【ノーコードで実現】オンラインでMicrosoft WordファイルをPDFに自動で変換する方法

GmailでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する

試してみる

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■概要
メールで受け取ったWordファイルを、都度オンラインのコンバーターでPDFに変換し、手作業でフォルダに保存する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、特定のGmailを受信したことをきっかけに、添付されたWordファイルをRPA機能が自動でPDFに変換し、Google Driveへ格納します。
手作業で行っていた一連のファイル変換と保存作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Wordで作成された請求書や見積書などをメールで受け取り、PDFで保存している方
・手作業でのファイル形式の変換や、フォルダへの格納作業に手間を感じている方
・オンラインのWebサイトなどを利用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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「メールで受け取ったMicrosoft Wordファイルを急いでPDFに変換しないと…」
「毎回オンラインの変換サイトを開いて作業するのが面倒…」
このように、Microsoft WordファイルをPDFに変換する定型的な作業に、手間や時間を取られていませんか？
特に、急ぎの依頼や複数のファイルを扱う際は、手作業での対応に限界を感じることもあるでしょう。

もし、特定のMicrosoft Wordファイルを受け取った際に、自動でPDFへ変換し、指定の場所に保存される仕組みがあれば、こうした日々のストレスから解放されます！

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、ファイル変換業務を楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはMicrosoft WordファイルをオンラインでPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

GmailでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する

試してみる

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■概要
メールで受け取ったWordファイルを、都度オンラインのコンバーターでPDFに変換し、手作業でフォルダに保存する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、特定のGmailを受信したことをきっかけに、添付されたWordファイルをRPA機能が自動でPDFに変換し、Google Driveへ格納します。
手作業で行っていた一連のファイル変換と保存作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Wordで作成された請求書や見積書などをメールで受け取り、PDFで保存している方
・手作業でのファイル形式の変換や、フォルダへの格納作業に手間を感じている方
・オンラインのWebサイトなどを利用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft WordファイルをPDFに自動変換する方法

普段お使いのツールを起点に、Microsoft WordファイルをPDF形式へ自動変換・保存する具体的なテンプレートをご紹介します。

自動化によって、手作業によるファイル変換の手間や、変換後の保存ミスなどをなくし、業務をスムーズに進めることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

メールツールで受信したファイルを自動で変換する

Gmailなどで特定のMicrosoft Wordファイルを受信した際に、RPAがオンラインの変換ツールを操作してPDFを自動変換し、指定のストレージに保存することが可能です。

メールを起点とした定型的なファイル変換作業から解放され、迅速な情報共有を実現できます。

GmailでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する

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■概要
メールで受け取ったWordファイルを、都度オンラインのコンバーターでPDFに変換し、手作業でフォルダに保存する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、特定のGmailを受信したことをきっかけに、添付されたWordファイルをRPA機能が自動でPDFに変換し、Google Driveへ格納します。
手作業で行っていた一連のファイル変換と保存作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Wordで作成された請求書や見積書などをメールで受け取り、PDFで保存している方
・手作業でのファイル形式の変換や、フォルダへの格納作業に手間を感じている方
・オンラインのWebサイトなどを利用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームで送信されたファイルを自動で変換する

GoogleフォームなどのフォームツールにMicrosoft Wordファイルが送信されたタイミングで、自動的にPDFへ変換して指定のストレージに保存することも可能です。

申請書や応募書類の管理といった業務を大幅に効率化します。

GoogleフォームからWordファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換しDropboxに格納する

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■概要
WordファイルをPDFに変換する際、都度オンラインのコンバーターサイトを探して手作業でアップロードしていませんか。
この一連の作業は地味に時間を奪い、定型業務でありながらも手間がかかるものです。
このワークフローは、GoogleフォームにWordファイルが送信されるだけで、RPAがPDFへの変換を代行し、指定のDropboxフォルダに自動で格納します。
このような手作業を自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったWordファイルを、都度PDFに変換している方
・オンラインのWebサイトなどを利用した手作業に手間を感じている方
・ファイルの変換から指定のクラウドストレージへの保管までを自動化したい方

■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、DropboxとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。

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ストレージサービス上のファイルを自動で変換する

BoxなどのオンラインストレージサービスにMicrosoft Wordファイルが格納されたことをトリガーに、自動でPDFへ変換できるため、ファイル管理ルールを徹底し、手作業による変換漏れやミスを防ぎます。

BoxにWordファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換する

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■概要
WordファイルをPDFに変換する際、都度ツールを探して手作業で対応していませんか。
特にファイル数が多い場合、この単純作業に多くの時間が割かれてしまうことも少なくありません。
このワークフローは、Boxに特定のWordファイルがアップロードされると、RPAがPDFへの変換から格納までを自動的に実行します。
ファイル変換という定型業務から解放され、より創造的な業務へ時間を活用できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・オンラインツールなどを利用し、手作業でのファイル変換に手間を感じている方
・Boxでドキュメントを管理しており、WordからPDFへの変換プロセスを自動化したいと考えている方
・見積書や契約書など、定型的なWordファイルをPDF化して管理している営業や管理部門の方

■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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Gmailで受信したMicrosoft WordファイルをPDFに自動変換するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、GmailでMicrosoft Wordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー、分岐、RPA、Google Driveのアクション設定
• フローをONにして動作を確認

GmailでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する

試してみる

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■概要
メールで受け取ったWordファイルを、都度オンラインのコンバーターでPDFに変換し、手作業でフォルダに保存する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、特定のGmailを受信したことをきっかけに、添付されたWordファイルをRPA機能が自動でPDFに変換し、Google Driveへ格納します。
手作業で行っていた一連のファイル変換と保存作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Wordで作成された請求書や見積書などをメールで受け取り、PDFで保存している方
・手作業でのファイル形式の変換や、フォルダへの格納作業に手間を感じている方
・オンラインのWebサイトなどを利用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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ステップ1：GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携

まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。

右上の検索窓から、Gmailを検索しましょう。

Gmailを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。

連携するアカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。

次は、Google Driveとの連携です。Gmailと同様、左上のマイアプリを選択後、「+新規接続」をクリックし、Google Driveを検索・選択してください。

Google Driveを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。

次に、アカウントを選択してください。

アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。

GmailでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する

試してみる

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■概要
メールで受け取ったWordファイルを、都度オンラインのコンバーターでPDFに変換し、手作業でフォルダに保存する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、特定のGmailを受信したことをきっかけに、添付されたWordファイルをRPA機能が自動でPDFに変換し、Google Driveへ格納します。
手作業で行っていた一連のファイル変換と保存作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Wordで作成された請求書や見積書などをメールで受け取り、PDFで保存している方
・手作業でのファイル形式の変換や、フォルダへの格納作業に手間を感じている方
・オンラインのWebサイトなどを利用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。

※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。

続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。

• タイトル：任意設定（例：「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」）
• アプリ：Gmailを選択
• Gmailと連携するアカウント情報：アカウントが合っているか確認
• トリガーアクション：特定のキーワードに一致するメールを受信したら

確認できたら、「次へ」をクリックしてください。

次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。

• トリガーの起動間隔：任意設定（例：「5分」）
• キーワード：任意設定
  今回は「Word,ファイル」がデフォルトで設定されていますが、自由に変更可能です！

【要確認】トリガーの起動間隔について

• トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 
• ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うため、ご注意ください。 
• 基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

【要確認】テストを行う際の注意点

• テストを行う際は、トリガーとなるメールが必要です。
• テストでエラーが表示された場合は、Gmailでメールを送受信してみてください。
• その後、「再テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されれば設定完了です。

キーワードに一致するメールをテスト用に送信し、「テスト」をクリックしてください。
今回は以下の内容を送信しました。

テストが成功すると、以下のように「取得した値（アウトプット）」が表示されます。
「件名」や「FROM」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：分岐設定

二つ目のオペレーションにある、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。

【要確認】分岐設定について

• 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうため、ご注意ください。 
• ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中は、普段制限されているアプリや機能を自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

今回は添付ファイルの有無により分岐する設定を行います。
デフォルトで値が入力されているので、そのままにしておきましょう。

自身で分岐設定を行いたい場合は以下を参考にしてくださいね！

「分岐」の設定方法

ステップ5：ブラウザの操作設定

三つ目のオペレーションにある、「ブラウザを操作する」をクリックしてください。

【要確認】ブラウザを操作するオペレーションについて

• ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるため、ご注意ください。

続いて、ブラウザ操作の詳細設定に進みます。

事前準備

画面に表示されている1〜5の設定をはじめるにあたって、まずはこちらからChrome拡張機能をインストールしてください。

次に、シークレットモードでの実行を許可するため、右上の「︙（3つの点）」をクリックしてください。

メニューから
　「拡張機能」→「拡張機能を管理」→「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細 →シークレットモードでの実行を許可するのトグルを「オン」にしてください。

ブラウザの操作設定1

デフォルトで以下のようにされています。

• 「1.URLにアクセス」をクリック

今回は操作例として、PDF変換ツールを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。

普段使用しているURLを活用する場合は、それぞれの工程を削除し、一から設定を行う必要があります。
詳しくは以下をご確認ください。

「ブラウザを操作する」の設定方法

ブラウザの操作設定2

「2.ファイルをアップロード」をクリックしてください。

次に、「ファイルをアップロード」する設定を行います。

• アクション名：任意設定（例：「ファイルをアップロード」）
• ファイル：先ほど取得したGmailのアウトプットから「添付ファイル1」を選択

「保存する」をクリックしましょう。

それ以降はデフォルトで設定されているので、テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。

ステップ6：ファイルのアップロード設定

四つ目のオペレーションにある、「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。

続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
設定内容に間違いがないか確認し、「次へ」をクリックしてください。

次に、API接続設定です。

• 格納先のフォルダID：候補から選択

• ファイル名：取得した値から選択

「ファイルの添付方法」や「ファイル」は既に設定されているので、そのままにしておきましょう。

設定できたら、「テスト」をクリックしてください。

テストを実行し、Google Driveにファイルがアップロードされていれば、設定完了です。
Google Driveを確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ7：フローをONにして動作を確認

最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。

Gmailを活用したその他の自動化例

Gmailを使った自動化は、今回ご紹介した内容以外にも多様な業務に応用可能です。
例えば、Dropboxと連携することで、受信したJPGを自動でTIFFに変換して保存することができます。
手動での入力作業が削減されるため、人為的ミスの削減や業務の効率化を図りたいときにおすすめです。

GmailでJPGを受信したら、TIFFに変換してDropboxに格納する

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■概要
取引先からメールで受信したJPG画像を、わざわざTIFF形式に変換して保存する作業に手間を感じていませんか。単純な作業ですが、数が増えると時間もかかり、本来の業務を圧迫してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のJPGファイル付きメールを受信した際に、自動でTIFFへ変換しDropboxへ格納する一連の流れを自動化できます。「jpg to tiff」のようなファイル変換と保存の定型業務から解放され、作業の効率化を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信したJPG画像をTIFFに変換する作業を日常的に行っている方
・手作業によるファイル形式の変換や保存によって発生する手間やミスを削減したい方
・Dropboxを活用したファイル管理のプロセスを自動化し、業務を効率化したい方

■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

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Gmailで受け取ったCSVをGoogle スプレッドシートに自動変換する

試してみる

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■概要
Gmailで受け取ったCSVをGoogle スプレッドシートに自動変換するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの変換に手間を感じている方
・CSVファイルをGoogle スプレッドシートに変換する手作業を効率化したいと考えている方
・受信したCSVファイルを変換する際のファイル名の変換に手間を感じている方‍

2.Gmailでファイル受信する機会が多い方
・Gmailのラベル機能を活用して受信したメールの管理を行なっている方
・メールで受信するファイルの管理に手間を感じており、効率化したいと感じている方‍

■注意事項
・GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google DriveにMicrosoft Excelのファイルがアップロードされたら、PDFに自動変換しGmailで通知する

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■概要
「Google DriveにMicrosoft Excelのファイルがアップロードされたら、PDFに自動変換しGmailに通知する」ワークフローは、ファイル管理と情報共有の効率化を実現する業務ワークフローです。
このワークフローを導入することで、ExcelからPDFへの変換を自動化し、変換後のPDFをGmailで共有できます。
これにより、作業のスピードアップとミスの削減が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとMicrosoft Excelを日常的に使用しているビジネスユーザーの方
・Microsoft Excelファイルを頻繁にPDFに変換し、チームやクライアントに共有する必要がある方
・手動でのファイル変換や通知作業に時間を取られ、業務効率化を図りたい方
・自動化ツールを活用して、業務プロセスの効率化やミスの防止を目指しているIT担当者の方
・定期的にレポートや資料をPDF形式で配布する必要があり、作業を簡略化したい方

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームから送信されたCSVの文字コードを変換し、Gmailで送信する

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■概要
「フォームから送信されたCSVの文字コードを変換し、Gmailに送信する」ワークフローは、データ入力からメール送信までのプロセスを自動化し、業務効率を向上させます。
フォームに入力されたCSVデータは、Yoomを活用して適切な文字コードに変換され、その後Gmailを通じて指定のメールアドレスへ自動送信されます。
これにより、手動での文字コード変換やメール送信作業が不要となり、ミスの削減と時間の節約が実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・フォームから送信されたCSVデータの文字コード変換に手間を感じている方
・文字コード変換後のデータをGmailで自動送信したい業務担当者
・データ処理の自動化を通じて業務効率を向上させたい企業のIT担当者
・手動でのデータ変換やメール送信によるヒューマンエラーを減らしたい方
・定期的にCSVデータを取り扱い、スムーズな対応が求められる業務環境の方

■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら

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指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する

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■概要
指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・営業報告やKPIレポートを上司に毎日提出している営業チームメンバー
・複数の部署や支店からのデータを定期的に集計し、レポート配信している経理担当者
・売上データや在庫状況などの月次報告書を関係者に送りたい方
・クライアントや取引先に定期的な進捗報告や実績レポートを送信するプロジェクトマネージャー
・マーケティングデータの分析およびチームやクライアントへの報告を定期的に行うマーケティング担当者

■注意事項
・Microsoft Excel、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765

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まとめ

Microsoft WordファイルからPDFへの変換作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた変換・アップロード・保存といった一連の作業の手間をまるごと削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。これにより、必要な資料をより迅速かつ正確に共有できる体制が整い、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を確保できますよ！

今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで実現でき、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！