OutlookでPDFを受信したら、Googleドキュメントに変換して保存する

■概要

Outlookで受信する請求書や申込書、契約書などのPDFファイルを、手動でGoogle Driveに保存し、内容を確認するために都度ファイルを開く作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFファイルを自動でGoogleドキュメント形式に変換してGoogle Driveに保存します。手作業によるPDFからGoogleドキュメントへの変換プロセスを自動化し、ファイル管理と内容確認の効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取るPDFの管理や共有に手間を感じている総務や経理部門の担当者の方
• 受信したPDFをGoogle ドキュメントに変換し、チームで内容を確認、編集している方
• PDFからGoogleドキュメントへの変換作業など、メールを起点とした定型業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をトリガーに、添付PDFの保存からGoogleドキュメントへの変換までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます
• 手動でのファイル保存や変換作業が不要になることで、保存先の指定ミスや変換漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したい件名のキーワードなどを指定します
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルを取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します
4. 続いて、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、保存ファイル名に用いる情報を整えることも可能です
5. 次に、ダウンロードしたPDFファイルをGoogle Driveにアップロードするアクションを設定します
6. 最後に、Google Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定し、保存先などを指定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、メールを検知するフォルダのIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定できます
• Google Driveのオペレーション設定では、PDFファイルをアップロードする際、またGoogleドキュメントへ変換する際のいずれの工程でも、任意の保存先フォルダとファイル名を指定することが可能です

■注意事項

• Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。