GmailでWEBMファイルを受信したら、RPAでGIFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
動画ファイルをメールで受け取った後、手作業でファイル形式を変換するのは手間ではないでしょうか。特に、Webサイトや資料で利用するために変換する作業は、特定のツールを開いて操作する必要があり、面倒に感じることもあります。このワークフローを活用すれば、GmailでWEBMファイルが添付されたメールを受信した際に、RPA機能が自動でGIFファイルへ変換し、Google Driveへアップロードまでを完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったWEBMファイルをGIFに変換する作業に手間を感じている方
- 手作業での変換で、本来の業務に集中できていないマーケティング担当者の方
- ファイル変換からアップロードまでの一連の業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点に、RPAによる変換とGoogle Driveへの保存が自動で行われるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、ファイルの変換忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで`Gmail`を選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サイトなどでWEBMファイルをGIFファイルに変換する操作を記録させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたGIFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- `Gmail`のトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを特定するために、任意のラベルを設定してください。
- `Google Drive`でファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
「このWebM動画をGIFに変換して資料に使いたいけど、毎回ツールを探して変換するのが面倒…」
「複数のWebMファイルをGIFに変換する作業に時間がかかって、他の仕事が進まない…」
このように、WebM動画をGIFアニメーションに変換する手作業に手間や時間を取られていませんか？
プレゼン資料やWebサイト、SNSへの投稿など様々な場面で必要になるこの作業ですが、一つ一つ手作業で行うのは非効率的です。
もしメールで受信したり、フォームで受け取ったりしたWebMファイルを自動でGIFファイルに変換してくれる仕組みがあれば、こうした日々の細かな作業から解放されますね。
その結果、企画やコンテンツ作成といったより創造的なコア業務に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ導入して面倒なファイル変換作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはWebMファイルをGIFファイルに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでWEBMファイルを受信したら、RPAでGIFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
動画ファイルをメールで受け取った後、手作業でファイル形式を変換するのは手間ではないでしょうか。特に、Webサイトや資料で利用するために変換する作業は、特定のツールを開いて操作する必要があり、面倒に感じることもあります。このワークフローを活用すれば、GmailでWEBMファイルが添付されたメールを受信した際に、RPA機能が自動でGIFファイルへ変換し、Google Driveへアップロードまでを完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったWEBMファイルをGIFに変換する作業に手間を感じている方
- 手作業での変換で、本来の業務に集中できていないマーケティング担当者の方
- ファイル変換からアップロードまでの一連の業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点に、RPAによる変換とGoogle Driveへの保存が自動で行われるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、ファイルの変換忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで`Gmail`を選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サイトなどでWEBMファイルをGIFファイルに変換する操作を記録させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたGIFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- `Gmail`のトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを特定するために、任意のラベルを設定してください。
- `Google Drive`でファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
WebMからGIFへの変換を自動化する方法
普段お使いの様々なツールと連携してWebMファイルからGIFファイルへの変換を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！手動での変換作業をなくし、業務を効率化できる様々なパターンをご用意しました。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
メールで受信したWebMファイルをGIFに変換する
GmailなどのメールツールでWebMファイルを受信したことをトリガーに、自動でGIFファイルに変換して指定のストレージサービスに保存するフローです。メールを確認して手動で変換・保存する一連の作業をまるごとなくすことができます。
GmailでWEBMファイルを受信したら、RPAでGIFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
動画ファイルをメールで受け取った後、手作業でファイル形式を変換するのは手間ではないでしょうか。特に、Webサイトや資料で利用するために変換する作業は、特定のツールを開いて操作する必要があり、面倒に感じることもあります。このワークフローを活用すれば、GmailでWEBMファイルが添付されたメールを受信した際に、RPA機能が自動でGIFファイルへ変換し、Google Driveへアップロードまでを完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったWEBMファイルをGIFに変換する作業に手間を感じている方
- 手作業での変換で、本来の業務に集中できていないマーケティング担当者の方
- ファイル変換からアップロードまでの一連の業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点に、RPAによる変換とGoogle Driveへの保存が自動で行われるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、ファイルの変換忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで`Gmail`を選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サイトなどでWEBMファイルをGIFファイルに変換する操作を記録させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたGIFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- `Gmail`のトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを特定するために、任意のラベルを設定してください。
- `Google Drive`でファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォームで送信されたWebMファイルをGIFに変換する
YoomのフォームなどでWebMファイルが送信された際、自動でGIFファイルに変換してOneDriveなどのストレージサービスにアップロードするフローです。ユーザーからの投稿や社内でのファイル収集といったフローを大幅に効率化できます。
フォームでWEBMファイルが送信されたら、RPAでGIFファイルに変換しOneDriveにアップロードする
試してみる
■概要
プレゼン資料やWebサイト用に、WEBM動画からGIFアニメーションを作成する機会はありませんか？オンラインツールを使って手動で変換を行うのは、ファイル数が多ければ多いほど手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、フォームにWEBMファイルをアップロードするだけで、RPAが自動でGIFに変換しOneDriveに保存されるため、変換作業にかかる時間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webサイトや資料作成で変換作業を頻繁に行う方
- 手作業でのファイル変換やクラウドストレージへのアップロードに手間を感じている方
- OneDriveへのファイル保存を自動化し、一連の業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルをアップロードするだけで、変換からOneDriveへの保存までが自動で完結するため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での変換作業による設定ミスや、ファイル保存時のアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイルアップロードフォーム」を設定してWEBMファイルの受付口を作成します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、`webm to gif`の変換プロセスを自動化します。
- 最後に、オペレーションで`OneDrive`の「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたGIFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーのタイトルや質問項目は、用途に合わせて任意の内容に編集してください。
- OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、ご自身の環境に合わせて保存先のドライブIDや格納したいフォルダのアイテムIDを設定してください。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ストレージサービス上のWebMファイルをGIFに変換する
Dropboxなど特定のストレージフォルダにWebMファイルがアップロードされた際、自動でGIFファイルへ変換して同じフォルダ内に保存するフローです。チーム内でのファイル共有や管理の手間を大きく削減します。
DropboxにWEBMファイルがアップロードされたら、RPAでGIFファイルに変換し保存する
試してみる
■概要
Webサイトの素材やマニュアル作成などで、変換作業に手間を感じていませんか。都度オンラインツールを探して手作業で変換するのは非効率であり、ファイル管理も煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxにwebmファイルをアップロードするだけで、変換から指定フォルダへの保存までを自動化します。ファイル変換に関わる一連の作業を効率化し、業務の生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的に変換作業を行っており、手作業を効率化したい方
- Dropboxで動画ファイルを一元管理しており、GIFアニメの作成を自動化したいチーム
- ファイル変換のような定型業務を自動化し、より創造的な業務に時間を充てたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、変換が自動で実行されるため、手作業でツールを操作する時間を短縮できます
- ファイル変換の手順が自動化・標準化されるため、担当者による作業のばらつきや属人化を防ぎ、業務品質を均一に保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインツールなどを用いてファイルをgif形式に変換します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したgifファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、webmファイルをアップロードする監視対象のフォルダパスを任意で設定してください
- webmファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーで設定したフォルダと同じパスを指定してください
- 変換後のgifファイルをアップロードするアクションでは、任意の保存先フォルダパスを設定してください
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailで受信したWebMファイルをGIFに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでWebMファイルを受信したら、RPAでGIFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定、RPA設定、Google Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでWEBMファイルを受信したら、RPAでGIFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
動画ファイルをメールで受け取った後、手作業でファイル形式を変換するのは手間ではないでしょうか。特に、Webサイトや資料で利用するために変換する作業は、特定のツールを開いて操作する必要があり、面倒に感じることもあります。このワークフローを活用すれば、GmailでWEBMファイルが添付されたメールを受信した際に、RPA機能が自動でGIFファイルへ変換し、Google Driveへアップロードまでを完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったWEBMファイルをGIFに変換する作業に手間を感じている方
- 手作業での変換で、本来の業務に集中できていないマーケティング担当者の方
- ファイル変換からアップロードまでの一連の業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点に、RPAによる変換とGoogle Driveへの保存が自動で行われるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、ファイルの変換忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで`Gmail`を選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サイトなどでWEBMファイルをGIFファイルに変換する操作を記録させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたGIFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- `Gmail`のトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを特定するために、任意のラベルを設定してください。
- `Google Drive`でファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ステップ1：GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogle Driveを検索してください。Gmailと同じ手順でマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
GmailでWEBMファイルを受信したら、RPAでGIFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
動画ファイルをメールで受け取った後、手作業でファイル形式を変換するのは手間ではないでしょうか。特に、Webサイトや資料で利用するために変換する作業は、特定のツールを開いて操作する必要があり、面倒に感じることもあります。このワークフローを活用すれば、GmailでWEBMファイルが添付されたメールを受信した際に、RPA機能が自動でGIFファイルへ変換し、Google Driveへアップロードまでを完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったWEBMファイルをGIFに変換する作業に手間を感じている方
- 手作業での変換で、本来の業務に集中できていないマーケティング担当者の方
- ファイル変換からアップロードまでの一連の業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点に、RPAによる変換とGoogle Driveへの保存が自動で行われるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、ファイルの変換忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで`Gmail`を選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サイトなどでWEBMファイルをGIFファイルに変換する操作を記録させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたGIFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- `Gmail`のトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを特定するために、任意のラベルを設定してください。
- `Google Drive`でファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動したいラベルを候補から選択してください。
今回は例として「INBOX(受信トレイ)」というラベルを設定したので、WebMファイル付きメール全てがフローの対象となります。
ただし以下のようにフィルタールールを作成して、特定のラベルに振り分けられるよう設定することも可能です。
ラベルを作成して Gmail を整理する
- Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」をクリック
- 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する
メールのフィルタルールの作成
最後に、連携したGmailアドレスにWebMファイル付きメールを送信しましょう。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻ってテストします。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
ステップ4：RPA設定
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
「ブラウザを操作する」をクリック。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法について、設定手順に困ったときはこちらもチェックしてみてくださいね。
まずChrome拡張機能を追加します。
Chrome拡張機能とは、GoogleChromeブラウザに機能を追加することができるアドオンツールです。
こちらを利用することで、Yoomにアクセスすることなく特定のアプリ上からフローボットを直接起動させることができます。
今回は操作例としてConvertioを使用していますが、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使いましょう。
「1.URLにアクセス」をクリックし、任意のアクション名と対象のURLを入力して保存することでカスタマイズできます。
その後のフローは予め設定されているので、そのままテストしてください。
1から順番にテストが実行されていきます。処理が終わるまでそのまま待ちましょう。
全て成功したら保存してください。ファイル形式がWebMからGIFに変換されました！
ステップ5：Google Driveのアクション設定
「ファイルをアップロードする」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをアップロードする」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、格納先のフォルダIDを候補から選択しましょう。今回は例としてプレゼン資料フォルダに格納します。
次に「ファイル名」を入力してください。日付や、ステップ4で変換したファイルのアウトプットを選択すると変数として利用できます。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
Google Driveに、GIF形式に変換されたファイルが格納されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、GmailでWebMファイルを受信したら、RPAでGIFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする方法でした！
Gmailを活用したその他の自動化例
Yoomでは、今回ご紹介したフロー以外にもGmailを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Gmailに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Gmailで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受け取ったアンケートの回答を、一件ずつコピー＆ペーストでGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、内容を自動で解析しGoogle スプレッドシートへ格納するため、こうした手作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したアンケート結果を手作業で転記・集計しているご担当者の方
- Google スプレッドシートへのデータ入力における転記ミスや漏れをなくしたい方
- 繰り返し発生するデータ入力業務を自動化し、コア業務に時間を充てたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に自動でデータが格納されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文からアンケートの回答などを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに付与するラベルと、メールを確認する起動間隔を任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、抽出対象のテキスト（前のステップで取得したメール本文など）と、抽出したい項目（氏名、回答内容など）を任意で指定してください。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、データを格納したいスプレッドシートのID、タブ名、テーブル範囲を任意で指定し、追加するレコードの値も設定してください。
■注意事項
- GmailとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や申込書などの添付ファイル、その内容を確認してConfluenceに手作業で転記していませんか？
この作業は時間がかかる上、入力ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで添付ファイルをOCRが自動で読み取り、Confluenceにページを新規作成するため、手作業による情報転記の手間を省き、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルの内容を、手作業でConfluenceに転記している方
- 紙の書類をPDF化し、その情報をConfluenceで管理・共有しているチームの方
- 請求書や申込書などの定型的な書類処理を自動化し、業務効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からConfluenceへのページ作成までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を続けるか判断します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、Gmailの添付ファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を反映したページを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールのラベルを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無以外にも、件名や本文の内容などを条件に設定することが可能です。
- OCR機能では、読み取る書類の言語や抽出したい項目、利用するAIモデルなどを任意で設定できます。
- Confluenceでページを作成するアクションでは、ページの作成先となるクラウドIDやスペースID、ページのステータスなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する
試してみる
■概要
「Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する」ワークフローは、GmailとSalesforceの連携を活用し、お問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで多数のお問い合わせメールを管理している営業・サポート担当者の方
- Salesforceを活用して顧客データを一元管理したいIT担当者の方
- 手動でのデータ入力に時間を取られ、業務効率の改善を求めている企業の管理職の方
- データの正確性を高め、ヒューマンエラーを減らしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したメールの内容を一件ずつ手作業でSalesforceに登録するのは、業務の進行を滞らせます。
このフローでは、Gmailで受信した内容を用いて、Salesforceに自動で登録されるため、手作業を大幅に省くことができます。
また、自動化によりヒューマンエラーを削減し、Salesforce上の顧客データの一貫性を保ちます。
これらにより、手動でのデータ入力を省略し、迅速かつ正確な顧客管理を実現し、業務効率の向上とデータの一貫性が期待できます。
Gmailで受信した請求書をOCRで読み取り、Notionデータベースに追加する
試してみる
■概要
毎月Gmailに届く大量の請求書、その添付ファイルを開いて内容を確認し、Notionの管理表に一つひとつ手入力する作業に手間を感じていないでしょうか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AI OCRが請求書の内容を自動で読み取り、Notionデータベースへ情報を追加するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書の処理を手作業で行い、負担を感じている経理・バックオフィス担当者の方
- Notionを情報管理のハブとして活用しており、手入力によるヒューマンエラーをなくしたい方
- 請求書処理のような定型業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの請求書受信からNotionへのデータ登録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を転記するため、手作業による金額や日付の入力間違い、請求書の見落としといったミスを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、請求書の添付ファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を任意のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたい請求書メールに付与するラベルを任意で指定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
- Notionへのレコード追加時には、特定の情報を固定値として入力したり、前工程で取得した情報を変数として動的に埋め込んだりするなどのカスタマイズができます。
■注意事項
- Gmail、NotionとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信する重要なお知らせやお問い合わせを、都度Slackに手作業で共有していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、メール本文から必要な情報のみを抽出し、自動でSlackに通知することが可能です。手作業による共有の手間とミスをなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した特定メールの共有を、手作業で行っている方
- メールでの問い合わせ内容を、Slackでチームに共有し対応しているカスタマーサポート担当の方
- 重要なメールの見落としを防ぎ、チーム内の情報共有を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの情報を手動でSlackに転記する手間がなくなるため、作業時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストミスや、重要なメールの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能を選択し、「正規表現によるデータの置換」アクションで、受信したメールの本文から通知したい情報のみを抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、通知の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で設定してください。
- データ変換機能の正規表現設定では、メール本文から抽出したい箇所に合わせて、置換対象や置換後の文字列を自由に設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、メッセージを送信するチャンネルを任意で設定可能です。また、通知本文は固定のテキストだけでなく、前段の処理で取得した情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
WebMからGIFへのファイル変換を自動化することで、これまで手作業で行っていたツールの起動・ファイルのアップロード・変換・ダウンロード・保存といった一連の作業時間をまるごと削減できます。
これにより細かな作業に追われることなく、本来集中すべきクリエイティブな業務や戦略的なタスクにより多くの時間を割けるようになりますね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。もしファイル変換の自動化や業務効率化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomがもたらす新しい働き方を体験してみてください！
