GmailでPSDファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
デザイン制作会社とのやり取りなどで、GmailでPSDファイルを受け取ることはありませんか。プレビューや関係者への共有のために、都度手作業で変換を行うのは手間がかかります。また、専用ソフトがないとファイルを開けない点も課題になりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取ったPSDファイルを、手作業でJPGに変換しているマーケティング担当者の方 ファイル変換作業を自動化し、制作物の確認を迅速化したいディレクターの方 Google Driveでのファイル管理を徹底し、チーム内の情報共有を円滑にしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailでPSDファイルを受信するたびに発生していた、JPGへの変換やアップロードといった手作業が自動化され、ファイル共有までの時間を短縮できます デザインソフトがないPCでもJPGファイルで内容を確認できるようになり、関係者への共有や確認依頼がスムーズに進みます ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したPSDファイルをJPGに変換する操作を記録します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダにアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailで特定のメールをトリガーとする際、識別のために任意のラベルを設定し、フィルタリング条件に活用してください Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
デザイナーがPSDファイルで入稿すると、内容の確認や他部署への共有のためにJPGなどの画像ファイルに変換する必要がでてきます。 その都度、専用ソフトを開いて変換作業を行うのは手間ですよね。
もし、メールやストレージで受け取ったPSDファイルを自動でJPG形式に変換し、指定の場所に保存できる仕組み があれば、こうしたファイル変換の悩みから解放されるでしょう。
そして、よりスムーズなコミュニケーションや業務連携が実現できるはずです！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで誰でも簡単に設定できます ！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPSDファイルをJPG形式に自動変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでPSDファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
デザイン制作会社とのやり取りなどで、GmailでPSDファイルを受け取ることはありませんか。プレビューや関係者への共有のために、都度手作業で変換を行うのは手間がかかります。また、専用ソフトがないとファイルを開けない点も課題になりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取ったPSDファイルを、手作業でJPGに変換しているマーケティング担当者の方 ファイル変換作業を自動化し、制作物の確認を迅速化したいディレクターの方 Google Driveでのファイル管理を徹底し、チーム内の情報共有を円滑にしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailでPSDファイルを受信するたびに発生していた、JPGへの変換やアップロードといった手作業が自動化され、ファイル共有までの時間を短縮できます デザインソフトがないPCでもJPGファイルで内容を確認できるようになり、関係者への共有や確認依頼がスムーズに進みます ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したPSDファイルをJPGに変換する操作を記録します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダにアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailで特定のメールをトリガーとする際、識別のために任意のラベルを設定し、フィルタリング条件に活用してください Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
PSDをJPGに変換する自動化の方法
普段の業務フローの中で発生するPSDからJPGへのファイル変換を自動化できる具体的なテンプレートを紹介します！
メールで受信したPSDファイルをJPGに変換する
Gmailなどのメールツールで特定の条件に合うメールを受信したことをきっかけに、添付されたPSDファイルを自動でJPGに変換する ことができます。
デザイナーから送られてくるPSDファイルの確認・共有作業を大幅に効率化できるでしょう。
GmailでPSDファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
デザイン制作会社とのやり取りなどで、GmailでPSDファイルを受け取ることはありませんか。プレビューや関係者への共有のために、都度手作業で変換を行うのは手間がかかります。また、専用ソフトがないとファイルを開けない点も課題になりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取ったPSDファイルを、手作業でJPGに変換しているマーケティング担当者の方 ファイル変換作業を自動化し、制作物の確認を迅速化したいディレクターの方 Google Driveでのファイル管理を徹底し、チーム内の情報共有を円滑にしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailでPSDファイルを受信するたびに発生していた、JPGへの変換やアップロードといった手作業が自動化され、ファイル共有までの時間を短縮できます デザインソフトがないPCでもJPGファイルで内容を確認できるようになり、関係者への共有や確認依頼がスムーズに進みます ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したPSDファイルをJPGに変換する操作を記録します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダにアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailで特定のメールをトリガーとする際、識別のために任意のラベルを設定し、フィルタリング条件に活用してください Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
フォームで受け取ったPSDファイルをJPGに変換する
フォーム経由で受け取ったPSDファイルも、自動でJPGファイルに変換して指定のストレージサービスに保存 できます。
入稿や素材提出のフローを統一し、その後のファイル管理までをシームレスに行いましょう。
フォームでPSDファイルが送信されたら、RPAでJPGファイルに変換しOneDriveにアップロードする
試してみる
■概要
デザイン業務などで扱うPSDファイルを、JPG形式に変換して共有する作業に時間を取られていませんか。特に、複数人へ共有する場合や、急ぎで確認が必要な際に手作業での対応は大きな負担となりがちです。このワークフローは、フォームにPSDファイルがアップロードされると、RPAが自動で変換を行い、指定のOneDriveに保存します。これにより、ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、スムーズなファイル共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
変換作業を手作業で行っており、非効率を感じているデザイナーやマーケターの方 チーム内でデザインデータの確認や共有を円滑に進めたいと考えているディレクターの方 RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型的なノンコア業務を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信を起点にpsd to jpgへの変換からOneDriveへのアップロードまでが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます ファイル変換時の設定ミスや保存先の間違い、アップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveをYoomと連携します トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイルアップロードフォーム」を設定して、PSDファイルを受け付けるフォームを作成します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、PSDファイルを開いてJPG形式でエクスポートする操作を記録します 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダにアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーで作成するフォームのタイトルや質問項目は、実際の業務内容に合わせて任意で編集可能です OneDriveにファイルをアップロードするアクションで、保存先となる任意のドライブIDと格納先フォルダのアイテムIDを設定してください ■注意事項
OneDriveとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
ストレージサービス上のPSDファイルをJPGに変換する
DropboxなどのストレージサービスにPSDファイルがアップロードされたことを起点に、JPGに変換したファイルを同じフォルダに格納し直す 設定も可能です。
チーム内でのファイル共有やバージョン管理をより円滑に進められるようになるでしょう。
DropboxにPSDファイルがアップロードされたら、RPAでJPGファイルに変換し保存する
試してみる
■概要
デザインデータなどを扱う際、PSDファイルをJPGに変換する作業は頻繁に発生しますが、毎回手作業で行うのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。
■このテンプレートをおすすめする方
日常的に発生する変換作業を自動化したいデザイナーやWeb制作担当者の方 他部署への共有のため、受け取ったPSDファイルの変換作業に手間を感じているディレクターの方 チーム内のファイル管理や変換フローを標準化し、生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxにファイルをアップロードするだけで自動で変換・保存されるため、手作業での変換に費やしていた時間を短縮できます ファイル変換のし忘れや保存先の間違いといった、手作業によるヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxをYoomと連携します 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPSDファイルをダウンロードします 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをJPGに変換する処理を自動操作します 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のJPGファイルを指定のフォルダに保存します
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」で、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意の値に設定してください Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、対象のファイルがアップロードされたフォルダのパスを設定してください Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、変換後のファイルを保存したいフォルダのパスを任意で設定してください ■注意事項
DropboxとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
メールで受信したPSDファイルをJPGに変換するフローを作ってみよう
それではここから、代表的な例として「GmailでPSDファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする 」フローを解説していきます！こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
Gmailのトリガーと各アクション（RPA・ファイルアップロード）の設定
フロー稼働の準備
GmailでPSDファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
デザイン制作会社とのやり取りなどで、GmailでPSDファイルを受け取ることはありませんか。プレビューや関係者への共有のために、都度手作業で変換を行うのは手間がかかります。また、専用ソフトがないとファイルを開けない点も課題になりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取ったPSDファイルを、手作業でJPGに変換しているマーケティング担当者の方 ファイル変換作業を自動化し、制作物の確認を迅速化したいディレクターの方 Google Driveでのファイル管理を徹底し、チーム内の情報共有を円滑にしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailでPSDファイルを受信するたびに発生していた、JPGへの変換やアップロードといった手作業が自動化され、ファイル共有までの時間を短縮できます デザインソフトがないPCでもJPGファイルで内容を確認できるようになり、関係者への共有や確認依頼がスムーズに進みます ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したPSDファイルをJPGに変換する操作を記録します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダにアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailで特定のメールをトリガーとする際、識別のために任意のラベルを設定し、フィルタリング条件に活用してください Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
※ 事前準備
RPA（ブラウザ操作）はGoogle Chromeでのみ設定が可能です。以下の事前準備を行ってください。
Google Chromeのブラウザをダウンロード 。
Chrome拡張機能の「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール 」を追加。
右上のメニューから「拡張機能を管理」をクリック。
「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細で「シークレットモードでの実行を許可する」のトグルを「オン」に設定。
これらの設定手順の詳細はこちらのヘルプページ でも説明されています。
ステップ1：GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいGmailアカウントとGoogle Driveアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではGmail）を検索して選択。
「Sign in with Google」をクリック。
Googleのログイン画面に移ります。
内容を確認し、「次へ」をクリック。
YoomからGoogleへのアクセス権限の内容を確認し、「続行」をクリック。
マイアプリ画面に戻ります。 Gmailが追加されていることを確認してください。
続けて、Google Driveも連携していきましょう。
アプリ一覧画面でGoogle Driveを検索して選択。
「Sign in with Google」をクリック。
Googleのログイン画面に移ります。
マイアプリ画面にGoogle Driveも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレート から使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
GmailでPSDファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
デザイン制作会社とのやり取りなどで、GmailでPSDファイルを受け取ることはありませんか。プレビューや関係者への共有のために、都度手作業で変換を行うのは手間がかかります。また、専用ソフトがないとファイルを開けない点も課題になりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取ったPSDファイルを、手作業でJPGに変換しているマーケティング担当者の方 ファイル変換作業を自動化し、制作物の確認を迅速化したいディレクターの方 Google Driveでのファイル管理を徹底し、チーム内の情報共有を円滑にしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailでPSDファイルを受信するたびに発生していた、JPGへの変換やアップロードといった手作業が自動化され、ファイル共有までの時間を短縮できます デザインソフトがないPCでもJPGファイルで内容を確認できるようになり、関係者への共有や確認依頼がスムーズに進みます ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したPSDファイルをJPGに変換する操作を記録します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダにアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailで特定のメールをトリガーとする際、識別のために任意のラベルを設定し、フィルタリング条件に活用してください Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるラベルの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。
Gmailの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。 ※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。こちらのヘルプページ をご覧ください。
「ラベル」にトリガーとなるメールのラベルを設定。受信メールのラベル付け
指定したラベルに振り分けられるテスト用のメールを、連携しているGmailアカウントに送信します。
Yoomに戻り、「テスト」をクリック。
テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。こちらのヘルプページ をご覧ください。
テスト用に送信したメールが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ4：RPAによるファイルの変換
受信したPSDの添付ファイルを、RPAでJPGに変換していきましょう！
※ ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。
RPA機能の「ブラウザを操作する」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
ブラウザ上で実際に自動化したい操作を行いながらアクションを設定していきましょう。こちらのヘルプページ で詳しく説明されています。 テンプレートには例として、Convertioを使用したファイル変換の操作が設定されています。
アクセスするURLは変更せずにアクションのみ変更したい場合は、こちら を参考にアクションの追加・削除を行ってください。
Convertio以外のウェブサービスを用いる場合、全てのアクションを設定し直す必要があります。フロー画面でRPAアクションを削除するか、編集画面で不要なアクションを削除してから「＋」で「ブラウザで操作を指定」を実行してください。
以下はRPAアクションを削除して再設定する際の流れの例です。
ファイル変換に用いるウェブサービスのURLを指定し、「操作を開始する」をクリック。
Yoom側では編集画面に遷移すると同時に、シークレットブラウザが立ち上がります。自動化したい操作をシークレットブラウザ上で実施しましょう。
「追加する」をクリックすると、Yoom側の編集画面に指定した操作が追加されます。
このような流れで設定を続けてください。
設定を終えたら、画面右下の「テスト」をクリック。
テストに成功すると、「取得した値」にダウンロードしたファイルが追加されます。
ステップ5：ファイルのアップロード
それでは、変換したファイルをGoogle Driveにアップロードしましょう。
Google Driveの「ファイルをアップロードする」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「格納先のフォルダID」に、ファイルをアップロードしたいフォルダのIDを設定。ID部分 ）から取得することもできます。
「ファイル名」を自由に設定しましょう。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」にはデフォルトで、RPAアクションで取得したファイルが設定されています。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、対象のファイルが指定したフォルダにアップロードされます。
期待通りの結果であることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
Gmailを使った自動化例 Gmail の送受信をきっかけに、多岐にわたる業務を自動化できます。Airtable に登録したり、メールの署名から連絡先を抽出してCRMツールのMazrica に追加したりすることが可能です。Google ドキュメント に保存したり、メール内容をGoogle 検索 した結果をSlack に通知したりもできます。Google スプレッドシート の顧客情報更新をトリガーに、書類を自動発行してGmail で送付することも実現できます。
Gmailで受信したメールの署名情報からMazricaにコンタクト情報を登録する
試してみる
■概要
Gmailで受信したメールに含まれる署名情報、一つひとつコピーしてMazricaに入力していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとMazricaを日常的に利用し、手作業での顧客情報登録に手間を感じている方 新規リード獲得後のデータ入力を効率化し、素早いアプローチを目指す営業担当者の方 入力ミスによる機会損失を防ぎ、データ精度を向上させたいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したメールの署名情報を自動でMazricaに登録するため、これまで手作業で行っていたコピー＆ペーストの時間を短縮できます。 手作業での情報転記がなくなることで、名前や連絡先の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMazricaをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定してフローボットが起動するきっかけを作ります。 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から署名情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMazricaを選択し、「コンタクト情報を登録」アクションで、抽出したデータを基に新しいコンタクトを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。 データ抽出機能では、抽出したい情報（会社名、氏名、メールアドレスなど）や、抽出元のテキスト（メール本文など）を任意で設定してください。 Mazricaにコンタクト情報を登録する際、データ抽出機能で取得したどの情報をどの項目（名前、メールアドレス、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
GmailとMazricaのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した内容をGoogle 検索して、Slackに通知する
試してみる
■概要
Gmailに届く重要なお知らせや問い合わせについて、都度内容を確認してGoogleで検索し、Slackで共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、メール内容に基づいたGoogle検索とSlackへの通知までの一連のタスクを自動化します。日々の情報収集や共有業務の効率化に繋がり、より迅速な対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した情報をもとに、日常的にGoogleでの手動検索を行っている方 手作業による検索結果のSlackへの共有に、手間やタイムラグを感じている方 情報収集からチームへの共有までを自動化し、ノンコア業務を削減したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信からGoogle検索、Slack通知までが自動化され、手作業での情報収集と共有に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による検索キーワードの入力ミスや転記漏れ、通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Google 検索、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでGoogle 検索の「検索結果を取得」アクションを設定し、受信したメールの内容をキーワードとして検索を実行します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した検索結果を指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、受信メールの件名や本文に含まれるキーワード、差出人メールアドレスなどを任意で設定し、自動化の対象となるメールを正確に指定してください。 Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知したいチャンネルIDや、送信するメッセージの本文などを任意で設定してください。 ■注意事項
Google 検索、Gmail、SlackとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google ドキュメントに追加する
試してみる
■概要
取引先からGmailに届く請求書や発注書などの添付ファイルを、都度手作業で確認し内容を転記する業務に手間を感じていませんか？こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信した際に添付ファイルを自動でOCR処理し、Google ドキュメントにテキストを追加できるため、これらの課題を解消し業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取る請求書などの添付ファイル管理に手間を感じている経理担当者の方 取引先から送られてくるPDFの注文書などを手作業で転記している営業担当者の方 紙の書類やPDF内の情報をデータ化し、Google ドキュメントで一元管理したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailに届いた添付ファイルを自動でOCR処理しテキスト化するため、これまで手作業で行っていた確認や転記の時間を短縮することができます。 手作業による転記が不要になるため、入力間違いや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 トリガーでGmailを選択し「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じてその後の処理を分岐させます。 オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、メールに添付されたファイルを読み取ります。 オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストをドキュメントに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローの起動条件となる件名や本文のキーワードを任意で設定してください。 分岐機能では、添付ファイルの有無といった条件を自由に設定してその後の処理を分けることができます。 OCR機能では、読み取った情報から特定の項目（請求金額、会社名など）のみを抽出するよう詳細に設定可能です。 Googleドキュメントにテキストを追加する際は、出力先となるドキュメントファイルを任意で指定してください。 ■注意事項
Gmail、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGmailで送付する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方 Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。 Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
PSDファイルをJPG形式に自動変換する仕組みを導入することで、これまで手作業で行っていたファイル変換の手間をなくし、デザインツールを持っていないメンバーでも簡単にファイル内容を確認できるようになります。
部署間のスムーズな連携を促進し、確認や修正のやり取りにかかっていた時間が削減されることで、プロジェクト全体の進行をスピードアップできるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化はノーコードツール「Yoom」 を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら から無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
