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「メールで受け取ったMicrosoft Wordファイルを急いでPDFに変換しないと…」
「毎回オンラインの変換サイトを開いて作業するのが面倒…」
このように、Microsoft WordファイルをPDFに変換する定型的な作業に、手間や時間を取られていませんか？
特に、急ぎの依頼や複数のファイルを扱う際は、手作業での対応に限界を感じることもあるでしょう。
もし、<span class="mark-yellow">特定のMicrosoft Wordファイルを受け取った際に、自動でPDFへ変換し、指定の場所に保存される仕組み</span>があれば、こうした日々のストレスから解放されます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、ファイル変換業務を楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft WordファイルをオンラインでPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのツールを起点に、Microsoft WordファイルをPDF形式へ自動変換・保存する具体的なテンプレートをご紹介します。
自動化によって、手作業によるファイル変換の手間や、変換後の保存ミスなどをなくし、業務をスムーズに進めることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどで特定のMicrosoft Wordファイルを受信した際に、RPAがオンラインの変換ツールを操作してPDFを自動変換し、指定のストレージに保存する</span>ことが可能です。
メールを起点とした定型的なファイル変換作業から解放され、迅速な情報共有を実現できます。
<span class="mark-yellow">GoogleフォームなどのフォームツールにMicrosoft Wordファイルが送信されたタイミングで、自動的にPDFへ変換して指定のストレージに保存する</span>ことも可能です。
申請書や応募書類の管理といった業務を大幅に効率化します。
<span class="mark-yellow">BoxなどのオンラインストレージサービスにMicrosoft Wordファイルが格納されたことをトリガーに、自動でPDFへ変換できる</span>ため、ファイル管理ルールを徹底し、手作業による変換漏れやミスを防ぎます。
それではここから代表的な例として、GmailでMicrosoft Wordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Gmailを検索しましょう。
Gmailを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
次は、Google Driveとの連携です。Gmailと同様、左上のマイアプリを選択後、「+新規接続」をクリックし、Google Driveを検索・選択してください。
Google Driveを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。
次に、アカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
確認できたら、「次へ」をクリックしてください。
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
【要確認】トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
キーワードに一致するメールをテスト用に送信し、「テスト」をクリックしてください。
今回は以下の内容を送信しました。
テストが成功すると、以下のように「取得した値（アウトプット）」が表示されます。
「件名」や「FROM」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしてください。
二つ目のオペレーションにある、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
【要確認】分岐設定について
今回は添付ファイルの有無により分岐する設定を行います。
デフォルトで値が入力されているので、そのままにしておきましょう。
自身で分岐設定を行いたい場合は以下を参考にしてくださいね！
三つ目のオペレーションにある、「ブラウザを操作する」をクリックしてください。
【要確認】ブラウザを操作するオペレーションについて
続いて、ブラウザ操作の詳細設定に進みます。
画面に表示されている1〜5の設定をはじめるにあたって、まずはこちらからChrome拡張機能をインストールしてください。
次に、シークレットモードでの実行を許可するため、右上の「︙（3つの点）」をクリックしてください。
メニューから
「拡張機能」→「拡張機能を管理」→「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細 →シークレットモードでの実行を許可するのトグルを「オン」にしてください。
デフォルトで以下のようにされています。
今回は操作例として、PDF変換ツールを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
普段使用しているURLを活用する場合は、それぞれの工程を削除し、一から設定を行う必要があります。
詳しくは以下をご確認ください。
「2.ファイルをアップロード」をクリックしてください。
次に、「ファイルをアップロード」する設定を行います。
「保存する」をクリックしましょう。
それ以降はデフォルトで設定されているので、テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
四つ目のオペレーションにある、「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
設定内容に間違いがないか確認し、「次へ」をクリックしてください。
次に、API接続設定です。
「ファイルの添付方法」や「ファイル」は既に設定されているので、そのままにしておきましょう。
設定できたら、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、Google Driveにファイルがアップロードされていれば、設定完了です。
Google Driveを確認後、「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Gmailを使った自動化は、今回ご紹介した内容以外にも多様な業務に応用可能です。
例えば、Dropboxと連携することで、受信したJPGを自動でTIFFに変換して保存することができます。
手動での入力作業が削減されるため、人為的ミスの削減や業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
Microsoft WordファイルからPDFへの変換作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた変換・アップロード・保存といった一連の作業の手間をまるごと削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>これにより、必要な資料をより迅速かつ正確に共有できる体制が整い、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を確保できますよ！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで実現でき、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
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