GmailでPPTXファイルを受信したら、RPAでPPTファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

プレゼンテーション資料などをやり取りする際、特定の環境や要件に応じてPPTXファイルをPPTファイルへ変換する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業でのファイル変換は、地味ながらも業務時間を圧迫する一因です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のPPTXファイルを受信した際に、自動で変換処理を行い、指定のGoogle Driveフォルダへ保存します。定型的なファイル操作から解放され、より重要な業務に集中できる環境が整います。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に発生するファイル形式の変換作業を効率化したいと考えている方
• Gmailで受信したPowerPointファイルをGoogle Driveで管理しており、手作業での保存に手間を感じている方
• 定型的なファイル操作を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎながら業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• GmailでのPPTXファイル受信からGoogle Driveへの保存までが自動化され、pptx to pptの変換にかかる時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといった、ヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理対象としたいメールの条件を指定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信したPPTXファイルをPPT形式に変換するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。これにより、特定のメールのみを処理の対象とすることができます。
• Google Driveにファイルをアップロードする設定では、保存先となるフォルダのIDを任意で指定してください。部署やプロジェクトごとに保存先を分けることも可能です。

‍■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691