BoxにPDFが格納されたら、RPAでWordに変換し保存する

■概要

PDFで受け取った書類を編集するために、毎回手作業でWordファイルへ変換していませんか。こうしたルーティン作業は、手間がかかるだけでなく他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローは、特定のBoxフォルダにPDFファイルがアップロードされると、RPAが自動でWord形式に変換し、指定のフォルダへ保存します。PDFからWordへの変換に伴う一連の作業を自動化し、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxでPDFファイルを管理しており、手作業でのファイル変換に手間を感じている方
• 日常的に発生するPDFからWordへの変換作業を自動化したいと考えている方
• RPAを活用してファイル形式の変換といった定型業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxにPDFファイルをアップロードするだけで自動で処理が進むため、ファイル変換にかかる作業時間を短縮できます
• 手作業による変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定します
2. オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します
3. 次に、Boxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、対象のPDFファイルをダウンロードします
4. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのファイル変換サービスなどを操作し、PDFをWordに変換します
5. 次に、データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」で、変換処理後のファイル名などを取得します
6. 最後に、Boxの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換済みのWordファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象にするかを任意のフォルダIDで設定してください
• 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれる場合など、後続のオペレーションを実行する条件を自由にカスタマイズできます
• RPA機能では、操作対象のWebページ（ファイル変換サイトなど）や操作内容を任意に設定でき、前段階で取得した情報を変数として利用することも可能です
• データ抽出機能では、抽出したい文字列のパターンを正規表現で自由に設定できます
• Boxへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダIDやファイル名を固定値や変数を用いて任意に設定できます

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。