■概要
取引先からGmailに届く請求書や発注書などの添付ファイルを、都度手作業で確認し内容を転記する業務に手間を感じていませんか？こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信した際に添付ファイルを自動でOCR処理し、Google ドキュメントにテキストを追加できるため、これらの課題を解消し業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書などの添付ファイル管理に手間を感じている経理担当者の方
- 取引先から送られてくるPDFの注文書などを手作業で転記している営業担当者の方
- 紙の書類やPDF内の情報をデータ化し、Google ドキュメントで一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに届いた添付ファイルを自動でOCR処理しテキスト化するため、これまで手作業で行っていた確認や転記の時間を短縮することができます。
- 手作業による転記が不要になるため、入力間違いや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じてその後の処理を分岐させます。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、メールに添付されたファイルを読み取ります。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストをドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローの起動条件となる件名や本文のキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無といった条件を自由に設定してその後の処理を分けることができます。
- OCR機能では、読み取った情報から特定の項目（請求金額、会社名など）のみを抽出するよう詳細に設定可能です。
- Googleドキュメントにテキストを追加する際は、出力先となるドキュメントファイルを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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