GoogleフォームからWordファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換しDropboxに格納する

■概要

WordファイルをPDFに変換する際、都度オンラインのコンバーターサイトを探して手作業でアップロードしていませんか。この一連の作業は地味に時間を奪い、定型業務でありながらも手間がかかるものです。このワークフローは、GoogleフォームにWordファイルが送信されるだけで、RPAがPDFへの変換を代行し、指定のDropboxフォルダに自動で格納します。このような手作業を自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったWordファイルを、都度PDFに変換している方
• オンラインのWebサイトなどを利用した手作業に手間を感じている方
• ファイルの変換から指定のクラウドストレージへの保管までを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信をきっかけにファイル変換から保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームで送信されたWordファイルを取得します。
4. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインファイル変換サイトを操作し、PDFへの変換処理を実行させます。
5. AI機能の「テキストからデータを抽出する」を利用し、フォームの回答内容からファイル名に利用する情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、このワークフローを起動させたい任意のフォームを指定してください。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、フォームから送信されたファイルのIDを変数として設定します。
• RPA機能では、実際に操作したいオンラインコンバーターサイトのURLや、ファイルを選択するボタン、変換ボタンなどを画面上で指定して、操作を自由にカスタマイズします。
• AI機能のテキスト抽出では、抽出元となるテキストを前のステップで取得した情報から変数で指定し、ファイル名にしたい項目などを任意で設定できます。
• Dropboxへのアップロード設定では、ファイルの保存先フォルダやファイル名を、固定値もしくは前のステップで取得した情報を変数として設定可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、DropboxとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。