OutlookでPDFファイルを受信したら、RPAでWordに変換しDropboxに格納する

■概要

メールで受け取ったPDFファイルの内容を編集するために、都度Wordへ変換する作業に時間を取られていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、他の重要な業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信するだけで、PDFからWordへの変換を自動で行い、指定のDropboxフォルダに格納するため、定型的なファイル変換作業から解放され、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するPDFをWordに変換する定型業務を自動化したい方
• 手作業によるファイルの変換やDropboxへの保存作業に、手間や漏れなどの課題を感じている方
• ファイル処理業務にかかる時間を削減し、より生産性の高いコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信をトリガーにPDFからWordへの変換、Dropboxへの保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、受信したメールの添付ファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、ブラウザ上で任意のファイル変換サービスを操作して、ダウンロードしたPDFをWord形式に変換します。
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したWordファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールのフォルダや、件名などに含まれるキーワードを任意で設定してください。
• 分岐機能を追加することで、受信したメールの内容に応じて後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、操作するWebページのURLや、ファイル変換のためにクリックするボタンなどを柔軟に設定可能です。
• データ変換機能の正規表現を使えば、保存するファイル名を変更するなど、前段階で取得した情報をもとに文字列を自由に加工できます。
• Dropboxにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダやファイル名を、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を用いて設定できます。

■注意事項

• Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。