GoogleフォームでPDFが送信されたら、Googleドキュメントに変換して保存する

■概要

Googleフォームで受け取ったPDFファイルの内容を確認したり編集したりする際、手作業でGoogleドキュメントに変換するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFファイルを自動でGoogleドキュメントへ変換し、指定したGoogle Driveのフォルダに保存します。こうしたPDFのGoogleドキュメント変換作業を自動化することで、ファイル管理の手間を省き、よりスムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったPDFを手作業でGoogleドキュメントに変換している方
• PDFのGoogleドキュメント変換プロセスを自動化し、ファイル管理を効率化したいと考えている方
• Google Drive上でのファイル共有や共同編集を、より円滑に進めたいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの送信をきっかけに、PDFからGoogleドキュメントへの変換と保存が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、後続の処理で利用するファイル情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定し、ファイルを変換して保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定できます。また、添付ファイルのIDや名前だけでなく、フォームの回答情報も取得し、後続のオペレーションで活用することが可能です。
• Google Driveのオペレーション設定では、Googleドキュメントへ変換したファイルの保存先フォルダやファイル名を、それぞれ任意で指定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。