる時間を短縮できます。 システムが自動で文字を読み取り通知するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルを指定します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルをOCR処理します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCRのAIオペレーションは、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープランやミニプランではエラーとなりますのでご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルをお試しいただけます。トライアル期間中は、本テンプレートで利用するOCR機能なども含め、すべての機能をご利用可能です。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方
・社内のミーティングを行う統括部門の方
・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方
・Web面接を担当する人事部門の方
2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方
・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ミーティング終了後に自動でファイルの格納を行うので、手間が削減できます。
・定型業務の自動化することによりDXを推進します。
■注意事項 ・Zoomと Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
PDFからGoogleドキュメントへの変換作業を自動化することで、これまで行っていた一連の手作業をまるごと削減し、コピー＆ペースト時に発生しがちなヒューマンエラーを防ぐことができます。
受け取った情報をすぐに編集・加工できる状態になるため、チーム内での共同作業やレビューがスムーズになり、より創造的で重要な業務に集中できる時間が増えるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。こちら
