フォームでPPTXファイルが送信されたら、RPAでPPTファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

プレゼンテーション資料などを扱う際、PPTXファイルをPPT形式に変換する作業に手間を感じていませんか。特に、ファイル数が多いと変換と保存を繰り返す必要があり、面倒な作業になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルをアップロードするだけで、RPAが自動で変換を行い、OneDriveに保存します。手作業によるファイル変換の手間を解消し、よりスムーズな資料管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ファイル変換作業を、手作業で行っており非効率だと感じている方
• OneDriveで資料を管理しており、ファイル形式の変換から保存までを効率化したい方
• チームで共有する資料のファイル形式を統一し、管理を円滑に進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に、変換と保存が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイル変換やアップロードによる、変換ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、フォームトリガーを選択し、ファイルアップロード用のフォームを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、アップロードされたPPTXファイルをPPTファイルに変換する操作を行います。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPPTファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームのタイトルや質問項目は、用途に合わせて任意で編集してください。
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションで、保存先となる任意のドライブIDと格納フォルダのアイテムIDを設定してください。

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691