Gmailで書類データを受信したら、情報を読み取ってLINEに通知する

■概要

取引先からGmailで請求書などの書類を受け取った際、確認が遅れたり、内容を手入力する手間に課題を感じたりすることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイル付きメールをきっかけに、OCR機能で書類情報を自動的に読み取り、その内容をスムーズにLINE公式アカウントへ通知できます。これにより、重要な書類の見落としを防ぎ、迅速な情報共有と確認作業の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った請求書や注文書の内容確認、転記作業を手間に感じている方
• 外出先でもスマートフォンで書類の内容を迅速に把握したいと考えている営業担当者の方
• 書類の見落としや対応漏れを防ぎ、業務の確実性を向上させたい経理担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信した書類の内容をOCRが自動で読み取り通知するため、手作業での情報確認や転記作業の時間を短縮できます。
• 手動での確認作業で起こりがちな見落としや、別システムへの入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとLINE公式アカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、自動化の対象としたいメールの条件を指定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、メールに添付された書類ファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントの「テキストメッセージを送信」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を本文に含めて通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを指定してください。
• OCR機能では、読み取りたい書類の種類に応じて、請求金額や会社名など、抽出する項目を自由にカスタマイズできます。
• LINE公式アカウントへの通知設定では、通知先のユーザーやグループを指定可能です。また、通知メッセージには固定のテキストに加え、OCR機能で取得した情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• GmailとLINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。