.avif)
・
「急ぎで確認したいプレゼン資料がPPTX形式で送られてきたのに、自分の環境では開けなくて困った…」
「取引先にファイルを送る際、相手の環境に合わせてわざわざPPT形式に変換・保存し直す作業が面倒…」
このように、PowerPointファイルのバージョン違いによる手作業でのファイル変換に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールで受信したり、ストレージに保存されたりしたPPTXファイルを自動で検知し、瞬時にPPT形式へ変換できる仕組み</span>があれば、こうした日々の小さなストレスから解放され、ファイル形式を気にすることなく、本来集中すべき業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、面倒なファイル変換作業をなくせるので、ぜひ導入して日々の業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PPTXファイルをPPT形式へ自動で変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
PPTX形式のファイルを自動で検知し、互換性の高いPPT形式へと変換する業務フローを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
メール受信やフォーム送信、ストレージへのアップロードなど、様々なきっかけで自動化できるので、ファイル変換の手間を大幅に削減できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のファイルを受け取ったことをきっかけに、添付されたPPTXファイルを自動でPPT形式に変換することができる</span>ので、メールを確認してから手動で変換する手間を省き、迅速なファイル共有や確認作業を実現します。
<span class="mark-yellow">Yoomのフォーム機能などを活用し、ファイルが送信されたタイミングで自動的にPPTXファイルをPPT形式に変換できる</span>ため、資料提出や共有のフローを効率化し、手作業による変換ミスや時間のロスを防ぎます。
<span class="mark-yellow">DropboxなどのストレージサービスにPPTXファイルがアップロードされた際に自動でPPT形式へ変換し、指定の場所に保存することも可能</span>であり、チーム内でのファイル共有やバージョン管理をスムーズに行えます。
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件に合うPPTXファイル付きのメールを受信した際に、RPAで自動的にPPT形式へ変換し、Google Driveに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それぞれのアプリをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Gmailのマイアプリ連携】
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、検索欄からGmailを検索するか、一覧から探してください。
次の画面で、「Sign in with Google」を押下します。
アカウント選択画面になるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
続いて、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックし、「続行」をクリック。
以上で、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【Google Driveのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGoogle Driveと入力し、選択します。
次の画面で、赤枠部分の「Sign in with Google」をクリックしてください。
その後、Gmailと同様に連携するアカウントでログインし、進んだらGoogle Driveのマイアプリ連携が完了です！
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていることを確認後、次のステップに進みましょう！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクト一覧から確認できます。
最初の設定です！
ここからは、「GmailでPPTXファイルを受信したら、RPAでPPTファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」フローを設定していきます。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「トリガーの起動時間」を設定します。
5分・10分・15分・30分・60分から選択してください。基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
次に、「ラベル」を設定します。
今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、作成しましょう！
作成方法は、公式HPを参考にしてください。
※今回はテスト操作のため、赤枠のラベルを作成してみました。以下のメールを受信した想定で進めていきます！
Gmailの設定が完了したら、入力欄をクリックして表示される「候補」から該当のラベルを選択します。
PPTXファイルを添付したメールを送信後、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、アウトプットが表示されます。
ここで取得したアウトプットを、後のアクションで利用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
以下の赤枠をクリックしましょう！
[注意事項]
ブラウザを操作するオペレーション設定では事前準備が必要です。
まずは、こちらから「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
そのあと、右上の設定から「拡張機能を管理」をクリックし、シークレットモードの設定を行います。
表示された画面で「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックしてください。
「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしましょう！
Yoomの画面に戻り、ブラウザ操作の詳細を設定します。
こちらのヘルプページを参照して、設定を行ってください。なお、アクション名は任意の名称を設定してください。
「1.URLにアクセス」では、対象のURLに任意のURLを入力して「保存する」をクリックします。
これにより、Yoomが自動でブラウザを開き、指定したサイトに対してブラウザ操作を指定できるようになります。
※今回は操作例として、外部変換サイトを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。ご自身で指定したサイト上で、アクションを一つずつ設定していきましょう。なお、設定の方法はヘルプページを参考にしてください！
「2.ファイルをアップロード」では、デフォルトで、前段階で取得した添付ファイルが設定されています。こちらも特段変更は不要です。
他の3~5の工程は、クリックして「保存」をしてください。
すべての設定が終わったら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。
※アウトプットに表示された「ファイル」にカーソルを合わせると、PPTファイルをダウンロード出来ます。
ここまで確認ができたら「保存する」でRPA機能の設定は完了です。
いよいよ最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックします。
アウトプットが表示されたら、Google Driveの画面に移り、確認しましょう！
以上で、「GmailでPPTXファイルを受信したら、RPAでPPTファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」フローボットの設定が完了です！お疲れ様でした。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Yoomでは、今回ご紹介したフロー以外にもGmailやRPAを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、GmailやRPAに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
PPTXファイルをPPT形式へ自動変換する仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル変換の手間と時間を完全に削減し、バージョンの違いを気にすることなくスムーズな資料共有が可能になります。</span>
これにより、急な依頼や異なる環境の相手とのやり取りにも迅速に対応でき、より付加価値の高い業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしファイル変換の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
.webp)
.webp)
