■概要
Gmailで受信する重要なお知らせやお問い合わせを、都度Slackに手作業で共有していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、メール本文から必要な情報のみを抽出し、自動でSlackに通知することが可能です。手作業による共有の手間とミスをなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した特定メールの共有を、手作業で行っている方
- メールでの問い合わせ内容を、Slackでチームに共有し対応しているカスタマーサポート担当の方
- 重要なメールの見落としを防ぎ、チーム内の情報共有を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの情報を手動でSlackに転記する手間がなくなるため、作業時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストミスや、重要なメールの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能を選択し、「正規表現によるデータの置換」アクションで、受信したメールの本文から通知したい情報のみを抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、通知の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で設定してください。
- データ変換機能の正規表現設定では、メール本文から抽出したい箇所に合わせて、置換対象や置換後の文字列を自由に設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、メッセージを送信するチャンネルを任意で設定可能です。また、通知本文は固定のテキストだけでなく、前段の処理で取得した情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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