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「このPDF資料の内容を編集したいのに、いちいちWordに変換するのが面倒…」
「大量のPDFを手作業で変換していると、どのファイルを処理したか分からなくなったり、保存先を間違えたりする…」
このように、PDFからWordへのファイル変換作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">BoxのようなストレージサービスにPDFファイルがアップロードされたり、メールでPDFファイルを受信したりした際に、自動でWord形式に変換して指定の場所に保存してくれる仕組み</span>があれば、こうした手作業による変換の手間やヒューマンエラーから解放され、より重要な分析や資料作成といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイルをWord形式に変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
PDFからWordへの変換作業は、多くのビジネスシーンで発生する定型業務ですが、手作業では手間がかかり、ミスも起こりがちです。これらの作業を自動化することで、業務効率を大幅に向上させ、より重要な業務に集中する時間を確保できます。
ここでは、様々なツールを起点としてPDFをWordに自動変換する具体的なテンプレートを紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">BoxのようなストレージサービスにPDFファイルが追加されたことをトリガーとして、自動でWordファイルに変換し、指定のフォルダに保存</span>します。
手動でのファイル変換やアップロードの手間を減らし、ファイル管理を効率化できそうです。
<span class="mark-yellow">Outlookなどで特定のPDFファイルを添付したメールを受信した際に、添付ファイルを自動でWordに変換してDropboxなどのストレージに保存する</span>ことも可能です。
メールの確認からファイル変換、保存までの一連のプロセスを自動化できます。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどを通じてPDFファイルが送信された場合に、そのファイルを自動でWordに変換してGoogle Driveといったストレージサービスに格納する</span>フローです。
アンケートや応募書類の管理業務を大幅に効率化できます。
それではここから代表的な例として、Boxの特定フォルダにPDFファイルが格納されたら、RPA機能を使って自動でWordファイルに変換し、別のフォルダに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Chromeを使用するには、アカウントを準備してください。
※設定方法は、こちらをご参照ください。
Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chrome の拡張機能を追加後に、管理画面でシークレットモードの実行を許可しましょう。
はじめに、BoxをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Box」と入力し、検索結果からBoxのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックしましょう。
3.次の画面で、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
マイアプリにBoxが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】BoxにPDFが格納されたら、RPAでWordに変換し保存する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するBoxにPDFファイルを格納しておきましょう！
※後続のBoxのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなPDFファイルを格納してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.「フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら、「テスト」を実行し「次へ」をクリックしてください。
4.次の画面で「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
オペレーションに「フォルダにファイルがアップロードされたら」、取得した値には検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定しましょう。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のようにしています。
PDFファイルのアップロード時にのみフローが先に進みます。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「コンテンツID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね。
表示された工程は、PDFファイルをWebサイトで、Wordに変換する工程を辿っています。
各項目をクリックして表示されるポップアップ画面で設定できます。
まず、「1.URLにアクセス」をクリックして、任意のアクション名と変換サイトのURLを入力します。
入力したら、「保存する」をクリックします。
※変換サイトは、ご自身で使いやすいものを設定しましょう。
また、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
次以降のアクションでは、変換サイトで変換するPDFファイルをアップロードして、Wordに変換されたファイルをダウンロードする手順になります。
ファイルを変換するためのWeb上の操作として、「3.クリック」というアクションを追加しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、各項目が成功したら「保存する」をクリックしてください。
※ブラウザ操作について、万が一、操作時にシークレットウィンドウを消してしまった際は、こちらをご参照ください。
1.データを操作・変換する「正規表現によるデータの置換」をクリックしましょう。
「変換タイプ」は、「変更」をクリックして表示されるポップアップ画面で変更できます。
※以下画像の赤枠部分の注釈に従って、変更しましょう。
「置換対象」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「置換箇所を正規表現で指定」は、入力欄下のこちらの記事に従って、入力してください。
※今回はテンプレートのまま使用します。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、変換に成功したら「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※アウトプットの後ろには、必ず「.docx」拡張子を忘れずに!
「格納先フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って入力してください。
ステップ3と同じ場所を指定することも可能です。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、プルダウンから選択してください。
※以下画像のように、取得した値から設定しましょう。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にBoxにデータが格納されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもBoxを活用した様々な自動化を実現できます。
アップロードされたドキュメントからの情報抽出・変換と各種ツールへの通知、OCRによるデータ読み取りとスプレッドシートへの追加、メール添付ファイルの自動保存が可能です。
さらに、フォームからの情報に基づいたドキュメント作成と保存、異なるクラウドストレージ間のファイル連携まで実現。
手動でのデータ入力やファイル整理の手間を削減し、情報の正確性と最新性を向上させます。
Boxなどのストレージサービスと連携してPDFからWordへの変換を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル変換の手間をまるごと削減し、変換漏れや保存ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、修正や再利用が必要なドキュメントを迅速に準備でき、より創造的な業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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