GmailでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
メールで受け取ったWordファイルを、都度オンラインのコンバーターでPDFに変換し、手作業でフォルダに保存する業務に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Wordで作成された請求書や見積書などをメールで受け取り、PDFで保存している方 手作業でのファイル形式の変換や、フォルダへの格納作業に手間を感じている方 オンラインのWebサイトなどを利用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信をトリガーにファイル変換から保存までを自動で実行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルを取得します。 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルが存在する場合のみ後続のアクションが実行されるよう設定します。 次に、オペレーションのRPA機能で、任意のword to pdf converter onlineのサイトを開き、取得したファイルをアップロードしてPDFに変換・ダウンロードするようブラウザ操作を設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、起動の条件となるメールのキーワード（件名、差出人など）を任意に設定できます。 分岐機能では、ファイル形式の判定など、前段のオペレーションで取得した情報を基に後続処理の実行条件を自由にカスタマイズ可能です。 RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックするボタンなどを自由に設定でき、前段で取得した情報を変数として利用することも可能です。 Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやファイル名を、固定値や前段で取得した情報を変数として設定できます。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「メールで受け取ったMicrosoft Wordファイルを急いでPDFに変換しないと…」
もし、特定のMicrosoft Wordファイルを受け取った際に、自動でPDFへ変換し、指定の場所に保存される仕組み
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、ファイル変換業務を楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft WordファイルをオンラインでPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
メールで受け取ったWordファイルを、都度オンラインのコンバーターでPDFに変換し、手作業でフォルダに保存する業務に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Wordで作成された請求書や見積書などをメールで受け取り、PDFで保存している方 手作業でのファイル形式の変換や、フォルダへの格納作業に手間を感じている方 オンラインのWebサイトなどを利用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信をトリガーにファイル変換から保存までを自動で実行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルを取得します。 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルが存在する場合のみ後続のアクションが実行されるよう設定します。 次に、オペレーションのRPA機能で、任意のword to pdf converter onlineのサイトを開き、取得したファイルをアップロードしてPDFに変換・ダウンロードするようブラウザ操作を設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、起動の条件となるメールのキーワード（件名、差出人など）を任意に設定できます。 分岐機能では、ファイル形式の判定など、前段のオペレーションで取得した情報を基に後続処理の実行条件を自由にカスタマイズ可能です。 RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックするボタンなどを自由に設定でき、前段で取得した情報を変数として利用することも可能です。 Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやファイル名を、固定値や前段で取得した情報を変数として設定できます。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft WordファイルをPDFに自動変換する方法
普段お使いのツールを起点に、Microsoft WordファイルをPDF形式へ自動変換・保存する具体的なテンプレートをご紹介します。
自動化によって、手作業によるファイル変換の手間や、変換後の保存ミスなどをなくし、業務をスムーズに進めることが可能です。
メールツールで受信したファイルを自動で変換する
Gmailなどで特定のMicrosoft Wordファイルを受信した際に、RPAがオンラインの変換ツールを操作してPDFを自動変換し、指定のストレージに保存する ことが可能です。
メールを起点とした定型的なファイル変換作業から解放され、迅速な情報共有を実現できます。
GmailでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
メールで受け取ったWordファイルを、都度オンラインのコンバーターでPDFに変換し、手作業でフォルダに保存する業務に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Wordで作成された請求書や見積書などをメールで受け取り、PDFで保存している方 手作業でのファイル形式の変換や、フォルダへの格納作業に手間を感じている方 オンラインのWebサイトなどを利用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信をトリガーにファイル変換から保存までを自動で実行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルを取得します。 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルが存在する場合のみ後続のアクションが実行されるよう設定します。 次に、オペレーションのRPA機能で、任意のword to pdf converter onlineのサイトを開き、取得したファイルをアップロードしてPDFに変換・ダウンロードするようブラウザ操作を設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、起動の条件となるメールのキーワード（件名、差出人など）を任意に設定できます。 分岐機能では、ファイル形式の判定など、前段のオペレーションで取得した情報を基に後続処理の実行条件を自由にカスタマイズ可能です。 RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックするボタンなどを自由に設定でき、前段で取得した情報を変数として利用することも可能です。 Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやファイル名を、固定値や前段で取得した情報を変数として設定できます。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで送信されたファイルを自動で変換する
GoogleフォームなどのフォームツールにMicrosoft Wordファイルが送信されたタイミングで、自動的にPDFへ変換して指定のストレージに保存する ことも可能です。
申請書や応募書類の管理といった業務を大幅に効率化します。
GoogleフォームからWordファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換しDropboxに格納する
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■概要
WordファイルをPDFに変換する際、都度オンラインのコンバーターサイトを探して手作業でアップロードしていませんか。この一連の作業は地味に時間を奪い、定型業務でありながらも手間がかかるものです。このワークフローは、GoogleフォームにWordファイルが送信されるだけで、RPAがPDFへの変換を代行し、指定のDropboxフォルダに自動で格納します。このような手作業を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったWordファイルを、都度PDFに変換している方 オンラインのWebサイトなどを利用した手作業に手間を感じている方 ファイルの変換から指定のクラウドストレージへの保管までを自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答送信をきっかけにファイル変換から保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームで送信されたWordファイルを取得します。 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインファイル変換サイトを操作し、PDFへの変換処理を実行させます。 AI機能の「テキストからデータを抽出する」を利用し、フォームの回答内容からファイル名に利用する情報を抽出します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガーでは、このワークフローを起動させたい任意のフォームを指定してください。 Google Driveのファイルダウンロード設定では、フォームから送信されたファイルのIDを変数として設定します。 RPA機能では、実際に操作したいオンラインコンバーターサイトのURLや、ファイルを選択するボタン、変換ボタンなどを画面上で指定して、操作を自由にカスタマイズします。 AI機能のテキスト抽出では、抽出元となるテキストを前のステップで取得した情報から変数で指定し、ファイル名にしたい項目などを任意で設定できます。 Dropboxへのアップロード設定では、ファイルの保存先フォルダやファイル名を、固定値もしくは前のステップで取得した情報を変数として設定可能です。 ■注意事項
ストレージサービス上のファイルを自動で変換する
BoxなどのオンラインストレージサービスにMicrosoft Wordファイルが格納されたことをトリガーに、自動でPDFへ変換できる ため、ファイル管理ルールを徹底し、手作業による変換漏れやミスを防ぎます。
BoxにWordファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換する
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■概要
WordファイルをPDFに変換する際、都度ツールを探して手作業で対応していませんか。特にファイル数が多い場合、この単純作業に多くの時間が割かれてしまうことも少なくありません。このワークフローは、Boxに特定のWordファイルがアップロードされると、RPAがPDFへの変換から格納までを自動的に実行します。ファイル変換という定型業務から解放され、より創造的な業務へ時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
オンラインツールなどを利用し、手作業でのファイル変換に手間を感じている方 Boxでドキュメントを管理しており、WordからPDFへの変換プロセスを自動化したいと考えている方 見積書や契約書など、定型的なWordファイルをPDF化して管理している営業や管理部門の方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に自動でPDF変換と保存が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換時に起こりやすい、ファイルの取り違えや変換漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。 オペレーションの分岐機能で、アップロードされたファイルがWordファイルの場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。 続いて、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のWordファイルを取得します。 RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインPDF変換サイトを操作し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します。 データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、出力するファイル名を任意のルールに沿って整形します。 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、変換・整形されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象にするか（フォルダID）を任意で設定してください。 分岐機能では、ファイル形式やファイル名などの情報をもとに、後続のオペレーションを動かす条件を自由にカスタマイズできます。 RPA機能では、操作したいWebページのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを実際の環境に合わせて設定できます。また、各項目に固定値や前段で取得した変数を設定することも可能です。 正規表現によるデータの置換では、置換対象のテキスト、置換のルール、置換後の文字列を自由に設定でき、前段の情報を変数として利用することも可能です。 Boxのファイルアップロード設定では、変換後のPDFを格納するフォルダやファイル名などを、固定値や前段で取得した情報を変数として用いて自由に設定してください。 ■注意事項
BoxとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Gmailで受信したMicrosoft WordファイルをPDFに自動変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでMicrosoft Wordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー、分岐、RPA、Google Driveのアクション設定
フローをONにして動作を確認
GmailでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
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■概要
メールで受け取ったWordファイルを、都度オンラインのコンバーターでPDFに変換し、手作業でフォルダに保存する業務に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Wordで作成された請求書や見積書などをメールで受け取り、PDFで保存している方 手作業でのファイル形式の変換や、フォルダへの格納作業に手間を感じている方 オンラインのWebサイトなどを利用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信をトリガーにファイル変換から保存までを自動で実行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルを取得します。 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルが存在する場合のみ後続のアクションが実行されるよう設定します。 次に、オペレーションのRPA機能で、任意のword to pdf converter onlineのサイトを開き、取得したファイルをアップロードしてPDFに変換・ダウンロードするようブラウザ操作を設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、起動の条件となるメールのキーワード（件名、差出人など）を任意に設定できます。 分岐機能では、ファイル形式の判定など、前段のオペレーションで取得した情報を基に後続処理の実行条件を自由にカスタマイズ可能です。 RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックするボタンなどを自由に設定でき、前段で取得した情報を変数として利用することも可能です。 Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやファイル名を、固定値や前段で取得した情報を変数として設定できます。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Gmailを検索しましょう。
Gmailを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択してください。
次は、Google Driveとの連携です。Gmailと同様、左上のマイアプリを選択後、「+新規接続」をクリックし、Google Driveを検索・選択してください。
Google Driveを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。
次に、アカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
GmailでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
メールで受け取ったWordファイルを、都度オンラインのコンバーターでPDFに変換し、手作業でフォルダに保存する業務に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Wordで作成された請求書や見積書などをメールで受け取り、PDFで保存している方 手作業でのファイル形式の変換や、フォルダへの格納作業に手間を感じている方 オンラインのWebサイトなどを利用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信をトリガーにファイル変換から保存までを自動で実行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルを取得します。 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルが存在する場合のみ後続のアクションが実行されるよう設定します。 次に、オペレーションのRPA機能で、任意のword to pdf converter onlineのサイトを開き、取得したファイルをアップロードしてPDFに変換・ダウンロードするようブラウザ操作を設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、起動の条件となるメールのキーワード（件名、差出人など）を任意に設定できます。 分岐機能では、ファイル形式の判定など、前段のオペレーションで取得した情報を基に後続処理の実行条件を自由にカスタマイズ可能です。 RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックするボタンなどを自由に設定でき、前段で取得した情報を変数として利用することも可能です。 Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやファイル名を、固定値や前段で取得した情報を変数として設定できます。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。
タイトル：任意設定（例：「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」）
アプリ：Gmailを選択
Gmailと連携するアカウント情報：アカウントが合っているか確認
トリガーアクション：特定のキーワードに一致するメールを受信したら
確認できたら、「次へ」をクリックしてください。
次に、アプリトリガーのAPI接続設定 です。
トリガーの起動間隔：任意設定（例：「5分」）
キーワード：任意設定
【要確認】トリガーの起動間隔について
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プラン
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
【要確認】テストを行う際の注意点
テストを行う際は、トリガーとなるメールが必要です。
テストでエラーが表示された場合は、Gmailでメールを送受信してみてください。
その後、「再テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されれば設定完了です。
キーワードに一致するメールをテスト用に送信し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値（アウトプット
ステップ4：分岐設定
二つ目のオペレーションにある、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
【要確認】分岐設定について
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうため、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中は、普段制限されているアプリや機能を自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
今回は添付ファイルの有無により分岐する設定を行います。
自身で分岐設定を行いたい場合は以下を参考にしてくださいね！
「分岐」の設定方法
ステップ5：ブラウザの操作設定
三つ目のオペレーションにある、「ブラウザを操作する」をクリックしてください。
【要確認】ブラウザを操作するオペレーションについて
ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるため、ご注意ください。
続いて、ブラウザ操作の詳細設定 に進みます。
事前準備
画面に表示されている1〜5の設定をはじめるにあたって、まずはこちら
次に、シークレットモードでの実行を許可するため、右上の「︙（3つの点）」をクリックしてください。
メニューから
ブラウザの操作設定1
デフォルトで以下のようにされています。
今回は操作例として、PDF変換ツールを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
普段使用しているURLを活用する場合は、それぞれの工程を削除し、一から設定を行う必要があります。
「ブラウザを操作する」の設定方法
ブラウザの操作設定2
「2.ファイルをアップロード」をクリックしてください。
次に、「ファイルをアップロード」する設定を行います。
アクション名：任意設定（例：「ファイルをアップロード」）
ファイル：先ほど取得したGmailのアウトプットから「添付ファイル1」を選択
「保存する」をクリックしましょう。
それ以降はデフォルトで設定されているので、テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：ファイルのアップロード設定
四つ目のオペレーションにある、「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。
次に、API接続設定 です。
「ファイルの添付方法」や「ファイル」は既に設定されているので、そのままにしておきましょう。
設定できたら、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、Google Driveにファイルがアップロードされていれば、設定完了です。
ステップ7：フローをONにして動作を確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Gmailを活用したその他の自動化例
Gmailを使った自動化は、今回ご紹介した内容以外にも多様な業務に応用可能です。
Gmailで受け取ったCSVをGoogle スプレッドシートに自動変換する
試してみる
■概要
Gmailに添付されたCSVファイルを開き、その内容を都度Google スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したCSV形式のレポートなどを手作業で集計している方 取引先から定期的に届く注文データをGoogle スプレッドシートで管理している方 データ転記作業における入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailに届いたCSVの内容が自動でGoogle スプレッドシートに転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 人の手を介さずにデータが処理されるので、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、フローを起動するきっかけとなるメールを指定します。 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文や添付されたCSVファイルから必要な情報を抽出します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、AI機能で抽出したデータの内容に基づいて、後続の処理を条件分岐させます。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートのアクションを選択し、抽出したデータを指定のシートやセルに自動で書き込みます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与するラベルを任意のものにカスタマイズしてください。 AI機能による特定の文字列以前を抽出では、抽出対象や特定の文字列を自由に設定できます。 分岐機能では、AI機能で抽出した情報を基に、後続のオペレーションを分岐させる条件を業務内容に合わせて設定できます。 ■注意事項
GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailでJPGを受信したら、TIFFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
取引先からメールで受信したJPG画像を、わざわざTIFF形式に変換して保存する作業に手間を感じていませんか。単純な作業ですが、数が増えると時間もかかり、本来の業務を圧迫してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のJPGファイル付きメールを受信した際に、自動でTIFFへ変換しDropboxへ格納する一連の流れを自動化できます。「jpg to tiff」のようなファイル変換と保存の定型業務から解放され、作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したJPG画像をTIFFに変換する作業を日常的に行っている方 手作業によるファイル形式の変換や保存によって発生する手間やミスを削減したい方 Dropboxを活用したファイル管理のプロセスを自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
JPGからTIFFへのファイル変換とDropboxへの格納が自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換や保存作業で起こりがちな、対応漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。ここでJPGファイルの変換をしたいメールを特定するためのキーワードを設定してください。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、オンラインの変換ツールなどを利用してJPGファイルをTIFF形式に変換します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたTIFFファイルを指定のフォルダへ格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先としたいフォルダのパスを任意で設定してください。
■注意事項
Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
Google DriveにMicrosoft Excelのファイルがアップロードされたら、PDFに自動変換しGmailで通知する
試してみる
■概要
Microsoft Excelで作成した請求書やレポートなどを、都度PDFに変換してメールで共有する作業に手間を感じていませんか？この定型的な作業は時間を要するだけでなく、ファイル添付ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google DriveにMicrosoft Excelファイルをアップロードするだけで、PDFへの自動変換からGmailでの通知までの一連の流れが完了し、手作業による負担やミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとMicrosoft Excelを用いて、日常的にファイル管理や作成を行っている方 手作業によるPDF変換やメールでの共有プロセスに非効率を感じている営業や管理部門の方 ファイル共有時の添付漏れや送信ミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイルアップロードを起点に、PDF変換とGmail通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 ファイル変換やメール作成・送信といった一連のプロセスが自動化されることで、手作業によるヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
Google Drive、Microsoft Excel、GmailをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがMicrosoft Excelファイルだった場合のみ後続の処理に進むよう条件分岐を設定します。 オペレーションでGoogle Driveの「エクセルファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定します。 Google Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションを設定し、ファイル形式としてPDFを指定します。 オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを添付して指定の宛先に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、ワークフローを起動する対象のフォルダを任意で指定することが可能です。 分岐機能では、特定のファイル名が含まれる場合にのみ処理を実行するなど、ワークフローを起動する条件をより詳細に設定できます。 Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文の内容などを自由にカスタマイズしてください。 ■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームから送信されたCSVの文字コードを変換し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
フォームから受け取ったCSVデータの文字コード変換や、その後のメール送信を手作業で行っていませんか？これらの作業は時間がかかり、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーにCSVの文字コード変換とGmailへの自動送信を実現し、業務効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで収集したCSVデータの文字コード変換とメール送信を頻繁に行う方 手作業によるデータ加工やメール作成業務に課題を感じている担当者の方 定型的なデータ処理と通知業務を自動化し、コア業務に注力したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信後のCSV文字コード変換からGmailでの送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による文字コードの変換ミスや、宛先・添付ファイルのミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を設定し、指定のフォームが送信された際にフローが起動するようにします。 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、「CSVを操作する」アクションでフォームから受け取ったCSVファイルの文字コードを変換します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、文字コード変換後のCSVファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるフォームの設定では、収集したい情報に合わせて質問項目を任意に作成、編集できます。 AI機能を用いたCSV操作の設定では、フローボットに渡すCSVファイルの添付方法や、文字コード変換の具体的な指示（プロンプト）を業務内容に応じてカスタムできます。 Gmailでのメール送信設定では、宛先（To, CC, BCC）、件名、本文などを固定値で設定するだけでなく、フォームの入力内容や他のオペレーション結果（アウトプット）を組み込んで動的にカスタムできます。 ■注意事項
GmailとYoomを連携してください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する
試してみる
■概要
定期的な報告業務のために、毎回Microsoft Excelのデータを手作業でまとめ、PDFに変換してメールで送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、送信漏れや誤った情報を送ってしまうといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelからデータを自動取得し、PDFに変換後、Gmailで自動送信する一連の流れを構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Excelのデータをもとに、定期的に報告書を作成・送信している方 手作業によるデータ転記やメール送信に時間がかかり、コア業務を圧迫している方 定期報告の送信漏れや、誤った情報の添付などのヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時にデータ取得からメール送信までを自動化し、手作業での報告書作成にかかる時間を短縮します。 手作業で起こりがちなデータの転記ミスや添付ファイルの誤り、送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Excel、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションでフローが起動する日時を設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで報告に必要なデータを取得します。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータをもとにPDF形式の報告書を発行します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行したPDFを指定の宛先に自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelとの連携には、一般法人向けのMicrosoft 365プランが必要です。家庭向けプランの場合、認証に失敗する可能性がありますのでご注意ください。 Googleドキュメントで書類を発行するアクションを利用するために、あらかじめ報告書の雛形となるドキュメントファイルをご用意ください。
まとめ
Microsoft WordファイルからPDFへの変換作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた変換・アップロード・保存といった一連の作業の手間をまるごと削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで実現でき、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら
