GoogleフォームからPDFファイルが送信されたら、RPAでWordに変換しGoogle Driveに格納する

■概要

Googleフォームで受け取ったPDFファイルの内容確認や編集のために、手作業でWordファイルへ変換していませんか。この一連の作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスなども起こりがちです。このワークフローを活用することで、フォームへのファイル送信をきっかけに、PDFからWordへの変換とGoogle Driveへの格納までを自動化し、ファイル変換に伴う手作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームでPDFファイルを受け取り、手作業でWordに変換している方
• 定型的なPDFからWordへのファイル変換作業を効率化したい方
• RPAやAIを活用して、日々のファイル管理業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信から変換、保存までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による変換ミスや保存場所の間違い、格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションのGoogle Driveで「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたPDFファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サービスなどでPDFをWordに変換する操作を記録します。
5. 続いて、オペレーションのAI機能で「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、ファイル名に利用したい情報などを抽出します。
6. 最後に、オペレーションのGoogle Driveで「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたWordファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、ワークフローを起動したい任意のフォームを指定してください。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、ファイルIDの項目に、前段のトリガーで取得したファイル情報を変数として設定します。
• RPA機能の設定では、実際に操作したいWebサイトのURLやクリックする要素などを、お使いの環境に合わせてカスタマイズしてください。
• AI機能によるテキスト抽出では、抽出対象のテキストや、抽出したい項目（例：請求番号、日付など）を任意に設定できます。
• Google Driveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダIDやファイル名などを、固定値や前段で取得した情報を用いて自由に設定可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください.
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。