■概要
Microsoft Excelで作成した請求書やレポートなどを、都度PDFに変換してメールで共有する作業に手間を感じていませんか？この定型的な作業は時間を要するだけでなく、ファイル添付ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google DriveにMicrosoft Excelファイルをアップロードするだけで、PDFへの自動変換からGmailでの通知までの一連の流れが完了し、手作業による負担やミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとMicrosoft Excelを用いて、日常的にファイル管理や作成を行っている方
- 手作業によるPDF変換やメールでの共有プロセスに非効率を感じている営業や管理部門の方
- ファイル共有時の添付漏れや送信ミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、PDF変換とGmail通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイル変換やメール作成・送信といった一連のプロセスが自動化されることで、手作業によるヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- Google Drive、Microsoft Excel、GmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがMicrosoft Excelファイルだった場合のみ後続の処理に進むよう条件分岐を設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「エクセルファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定します。
- Google Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションを設定し、ファイル形式としてPDFを指定します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを添付して指定の宛先に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、ワークフローを起動する対象のフォルダを任意で指定することが可能です。
- 分岐機能では、特定のファイル名が含まれる場合にのみ処理を実行するなど、ワークフローを起動する条件をより詳細に設定できます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文の内容などを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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