Gmailの内容をSlackに抽出・通知する

■概要

Gmailで受信する重要なお知らせやお問い合わせを、都度Slackに手作業で共有していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、メール本文から必要な情報のみを抽出し、自動でSlackに通知することが可能です。手作業による共有の手間とミスをなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した特定メールの共有を、手作業で行っている方
• メールでの問い合わせ内容を、Slackでチームに共有し対応しているカスタマーサポート担当の方
• 重要なメールの見落としを防ぎ、チーム内の情報共有を円滑にしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの情報を手動でSlackに転記する手間がなくなるため、作業時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業による情報のコピー＆ペーストミスや、重要なメールの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでデータ変換機能を選択し、「正規表現によるデータの置換」アクションで、受信したメールの本文から通知したい情報のみを抽出します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、通知の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で設定してください。
• データ変換機能の正規表現設定では、メール本文から抽出したい箇所に合わせて、置換対象や置換後の文字列を自由に設定できます。
• Slackへの通知アクションでは、メッセージを送信するチャンネルを任意で設定可能です。また、通知本文は固定のテキストだけでなく、前段の処理で取得した情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。