Google DriveでPDFファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogleドキュメントに追加する

■概要

Google Driveに保存された請求書や契約書などのPDFファイルの内容を目視で確認し、手作業でテキストに起こしていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取ってGoogleドキュメントにテキストを追加できるため、これらの課題を解消して業務の正確性と効率を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方
• 書類のデジタル化に伴うOCR処理やデータ入力の効率化を検討している方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納をトリガーにOCR処理からテキスト追加までが自動化されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ入力のプロセスをなくすことで、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Driveの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というトリガーアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. オペレーションの分岐機能で、追加されたファイルがPDF形式である場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、追加されたPDFファイルをダウンロードします。
5. OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。
6. オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、PDFファイルの中から特定の項目のみを抽出するよう設定できます。例えば、請求書から「請求金額」や「取引先名」だけを読み取るといった設定が可能です。
• Googleドキュメントのオペレーションでは、読み取ったテキストを追加するドキュメントを任意で指定してください。

■注意事項

• Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。