GmailでCSVファイルを受信したら、RPAでkintoneに読み込みレコード登録する

■概要

Gmailで定期的に受信するCSVファイル。その都度kintoneに手作業でデータを登録するのは、手間がかかり、入力ミスも気になりますよね。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のCSVファイルを受信した際に、RPA機能がkintoneへ自動でレコード登録を実行し、こうしたデータ入力に関する課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したCSVファイルの情報を、手作業でkintoneに転記している方
• kintoneへのデータ入力作業の効率化や、入力ミスの削減に関心のある方
• RPAを活用した業務自動化の具体的な進め方や活用例を知りたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• GmailでのCSVファイル受信からkintoneへのレコード登録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. GmailとkintoneをYoomと連携します。
2. まずは、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルのメールを受信するとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、例えばメールにCSVファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 最後に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションを設定します。ここで、kintoneの画面を開き、CSVファイルの内容を読み込んでレコードを登録する一連のブラウザ操作を記録・設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動するメールの条件として、受信するラベルの種類や、フローの起動間隔を任意で設定してください。
• 分岐機能の設定では、Gmailで受信したメールに対して、添付ファイルの有無など、様々な条件で処理を分岐させることが可能です。
• RPA機能の設定では、kintone上でCSVデータを読み込む先のアプリや、具体的な入力項目、登録手順などを、実際の業務に合わせて自由に設定してください。

■注意事項

• Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のkintoneアプリやCSVファイルに合わせてカスタマイズしてください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。