BoxにPDFがアップロードされたら、Googleドキュメントに変換して保存する

■概要

BoxにアップロードされたPDFファイルの内容を確認、編集するために、都度ダウンロードしてから手作業でGoogleドキュメントへ変換していませんか。
このワークフローは、特定のBoxフォルダにPDFファイルがアップロードされると、自動でGoogle Driveに連携し、編集可能なGoogleドキュメントに変換して保存します。手作業によるPDFのGoogleドキュメントへの変換プロセスを自動化し、ドキュメント作成や共有の効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとGoogle Driveを併用しており、PDFファイルの変換作業に手間を感じている方
• 契約書や請求書などを扱う業務で、PDFのGoogleドキュメントへの変換作業を効率化したい方
• チームで利用するドキュメントの作成フローを標準化し、属人化を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、PDFからGoogleドキュメントへの変換と保存が自動で完了するため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• ファイルのダウンロードやアップロード、変換といった手作業が不要になるため、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたPDFファイルを取得します。
4. 次に、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、Googleドキュメントとして保存する際のファイル名を整えます。
5. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFを一度アップロードします。
6. 最後に、Google Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定し、アップロードしたファイルをGoogleドキュメント形式で保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを任意で設定することが可能です。
• Google Driveの各オペレーションでは、PDFをアップロードする際とGoogleドキュメントへ変換する際のそれぞれで、保存先のフォルダとファイル名を任意で設定できます。

■注意事項

• Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。