BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Slackに通知する

■概要

海外拠点や取引先からBoxにアップロードされる多言語のPDF書類。その都度ファイルを開いて翻訳ツールにコピー＆ペーストし、内容をSlackで共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにPDFファイルがアップロードされるだけで、自動でテキストを抽出し、指定言語へ翻訳した上でSlackに通知します。これまで手作業で行っていた一連の定型業務を自動化し、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで海外と書類をやり取りしており、内容の確認や翻訳、共有に手間を感じている方
• 多言語のPDF文書を扱う業務が多く、手作業での翻訳や通知に時間がかかっている方
• BoxとSlackを日常的に利用し、手作業による情報共有の非効率さを解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、テキスト抽出から翻訳、Slack通知までが自動化されるため、一連の手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストのミスや翻訳漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. その後、AI機能の「翻訳する」アクションを設定し、抽出したテキストを指定の言語に翻訳します。
6. 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、翻訳した内容を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「翻訳する」アクションでは、翻訳先の言語を任意で設定することが可能です。
• Slackにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDを任意で設定できます。
• また、Slackへの通知メッセージ本文は自由に編集でき、AIが翻訳したテキストを変数として埋め込んだり、固定のテキストを追加したりすることも可能です。

■注意事項

• Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。